Ако планирате първото си общностно събитие, шансовете са, че няма да се стремите към нещо като мащаба на огромния ежегоден фестивал, наречен Вкусът на Чикаго. От друга страна, това събитие, един от най-големите фестивали на храната в Америка, започна през 1980 г. като еднодневен събитие с 36 продавачи на храни.
Сега тя привлича повече от 3,5 милиона за няколко дни и носи около $12 милиона приходи годишно. Кметската служба за специални събития и Асоциацията на ресторантите на Илинойс работят заедно, за да планират и изпълнят събитието.
Ако искате да планирате обществен фестивал на храната, без значение колко скромен е по мащаб в сравнение с този в Чикаго, не можете да сбъркате, като следвате техния изпитан във времето план.
Основните задачи
Преди да започнете, помага да се определят ключовите области на отговорност. Основните функционални области на Taste of Chicago или на който и да е обществен фестивал на храната трябва да включват следното:
- Операции
- Продавачи на храни
- Програмиране
- Спонсорство
- Маркетинг и връзки с обществеността
- Счетоводство и управление на договори
Всичко по-горе ще следва същия общ график при планирането на фестивала.
Хронология на фестивала
Планирането на фестивал започва цяла година преди вдигането на палатките. Това е графикът, който Службата за специални събития на кмета следва за ролята си във всяка година Вкусът на Чикаго:
- 12 месеца: Определете местоположението и датите и създайте груба скица на картата на фестивала
- 9 месеца: Актуализирайте картата на фестивала и идентифицирайте доставчици
- 6 месеца: Потвърдете доставчици, спонсори, програмиране и доставчици
- 4 месеца: Финализирайте развлеченията и потвърдете отново функционалната област
- 3 месеца: Създаване на фестивални маркетингови материали
- 1 седмица: Управление на натоварването на операциите
- 1 ден: Управление на зареждането на доставчика
- Заключение на събитието: Управление на натоварването на операциите
- 1 седмица след: Проведете заключителна среща и направете препоръки
Фестивално управление
Като правителствена агенция, Службата на кмета за специални събития отговаря за Вкуса на Чикаго и дълъг списък от други събития, които се провеждат по крайбрежието на Чикаго и в много други места в града квартали. Приходите от Taste плащат повечето от другите събития, управлявани от офиса.
Тъй като агенцията върши тази работа от 1980 г., повечето от функционалните екипи в кметската служба за специални събития и асоциацията на ресторантите в Илинойс имат голям опит в своите области. Има генерален мениджър за събитието, който да се съсредоточи върху спазването на графика.
В допълнение към членовете на офиса, генералният мениджър работи с най-малко 20 градски служби и агенции, включително полицията и противопожарни служби, Министерството на здравеопазването, улиците и канализацията, Парковия район и Службата за управление на извънредни ситуации Комуникации.
Друга важна функционална област е счетоводството и управлението на договори. Тъй като това е правителствена агенция, тя трябва да следва процеса на обществени поръчки на града и други насоки на града.
Операции
The операции отговаря за подготовката на обекта, сцената и продукцията, поддръжката на събитията и сигурността. Той е отговорен за това събитието да бъде построено правилно в началото и след това да бъде демонтирано след края на фестивала.
Работата изисква координация с много градски агенции в началото на процеса.
В Чикаго тези процеси включват затваряне на улици, изграждане на палатки, дърводелски и електрически работи, сигурност, логистика за камиони на доставчици и много други.
Помислете с какво вашият оперативен екип ще се справи сам и какво трябва да бъде договорено за вашето събитие. Започнете да се обаждате, за да намерите точните хора. С какви местни агенции ще трябва да работи вашият екип? Свържете се с тях възможно най-скоро.
Ресторанти и доставчици
За 2015 Taste of Chicago събитието си партнира с повече от 60 продавачи на храни, включително най-малко 19 нови ресторанта, представящи много от отличителните квартали на Чикаго. Разбира се, в Чикаго определени продукти трябва да присъстват в менюто, включително пица, ребра, сладолед и чийзкейк.
При собственото си планиране ще трябва да помислите за храната и лакомствата, които вашата общност цени.
В Чикаго фестивалните места са желани и продавачите трябва да могат да се справят с обема и да имат напълно чист статут в града. Те дори трябва да завършат държавен курс за санитарен сертификат за летен фестивал.
Ще трябва да помислите какви критерии може да изисквате от участващите доставчици на храни и колко искате да имате.
Забележка: Първата година може да бъде трудна, но с успеха всяка година ще откриете, че имате все повече желаещи участници.
Програмиране
В Taste of Chicago храната привлича тълпите, но много други дейности задържат хората там дори след като са се наситили. През годините екипът по програмиране включи всички следните елементи в цялостната програма:
- Безплатни концерти на множество сцени
- Готварски демонстрации с топ готвачи и автори на готварски книги
- Семейно селище с детска сцена
- Екологична палатка за зелено образование
- Спортен павилион
- Международен търговски павилион
- Budweiser Clydesdales и техните далматински спътници
- Увеселителни атракциони
- Фойерверки
Помислете какви други програми и дейности може да искате да включите във вашия фестивал на храната.
Спонсорство
The Taste of Chicago създаде няколко категории за спонсорстваи те се превърнаха в основен източник на финансиране и подкрепа в натура. Корпоративните търговци и организаторите на корпоративни събития участват в събития на общността, за да подсилят марката си и да получат експозиция.
На свой ред те получават някои предимства, като палатка за гостоприемство само за спонсори на събитието.
Помислете кои местни корпоративни спонсори може да се интересуват от финансирането на вашето обществено събитие и помислете какви видове пакети и предимства бихте могли да предоставите.
Маркетинг и връзки с обществеността
Маркетолози които работят по Taste of Chicago са в завидна позиция, защото събитието автоматично привлича вниманието на медиите в Чикаго и на други места. Кметската служба за специални събития не трябва да харчи твърде много за традиционна реклама, за да разпространи думата и рекламирайте събитието.
Въпреки това, работата на търговците е да се уверят, че цялата подходяща информация за събитието е там и е точна. Те поддържат уебсайта на събитието и присъствието в социалните медии и популяризират уеб съдържанието както пред медиите, така и пред обществеността. Както във всеки случай, промените в последния момент са често срещани.
В началото може да бъде трудно за обществените фестивали за храна да получат такова представяне, което получават по-големите и по-известни събития. Не се колебайте да се свържете с местните медии и да ги уведомите за събитието.
И не забравяйте, фестивалите на храната са изключително фотогенични! Тази година публичността ще направи фестивала през следващата година още по-голям успех.
