3 изпитани начина да организирате малкия си бизнес тази година

Поемете контрол над книжата и документите

Хартията е най-големият източник на безредици в много офиси. Ако нямате система за архивиране или система за цифрово архивиране, сега е моментът да изградите такава. Започнете, като разгледате документите, които имате наоколо. Направете купчина за съхранение и купчина за изхвърляне, след това накъсайте или рециклирайте всички хартии, списания, бюлетини, картички, бележки и т.н., които са стигнали до втората купчина. Ако не сте сигурни откъде да започнете, прегледайте какви видове 

документи, които трябва да пазите. Останалото е честна игра за шредера.

След като разчистите документите си, помислете за създаване на система за управление на документи, която може да ви помогне да създадете или фино настроите своя процес на хартия и да го поддържате организиран.

Ако решите, че е време да започнете да преминавате към офис без хартия, можете да започнете, като сканирате и дигитализирате разписките си, като използвате онлайн фактуриране и платежни услуги като FreshBooks, преминаване към програма за цифров подпис като DocuSign и използване на облака за архивиране на данни и архивиране. Ако събирате визитни картички на събития през годината, може също да е добра идея да инвестирате в скенер за визитни картички, за да можете незабавно да цифровизирате информацията за контакт и да се откажете от хартиените картички.

Използвайте правилните инструменти за продуктивност

Всички имаме любимите си приложения и инструменти, които използваме всеки ден, въпреки че някои вероятно са по-полезни от други. Ето защо е толкова важно – поне веднъж годишно – да правите преглед на приложенията и инструментите, които използвате във вашия малък бизнес, и да решите дали все още отговарят на вашите нужди. Това също е чудесен момент да помислите дали някакви нови инструменти биха могли да подобрят организацията на вашия бизнес.

По-долу са някои от най-добрите области, в които много собственици на малък бизнес намират инструментите за продуктивност полезни. Те трябва да ви осигурят солидна отправна точка за оптимизиране на вашите инструменти за продуктивност тази година:

• Управление на контактите: От проследяване на вашите клиенти до запомняне на хора, които срещате, докато работите в мрежа, всеки собственик на малък бизнес се нуждае от система за управление на информацията за контакт. Можете да изберете цялостна система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) като Salesforce или, за управление в по-малък мащаб, можете да настроите съществуващото си приложение за контакти, за да работи за вашия бизнес.
• Срещи и комуникация: Независимо дали провеждате срещи лице в лице, по телефона или чрез услуги за видео чат, има начин да направите процеса по-организиран. Можете да използвате услуга като Do, за да организирате срещите си по-добре – преди, по време и след.
• Счетоводство и счетоводство: Организирайте и опростете начина, по който фактурирате, приемате плащания и управлявате паричните потоци с инструменти като Quickbooks Online, Xero и Wave.
• Проследяване на пътувания и разходи: Можете да използвате приложения като Expedia и TripAdvisor, за да улесните планирането на пътуването. Веднъж на път, приложения като Expensify ви помагат да проследявате разходите, така че отчитането, когато се приберете у дома, е много по-лесно за организиране.
• Управление на социални медии: Всички знаем колко много време може да се изгуби в социалните медии, ако не подхождате към тях по систематичен и организиран начин. Ето защо инструменти като Hootsuite и Buffer могат да бъдат безценни за собствениците на малък бизнес.
• Управление на имейл: Ако използвате Gmail във вашия малък бизнес, имате достъп до доста Google разширения които могат бързо да организират входящата ви поща. Ако използвате друго приложение за електронна поща, опитайте SaneBox за автоматично филтриране, напомняния и др.
• Управление на проекти: Едно добро приложение за управление на проекти ще ви помогне да проследявате задачи, да споделяте файлове и да си сътрудничите със съотборници на едно място и може да бъде един от най-добрите инструменти за организиране на работата ви. Опитайте Basecamp или Asana за цялостно решение за управление на проекти.

