Търговската експортна фактура съдържа много информация и действа като сметка за продажба между купувач и продавач. Той описва какво изнасяте, препраща към важни номера на транзакции и също така служи като средство за получаване на плащане. Ще бъдете възнаградени за обръщането на внимание на детайлите, докато работите с вашите търговски експортни фактури.
Подготовка на формуляра
Вашата фактура трябва да бъде изготвена точно както вие и вашият клиент сте се договорили във вашата проформа фактура, включително дали трябва да подготвите търговската фактура на вашия фирмена бланка или не. Трябва да сте последователни.
Ако и двамата се съгласите по-късно да промените условията за продажба, запишете тази промяна във фактурата си. Не е необичайно една компания да изготви търговска експортна фактура както на английски, така и на езика на страната на местоназначение. Консултирайте се с вносителя и вашата транспортна компания, за да прецените дали трябва да направите това или не.
Освен това винаги включвайте всяка от следните информационни позиции във фактурата си за яснота и за защита на вашите собствени интереси, дори ако никой не изисква тези подробности:
Ключови информационни елементи за търговска експортна фактура
- Референтен номер на проформа фактура
- Номер на поръчката за покупка на клиента.
- Дата, на която е попълнена фактурата.
- Адрес на изпращача и/или продавача, както и този на купувача.
- Начин на плащане: идентифицирайте и предоставете всички референтни номера, отнасящи се до него.
- Условия за доставка от вашата ценова оферта (например CNF Токио, FAS Сиатъл, FOB Ню Йорк).
- Валутата, в която ще се извърши транзакцията (щатски долари, японски йени, френски франкове и др.).
- Номер на товарителницата.
- Цени и количества на пратката.
- Брой опаковки, маркировки, тегло и мерки.
- Номер на контейнера, ако се изпраща с контейнер.
- Изходни и входни пристанища.
- Обозначението за страната на произход и хармонизирания тарифен код (за да се гарантира точното изчисляване на митата).
- Инструкции за морски или въздушен транзит: име на плавателен съд или самолет, номер на пътна или въздушна товарителница, дата на заминаване и дата на пристигане на местоназначението.
Ако направите всичко по-горе и консултирайте се внимателно с вашата транспортна компания, това ще улесни лесното движение на стоките и митническото освобождаване. Някои държави изискват подпис върху търговската експортна фактура. За по-сигурно го добавете заедно с вашето име и заглавие, отпечатани четливо отдолу.
Защо да използвате тези фактури?
Следното очертава различните начини, по които се използва експортна търговска фактура, но имайте предвид, че експортната търговска фактура е само началният или начален документ, който е в основата на останалата част от износа сделка:
- Износителите могат да го използват за подпомагане на заеми, застрахователни искове и програми за безвъзмездни средства.
- Купувачът и продавачът го използват като основно изявление, за да опишат артикулите, които се купуват и продават.
- Купувачът (вносителят) го използва, за да освободи средства чрез своята банка на продавача.
- Ако върху пратката има застрахователна претенция, ако е била застрахована, фактурата служи като важен подкрепящ документ.
- Вносителят или действащият митнически брокер в страната на местоназначение го изисква преди освобождаването на стоките през митницата.
- Банка за купувача проверява експортната търговска фактура, преди да освободи средства по акредитив или документарно инкасо.
- Можете да го използвате заедно с удостоверение за проверка предоставяне на доказателство, че това, което изпращате, всъщност е поръчаното от клиента и също така е с добро качество.
- Правителството може да използва търговска фактура, за да определи истинската стойност на стоките при определяне на митата.
- Митническите органи могат да го използват, за да определят митата, да го използват за целите на проверката и за водене на статистика.
- Банката може да поиска за целите на договарянето на акредитив легализация на търговската фактура от консулството на страната на купувача. В този случай необходимият легализиран документ, представен от доставчика, трябва да бъде изпратен на купувача, след като документите бъдат приети.
Търговската фактура се използва от митническите органи по целия свят за целите на проверката, изчисляване на митата и за поддържане на статистика за международната търговия. Ако конкретна информация се изисква да фигурира върху търговската фактура от митническите органи в страна вносител, вносителят трябва да ви уведоми за това и за предпочитане доста преди износа продажба.
Най-важното е, че информацията в търговската фактура трябва да съответства точно на цялата информация, появяваща се под каквато и да е форма на a документ за събиране, като акредитив или чернова на виждане, в противен случай може да срещнете проблеми, когато се опитвате да получите плащане за вашия стоки.
