За много фирми отделът за задълженията не получава много внимание, освен ако нещо не се обърка. Въпреки това, има много какво да се спечели от отдела за задължения, който се управлява добре. Обратно, има много проблеми, които могат да дойдат от човек, който просто куца. Този отдел често има огромен ефект върху паричните потоци на бизнеса и има възможности, които могат да бъдат спечелени или загубени от възползване от споразумения за плащане с доставчици.
Един добре управляван отдел за задължения по сметки трябва да може да се възползва от отстъпки за обем и предсрочно плащане отстъпки, както и определяне на най-добрия начин да запазите най-много налични пари за бизнеса за други разходи и инвестиции. Този отдел също трябва да може да гарантира, че доставчиците изпълняват задълженията си въз основа на споразумения и договори, така че ако стандартите за обем или качество не са изпълнени, проблемите се разрешават и се предприемат подходящи коригиращи действия взета.
Често срещани проблеми със задълженията
Въпреки че има много възможности за намаляване на разходите и освобождаване на пари, съществуват и редица препятствия, пред които са изправени фирмите, когато се опитват да постигнат тези цели. Проучването на Canon за 2014 г. за оптимизиране на дължимите сметки установи, че обработката на хартия е един от най-големите източници от проблеми за много организации, като времето, необходимо за справяне с хартиеното фактуриране, е най-голямото проблем. Други основни източници на безпокойство бяха:
- Гарантиране, че плащанията се извършват навреме
- Рационализиране на процеса на одобрение на фактури
- Получаване на най-добрите условия за плащане с доставчици и гарантиране, че задълженията са изпълнени и от двете страни
- Работа с различни системи за счетоводство и фактуриране на доставчици
- Записване и проверка на сигурността на данните и транзакциите
Много от изброените проблеми се влошават или създават от разчитането на хартиени фактури. Загубените документи са често срещан проблем в много организации, което води до закъснели или пропуснати плащания. Освен това, въпреки че редица фирми се интересуват от дигитализиране на своята документация, по-голямата част от доставчиците все още изпращат хартиени фактури по пощата или ги изпращат по факс.
Повечето малки фирми обработват собствените си документи за дължими сметки и голяма част от това се прави ръчно. Тъй като малко доставчици са преминали към електронно таксуване, повечето организации изразходват големи количества работна ръка за ръчно въвеждане на данни и създаване на цифрови копия на документация.
Използването на хартиена документация често забавя процеса на одобрение на фактурите, тъй като трябва да се правят копия и да се доставят на съответните членове на ръководството за преглед. Когато документацията не е лесно достъпна или налична в цифров формат, анализът е предизвикателство данни и гарантира, че се получават най-добрите споразумения за плащане и че задълженията се изпълняват. Споразуменията за отстъпка при навременно и предсрочно плащане могат лесно да бъдат загубени, ако фирмите не са в състояние да извършват плащания, когато се изисква, така че проблемите, свързани с документацията, могат да бъдат скъпи.
Подобрения и оптимизация
Поради факта, че редица проблеми, свързани с правилното управление на отделите за задължения, произтичат от същото първопричините, има и няколко корекции, които организациите могат да направят, които ще се погрижат едновременно за много проблеми време. Три от най-ефективните начини, по които фирмите могат да рационализират процесите на своите отдели за задължения, са:
- Използвайте разпознаване на знаци на обекти, за да дигитализирате документи
- Възползвайте се от онлайн порталите, които са достъпни за доставчиците
- Създайте работни процеси за управление
OCR
Докато много компании рутинно се възползват от скенерите, за да създават цифрови копия на документи, това обикновено включва само създаване на изображение на документ, който е записан на компютър. Това означава, че информацията все още трябва да бъде въведена ръчно в база данни, така че макар загубата на записи да е по-малък проблем, тя все още отнема много време.
