Ако сте отделили време да направите списък с всички задачи, които трябва да направите, за да управлявате бизнеса си и след това ги подреждате по отношение на това колко ви харесва да ги правите, къде ще дойде управлението на записите на разходите в? Двеста и седемдесет? Или дори по-ниско?
Но въпреки че повечето от нас определено смятат управлението на бизнес записи за мръсна работа и са склонни да го оценяват ниско приоритет, доброто управление на записи не само улеснява работния ни живот, но може да ни даде истинско облекчение на стреса при данъци време. Ето какво можете да направите, за да улесните управлението на записи:
Разделете бизнес и личните си разходи
Звучи лесно, нали? Но това е частта от управлението на записи, която спъва повечето хора. Ако изведете потенциален клиент на голф, например, това личен разход ли е или бизнес разход? (Отговорът е личен, защото зелените такси не са бизнес разход, подлежащ на приспадане). Превозните средства, които използвате както за лични, така и за бизнес причини, са друг вечен проблем. Трябва да знаете какво се квалифицира като законен бизнес разход и какво не и да сте сигурни, че вашите бизнес записи отразяват това точно.
Получете достатъчна документация за всички бизнес разходи
Много бизнесмени правят грешка, като смятат, че „списъците“ са достатъчно добри за целите на управлението на записи. Например, те имат списък с покупки в извлеченията по кредитните си карти и смятат, че това е достатъчно добро от гледна точка на заявяването на тези покупки като бизнес разходи.
За съжаление, CRA (Канадската агенция за приходите) е по-взискателна. Те не приемат извлечения от кредитни карти или анулирани чекове като достатъчна документация за разходи, когато обикновено се издава фактура или разписка. IRS е по-прощаваща и при липса на разписка обикновено приема извлечения от кредитни карти и анулирани чекове като доказателство за искове за разходи.
По отношение на воденето на записи има две точки, които трябва да имате предвид:
Винаги получавайте касова бележка. Вземете навика да искате касова бележка винаги, когато правите покупка - без значение колко малка е. Натрупват се и малки разходи и имате нужда от документация за вашите бизнес записи.
Етикетирайте разписките си, ако е необходимо. Все още има фирми, които раздават касови бележки, върху които няма нищо освен датата, на която артикулът е закупен и колко струва – което не е много полезно, когато се взирате в разписка, опитвайки се да разберете какъв е въпросният артикул и на коя категория бизнес разходи отговаря в.
Когато получите разписка, погледнете я и напишете съответната информация върху нея, като например за какво е разписката и категорията на разходите.
Вземете отделна банкова сметка за вашия бизнес
Докато таксите за бизнес банкови сметки са изключително високи в сравнение с личните сметки, бизнес банковата сметка е абсолютно необходима за добро управление на бизнес записи. Бизнес банковата сметка ви помага да разделите вашите бизнес и лични разходи. Ще депозирате всичките си бизнес приходи в бизнес сметката и ще теглите всички свързани с бизнеса разходи или плащания само от бизнес сметката.
Какъв вид бизнес банкова сметка трябва да имате? Разплащателна сметка – за предпочитане такава, която предоставя месечни извлечения и ви връща анулираните чекове.
Бизнес чековете ви помагат да улесните управлението на вашите записи, тъй като можете да използвате реда за бележка отпред на всеки чек, за да документирате бизнес целта на разхода.
Имайте и използвайте отделна кредитна карта за бизнес разходи
Използването на вашите лични кредитни карти за бизнес цели бързо ще ви хвърли в блатото за управление на записи. Бизнес кредитната карта значително опростява управлението на вашите бизнес записи, като ви помага да разделите вашите лични и бизнес разходи (Тя също така помага вашият бизнес да изглежда по-професионален).
Водете дневник на пробега на бизнес пътуванията си
Ако използвате някой от вашите превозни средства за бизнес целидневникът за пробег ще бъде голяма помощ при управлението на записи. Отбележете пробега (или километража) на одометъра в началото на годината и след това въведете пробега по дата всеки път, когато използвате превозното средство за служебни цели. Съхраняването на вашия дневник за пробега в жабката на вашия автомобил ще направи това лесно. Ако имате повече от едно превозно средство, което използвате за бизнес цели, водете дневник за пробега във всяко.
Съхранявайте заедно цялата си бизнес документация за определена данъчна година
Наличието на вашите бизнес записи, разпръснати навсякъде, е истинска загуба на време, когато става въпрос за счетоводство или изготвяне на вашите данъци, и организирането на вашата система за управление на бизнес записи по фискална година ще направи много по-лесно намирането на бизнес документите, от които се нуждаете, когато имате нужда тях.
Съхранявайте бизнес документацията си за правилния период от време
По някаква причина изглежда има много объркване относно това колко дълго трябва да пазите вашите бизнес записи. За данъчни цели, „ако подадете декларацията си навреме, пазете своите записи минимум шест години след края на данъчната година, за която се отнасят“. Този шестгодишен период започва от последния път, когато сте използвали бизнес записите, а не от момента, в който е извършена транзакцията.
За данъчните декларации в САЩ „пазете записи в продължение на три години от датата, на която сте подали първоначалната си декларация, или две години от датата, на която сте платили данъка, което от двете е по-късно, ако подадете иск за кредит или възстановяване, след като подадете декларацията си. Пазете записи в продължение на седем години, ако подадете иск за загуба от безполезни ценни книжа или приспадане на лош дълг."
Счетоводният софтуер го прави лесен
Със своята лекота на използване, достъпност от мобилни устройства и ниска цена днешните базирани на облак софтуерни пакети за счетоводство за малък бизнес могат значително да опростят управлението на записи. За около $10 на месец доставчици на софтуер като FreshBooks и Zoho предлагат основни стартови пакети подходящ за фрийлансъри и еднолични търговци, включително фактуриране, проследяване на разходите и просто отчитане. Помислете за предимствата на възможността например да изпратите фактура директно от вашия смартфон, вземете a снимка на разписка за обяд с клиент и да я запишете като разход или да проследите времето за фактуриране с вграден таймер.
Тези осем неща, които можете да направите, за да улесните управлението на вашите записи, не са трудни. Подобно на повечето административни дейности, свързани с управлението на бизнес, те просто изискват създаване на добри навици и постоянство. Но ако приложите тези правила сега и ги следвате, ще видите огромна разлика през следващия данъчен период и счетоводството ви ще бъде по-лесно през цялата година.