Производителността е много личен процес и приложенията, от които се нуждаете, ще бъдат специфични за работата, която вършите, и начина, по който работите. Отделете време, за да проучите какви са вашите нужди, преди да включите нов инструмент във вашия процес. Може да не се нуждаете от толкова много, колкото си мислите.

Организирайте компютъра си

Това е голямо за всеки собственик на малък бизнес, който върши по-голямата част от работата си на компютъра. Вероятно знаете, че не отнема много време работният ви плот да се затрупа с икони, папката ви за изтегляния да се напълни толкова документи със странни имена, че е невъзможно да се намери нещо, или входящата ви електронна поща да излезе толкова извън контрол, че започвате да си мислите, че наистина може експлодирам. Това не само е ужасно за вашата продуктивност, но може също така да забави значително производителността на вашия компютър.

Ето някои неща, които можете да направите сега, за да организирате компютъра си и да го върнете в работна форма:

• Почистете вашия работен плот: Има няколко начина да настроите своя работен плот и всичко зависи от вашия стил на работа и начина, по който използвате компютъра си. Можете да се отървете от всичко от вашия работен плот, с изключение на кошчето (не забравяйте, че приложението иконите на вашия работен плот са само преки пътища – всички ваши действителни приложения обикновено се намират във вашите приложения папка). Или можете да добавите няколко преки пътища към най-често използваните приложения и файлове.
• Настройте цифрова система за архивиране: За да направите всичко по-лесно за навигация, трябва да създадете система за архивиране, която е напълно логична за вас. По този начин можете бързо да намерите документите, от които се нуждаете, когато имате нужда от тях.
• Актуализирайте софтуера: Ако вашият компютър е настроен да инсталира автоматично актуализации на приложения и операционна система, значи сте готови. Ако това е ръчен процес за вас, трябва да проверявате за актуализации поне на всеки два месеца, тъй като много от тях включват корекции за сигурност. След това веднъж годишно преглеждайте текущите версии на софтуера, който използвате, и решете дали е време за надграждане.
• Сканирайте за вируси и проблеми с производителността: Независимо какъв тип компютър имате, всички те могат да получат вируси или зловреден софтуер (да, дори Macs!). Ако имате компютър, базиран на Windows, е разумно да провеждате редовна поддръжка на него, за да го поддържате без вируси и да работи гладко.
• Проверете целостта на вашето архивиране на данни: Архивирате данните си, нали? Ако не, пропуснете всичко останало за момента и направете това първо. Можете или да използвате услуга за архивиране на данни в облак, като Carbonite, Backblaze или CrashPlan, или можете да използвате външен твърд диск, който включвате в компютъра си. С която и да е опция конфигурирайте услугата или устройството за извършване на непрекъснати автоматични архиви, така че да не се налага да правите нищо ръчно. След това веднъж или два пъти годишно отидете във вашата услуга за архивиране или шофирайте и потърсете, за да се уверите, че всичко е там и достъпно, ако трябва да изтеглите копия на вашия локален компютър.
• Разправете входящата си кутия: Много собственици на малък бизнес имат връзка с любов и омраза към входящата си електронна поща. Те го обичат, защото е изключително продуктивен и ефективен инструмент за комуникация, но го мразят, защото може бързо да излезе извън контрол и да причини ненужен стрес. Има неща, които можете да направите, за да поддържате входящата си поща в ред, като например използване на автоматизация, рационализиране на това, което получавате ежедневно, и ограничаване на това колко често проверявате имейлите си през деня.

Горните съвети ще ви помогнат незабавно да организирате по-добре вашия малък бизнес. Но не забравяйте колко бързо нещата могат да излязат извън контрол. Сдвоете тези дейности с резолюция, за да извършите бърз и лесен преглед на вашите документи, инструменти за продуктивност и компютър статус няколко пъти месечно, за да можете да останете организирани и да предотвратите нещата да достигнат огромни нива дезорганизация.