Разпознаването на символи на обекти или OCR включва сканиране на документ и извличане на данни от него. Тези данни могат да се добавят автоматично към база данни или електронна таблица. Процесът на OCR помага за намаляване на проблема с грешки при ръчно въвеждане на данни и позволява информацията да бъде въведена веднага след получаване на документите. OCR отнема приблизително същото време за служител, колкото сканирането на документ за създаване на файл с изображение и обикновено не изисква никакви допълнителни стъпки. Според Gartner има организации, които могат да публикуват 80 процента или повече от своите фактури, без да се налага пряко да участва служител.
Портали на доставчици
Рационализирането на процеса за въвеждане на фактури и данни в централизирана система може да позволи на бизнеса да създава или взема предимство на онлайн портал, който позволява на бизнеса и неговите доставчици да проследяват поръчките, да разглеждат фактури и да виждат кога плащанията са направени. Предоставянето на тези данни на определен брой лица в една организация може да помогне да се гарантира, че отделът за дължими сметки има подходящ надзор и може да помогне за ускоряване на времето, необходимо за одобрение фактури. Позволяването на достъп на доставчиците до портала позволява на тези фирми да изпращат фактури и да проследяват плащанията, както и да бъдат информирани за всякакви проблеми с получените доставки или проблеми с фактурирането.
Установете работни потоци и процеси
Независимо дали една организация реши да се справи с усилията си за управление на данни, важно е да има установен процес за управление на сметки и плащания. Това позволява на бизнеса да гарантира, че операциите работят и да измислят алтернативи, ако са тромави или водят до грешки или забавяния. Според Делойт, тези процеси трябва да описват подробно какво прави отделът за задължения, когато получи фактура, как данните се въвеждат и споделят и какъв е процесът за получаване на одобрение на фактурите. Трябва също така да има насоки за определяне на най-добрите начини за справяне с плащането на различни видове доставчици.
Докато много доставчици предлагат отстъпки за плащане в рамките на 30 или 90 дни, може да не си струва отстъпката, ако това възпрепятства паричния поток на организацията. Също така е важно да има начин да се провери дали и компанията, и доставчиците отговарят на предписанията на договор или споразумение. Установяването на работни процеси за справяне с тези проблеми може да помогне на организациите да направят правилния избор.
Когато доставчиците не доставят навреме, в достатъчни количества или подходящи количества на склад, компаниите може да не искат да плащат фактури, докато тези въпроси не бъдат решени. Работният процес може да бъде от решаващо значение за установяване на това какво трябва да се направи, когато възникнат тези проблеми. Освен това плащанията към доставчиците също трябва да се извършват навреме, за да се предотврати загуба на отстъпки или налагане на глоби за забавени плащания. Всяко споразумение с доставчик трябва да бъде документирано и актуализирано, когато нещата се променят, а процесите трябва да гарантират, че всеки акаунт се обработва по подходящ начин.
Създаването на работни процеси може също да помогне на една компания:
Аутсорсинг
Дигитализирането на записи, прилагането на OCR и използването на портал, до който доставчиците имат достъп, може да не е нещо, което е необходимо за по-малки предприятия, но организациите не трябва да приемат, че разходите ще попречат на бизнеса да се възползва от тях. Въпреки че разходите за създаване и поддръжка на електронни системи може да са непосилни за много малки и средни организации, често не е необходимо да се прави това вътрешно. Има различни доставчици трети страни, на които организациите могат да възложат тези задачи. Организациите могат да получат аутсорсинг съдействие за всичко - от настройка на OCR процес до подпомагане на компания да създаде работни потоци за анализиране на договори с доставчици.
Докато организациите може да не са в състояние да поемат разходите за внедряване на различни ИТ системи сами, трета страна често е много достъпна. Предприятията ще трябва да сравнят разходите за използване на външни лица за разработване на тези системи с потенциалните спестявания и стойността на освобождаване на пари, но аутсорсингът позволява на организациите да се възползват от технологии и системи, които обикновено биха били твърде скъпи.
- Гарантира, че поръчки за покупка се създават за всяка нова поръчка
- Проверете дали фактурите съответстват на получените продукти и отговарят на договорните споразумения
- Проверете записите, за да сте сигурни, че плащанията са извършени, че са извършени навреме и че не се дублират
- Определете най-добрия метод за плащане на фактури, като например чрез ЕПС или кредитни карти, за да намалите таксите
