Един ден много важен клиент посети централата на компания, с която са работили. Те никога преди не бяха ходили в офиса и искаха да видят къде отиват покупките им за милиони долари. Затова си уговориха среща за посещение. Дотогава клиентът обикновено се срещаше с представител от бизнеса в офиса на клиента, което обикновено беше по-лесно за него.
Бизнесът заема два етажа в офис сграда. Персоналът заема втория етаж, а рецепцията е разположена на третия етаж. Когато клиентът пристигна, те отидоха директно на втория етаж. Когато пристигнаха, нямаше кой да ги посрещне, тъй като рецепционистите заемат друг етаж. Клиентът обикаляше залите и кабините и никой не стана от бюрото си, за да попита: „Мога ли да ви помогна?“ Това не беше тяхна работа.
Излишно е да казвам, че този клиент за милиони долари не беше много щастлив, когато най-накрая откриха техния представител. Те вече са имали лош първи опит в офиса си. Както някои политици обичат да казват, никога не позволявайте бедствие да отиде на вятъра. Това може да звучи малко крайно, но такова е и отчуждаването на важен клиент. Ето няколко съвета, за да се уверите, че добре посрещате (и възхищавате) клиента си, когато посети офиса ви.
- Обучение: Обучете всички служители, че всички посетители са техни лични клиенти, дори и да нямат функционална роля с този посетител. Това означава да установите зрителен контакт, да се усмихнете, да поздравите и да попитате всички останали посетители дали могат да помогнат. Това само по себе си може да направи огромна разлика между това да имате ужасно преживяване и потенциален клиент да се почувства достатъчно добре дошъл, за да обмисли да прави бизнес с вашата компания.
- Напомнете на персонала на рецепцията да бъде внимателен: Най-важните служители в офиса са служителите на рецепция. Какво съобщават, когато някой влезе? Дори ако са заети да отговарят на телефонни обаждания, те пак могат да установят приятелски зрителен контакт, да използват жестове с ръце показват, че ще бъдат точно с посетителя и ще предложат помощ веднага след слизане телефон. Не забравяйте да инструктирате персонала на рецепцията да не гледа непрекъснато надолу към телефоните си, тъй като това може да бъде голямо препятствие, когато гост търпеливо чака, опитвайки се да не бъде груб.
- Създаване на персонализиран поздрав: Имайте лоби табло, на което пише „Добре дошъл, Джо Смит от XYZ Company“. Този невероятно прост жест ви отнема не повече от a няколко минути за събиране и изплаща дивиденти, като показва на посетителите ви, че съзнателно сте мислили за тях, преди да пристигане. И ако имате потенциален клиент, този малък жест за добре дошли, който показва колко ви е грижа за тяхното преживяване, което може да направи разликата между техния избор да направят бизнес с вас или конкурент, който прави подарете им незабравимо изживяване.
- Значението на поддържането на чиста, приветлива среда: Поддържайте чисто работно място във всяка зона, която посетителят може да види, особено близо до входа. Накарайте някой друг освен вас самите да погледне работния ви вход и да го критикува от гледна точка на потенциално ценен клиент, който идва да ви посети. Напукана ли е боята? Килимът износен ли е? Разхвърляни ли са двегодишни оръфани списания из лобито за посетители? Направете част от работата на някого да гарантира, че визуалната естетика на вашето работно място блести и отразява професионализма, който искате да предадете за посрещане на клиенти и потенциални клиенти.
- Предлага освежителни напитки на самообслужване: Инвестирайте в хубава система за кафе и вода, която не е заровена в кухнята. Поставете го там, където клиентите могат да го намерят и се обслужвайте, докато чакат или се подготвят за срещата си. Имайте пресни плодове или здравословни, опаковани закуски (не евтини, застояли бонбони).
За бонус точки, след като клиентът ви напусне, помислете дали да не изпратите благодарност на всичките си най-важни посетители картичка или малък подарък, за да им покажете, че сте оценили това, че са отделили време да дойдат в офиса ви и посещение. Въпреки че това е още един малък жест, той може много да удиви клиента и да му даде причина да избере вас пред конкуренцията. Запомнете, независимо дали вашата компания е голяма или малка, всеки от вашите служители продава през цялото време.
