Използването на счетоводен софтуер спестява часове време в сравнение с ръчното боравене с книгите или използването на електронна таблица. Счетоводният софтуер намалява или елиминира излишното въвеждане на данни, като въвеждане на адреса на клиента в офертата и след това добавяне на работната поръчка и фактурата. Това е процъфтяваща индустрия, като едно проучване прогнозира, че световният пазар на счетоводен софтуер ще достигне 11,8 милиарда долара до 2026 г.
Ако сте едноличен търговец със скромен доход, може да не се нуждаете от счетоводен софтуер, а от собственици на малък бизнес, които носят инвентар и жонглират с голям брой клиенти и служители, ще спестят време и ще имат по-точни записи, ако използват счетоводство софтуер.
Ето няколко съвета как да изберете правилния счетоводен софтуер за вашия бизнес.
Потърсете определени функции
Стеснете избора на счетоводен софтуер, като направите списък със счетоводни функции за малък бизнес, от които се нуждаете, за да управлявате бизнеса си. Първо се консултирайте с вашия екип, за да се уверите, че покривате всичко, от което се нуждае вашият бизнес, защото може да откриете, че има функции, от които се нуждаете, за които не сте се сетили преди. И след като изберете и внедрите софтуера, може да бъде скъпо да включите екипа си в друго софтуерно решение, след като разберете, че предишното решение не разполага с необходимите инструменти.
Повечето от счетоводните функции на малкия бизнес включват:
- Управление на инвентара
- Проследяване на продажбите
- Управление на контактите с клиенти
- Поддръжка на търговски акаунт
- Бюджетиране
- Оценки
- ТРЗ
- Бизнес данък отчитане
Някои счетоводни програми са предназначени специално за индустрии като строителство, производство и дистрибутори на едро. Ако вашият малък бизнес е в индустрия със специфични счетоводни изисквания, може да има счетоводен софтуер с функции, които да отговарят на тези изисквания. Не забравяйте да попитате други хора във вашата професия за мнения относно техния счетоводен софтуер, за да ви помогнат при избора.
Определете дали отговаря на вашия бизнес
След като сте стеснили избора си на счетоводен софтуер, задайте няколко въпроса, докато пазарувате за счетоводен софтуер за малък бизнес, за да определите дали той е подходящ за вашия бизнес.
Ще расте ли софтуерът с вас?
Разберете дали софтуерът има модули, които можете да добавите по-късно, ако е необходимо. Пример за често срещан модул, който можете да добавите по-късно, е отчитането на заплатите.
Ако модулите не могат да бъдат добавени, софтуерът надгражда ли се лесно до по-способна версия на същия счетоводен софтуер? Или софтуерът експортира ли във формат на данни като CSV, за да можете да го качите, ако по-късно преминете към друго заглавие на счетоводен софтуер?
Вашата банка поддържа ли го?
Възможността да изтегляте транзакции от вашата банка спестява много време, така че първо разберете дали вашата банка ще поддържа софтуера.
Трябва ли да е онлайн или инсталиран?
Онлайн счетоводният софтуер е уеб базиран софтуер, който работи сигурно през интернет браузър. Онлайн счетоводният софтуер е особено удобен за достъп до счетоводни данни и записи от множество компютри.
Може ли достъпът да бъде ограничен за някои потребители?
Ако повече от едно лице използва счетоводния софтуер, едно лице може да се нуждае от пълен достъп до всички функции, но други може да имат нужда само от достъп до областите за въвеждане на данни, но не и до отчети.
Счетоводният софтуер идва ли с безплатна пробна версия?
Винаги е най-добре да изпробвате софтуера, преди да го купите. За да видите колко полезна е софтуерната документация, изтеглете безплатната пробна версия и я изпробвайте за няколко дни, за да видите дали е подходяща.
Фактор в разходите за поддръжка
Не забравяйте да включите разходите за поддръжка в бюджета на вашия счетоводен софтуер. Някои счетоводни софтуери предоставят таксувана поддръжка по имейл или телефон от момента, в който започнете да използвате софтуера. Въпреки това е обичайно цената на счетоводния софтуер за малък бизнес да предоставя поддръжка без разходи за комплект период от време, за да можете да задавате въпроси, когато за първи път започнете да използвате софтуера, без да се налагате допълнителни разходи. След този период от време плащате за поддръжка годишно, тримесечно или на базата на използване.
Счетоводният софтуер може да има безплатен онлайн потребителски форум, където можете също да задавате въпроси. Това може да бъде добра алтернатива на таксуваната поддръжка, когато въпросът ви е за нещо просто, като например как да използвате функция.
Не плащайте за ненужни функции
По-малък, по-малко сложен бизнес се нуждае от по-малко функции, отколкото по-голям бизнес. Без значение колко неустоими изглеждат допълнителните „свирки и звънци“, устояйте на изкушението да закупите повече счетоводен софтуер, отколкото ви е необходим.
Обикновено плащате повече за допълнителни функции в счетоводния софтуер. Ако вашият бизнес се разрасне достатъчно, за да се нуждае от по-стабилни финансови характеристики, цената е оправдана, но дотогава трябва да се придържате към основите. За по-малките фирми вече има достатъчно налични опции за счетоводен софтуер, така че прекомерното купуване е ненужно.
Консултирайте се със своя счетоводител
Счетоводният софтуер не замества счетоводителя, за да гарантира, че вашият бизнес се придържа към законовите и приети счетоводни и данъчни практики. Но когато използвате счетоводен софтуер, вашият счетоводител няма да трябва да прекарва време в изпълнение на определени задачи, което спестява пари за малък бизнес.
Всеки добър счетоводен софтуер ще има отчетите, които трябва да давате на вашия счетоводител на месечна, тримесечна и годишна база. Попитайте вашия счетоводител какви отчети са необходими и се уверете, че можете да ги генерирате със счетоводния софтуер, който обмисляте.
