Докато идеята за офис без хартия звучи страхотно по принцип, реалността е толкова много малък или домашен офис (SOHO) фирмите все още имат нужда да копират отпечатани документи достатъчно често, за да помислят за собствена копирна машина.
Старите самостоятелни офис копирни машини почти изчезнаха в дигиталната ера, заменени от многофункционални принтери които комбинират функциите за печат, копиране, сканиране и по избор факс в едно устройство. Технически „копирна машина“ в днешните термини обикновено е принтер, който има вградено сканиране, така че документът, който трябва да се копира, може да бъде сканиран и възпроизведен от принтера.
Както при повечето електроники, копирните/принтерните устройства продължават да падат в цените, но идват с повече функции от всякога и удобството да копирате в къщата, вместо да шофирате до магазин за печат/копиране, не може да бъде бит.
Ето основните фактори за покупка, които ще ви помогнат да изберете принтер/копирна машина за вашия SOHO.
Мастиленоструен срещу лазер/Led
За високоскоростно копиране на текстови документи лазерните/LED принтерите обикновено са по-добрият избор. Мастиленоструйните принтери могат да печатат с много по-високи разделителни способности, което ги прави по-подходящи за графики, особено за снимки.
цена
Докато разходите за принтер и мастило/тонер могат да бъдат приспаднат от вашите данъци, все още трябва да платите сметката първоначално и това може да се увеличи. Когато обмисляте цената на принтер/копирна машина, вземете предвид разходите за мастило или тонер, особено ако ще печатате/копирате редовно. Производителите на принтери продават устройствата на или по-ниска цена и вместо това печелят от продажбата на мастило и тонер. За да са сигурни, че си заслужават парите, много компании оборудват своите устройства с касети с мастило/тонер, които имат вградени микрочипове, които предотвратяват използването на „неофициални“ касети или имат „стартови“ тонер касети, които имат половината от нормалните капацитет. Този изгоден мастиленоструен или лазерен принтер може да не е толкова добра сделка, колкото си мислите, когато дойде време за смяна на скъпите касети с мастило или тонер.
Цветните принтери/копирни машини са особено скъпи за работа, тъй като изискват 4 касети (черно-бели, циан, магента и жълта). Типично е цената за подмяна на мастиленоструйни/тонер касети да надвишава покупната цена на цяла единица.
С wifi и интернет връзка много компании за принтери вече могат да наблюдават и автоматично да ви изпращат мастило/тонер, когато засекат, че намалявате. Това изисква абонаментна услуга, чиято цена се основава на броя страници, които отпечатвате на месец. Въпреки че абонаментната услуга може да ви спести време за поръчка или шофиране до магазин, вие искате да вземете предвид месечната цена спрямо вашата печатна продукция.
За щастие, повечето мастиленоструйни и някои лазерни тонер касети могат да се презареждат на много по-ниска цена. Компании като Costco предлагат зареждане на мастиленоструен принтер за един час. Предлагат се и комплекти за презареждане за типовете „направи си сам“, но презареждането на мастиленоструйни или тонер касети е разхвърляно и не е за хора с механични затруднения. Можете също така да намалите количеството мастило, което използвате, като използвате по-малки шрифтове, прегледате и проверите документа си преди печат и използвате опциите „Чернова“ или „Печат в скала на сивото“. Освен това имайте предвид, че все още имате повече мастило в касетите си, дори когато получите предупреждението за „ниско ниво на мастилото“.
За да получите представа колко ще струва принтерът в момента, проверете публикуваната от производителя цена на страница.
Сила на звука
Повечето принтери/копирни машини, ориентирани към малкия бизнес, не са проектирани за голям обем, така че проверете препоръчителната употреба на устройството (страници на месечен работен цикъл). Броят страници, които могат да бъдат отпечатани с определена касета, наричан ISO капацитет, ще ви даде груба представа за това колко често касетите ще се нуждаят от подмяна.
Обърнете внимание, че дори ако имате вътрешен принтер/копирна машина, пак може да има смисъл да използвате местни или онлайн услуги за копиране/печат за по-големи задания за печат/копиране или специален печат, като напр. брошури. С цената на мастилото и тонера просто не е рентабилно да се прави голям обем печат/копиране на по-евтини принтери/копирни машини, особено с цветни документи или снимки. Закупуването на по-евтин принтер/копирна машина за основни нужди и възлагането на по-големи задания за печат/копиране е идеален компромис за повечето малки фирми.
Двустранен печат
Двустранният печат е възможността за печат/копиране от двете страни на страницата. Въпреки че може да не е необходимо за вашите нужди, двустранният печат има предимства, като например спестяване на хартия. Заедно със спестяването на разходи за хартия и околната среда, двустранният печат може да улесни и телбодирането на пакети хартия.
Свързаност
За да работи един принтер, той се нуждае от начин да му бъде казано какво да прави. Когато става въпрос за копиране, просто поставяне на хартията върху стъклото за копиране и натискане на бутона за копиране ще сканира и отпечата страницата.
За да използвате като принтер, трябва да имате свързани устройства, като вашия компютър, за да подадете команда за печат. Освен директна USB връзка към компютър, повечето принтери/копирни машини се предлагат с мрежова свързаност, кабелна, Wi-Fi или и двете. Предимството на това са намалените кабели, както и възможността за печат от различни устройства като вашия таблет или телефон.
Черно-бяло или цветно?
Цветното копиране е по-бавно и по-скъпо, но може да е функция, която искате вашият принтер/копирна машина да притежава възнамерявате да произвеждате рекламни материали за вашия малък бизнес, като брошури или цветни копия снимки. Обърнете внимание, че ако имате нужда от висококачествен цветен печат, трябва да сте сигурни, че използвате висококачествена хартия, която често е по-скъпа от обикновената хартия за принтер.
Универсалност на медиите
Изберете копирна машина, която може да работи с различни размери и грамажи на хартия и други носители, като прозрачно фолио и индексни карти. Потърсете копирни машини, които предлагат плоско копиране, ако се притеснявате от копирането от книги. Много от тях имат листоподаващи устройства, които са полезни, ако трябва да копирате няколко листа наведнъж.
Работа с хартия
Като човек от малък бизнес имате по-добри неща за вършене от пълнене на тави за хартия или подаване на отделни листове през принтер/копирна машина. Ако печатате/копирате редовно, потърсете модел с капацитет за хартия от поне 250 листа или повече. Определено ще искате и автоматично подаващо устройство за документи, което побира поне 30 листа.
Време за реакция
Принтерите/копирните машини, които нямат време за загряване, са идеални за малки и домашни офиси, където машината може да не работи с часове или дни. Високите скорости на печат/копиране са страхотни, но няма да ви спестят време, ако трябва да чакате минути, за да загрее устройството всеки път, когато излезе от режим на заспиване. Някои принтери/копирни машини вече предлагат време за първо копие под 10 секунди.
