Може да сте чували термина прес-кит и може дори да сте получили прес-кит за нещо. Въпреки че формата и функцията на комплекта за пресата може да варира значително в зависимост от индустрията, приетото определение за такъв е:
„Пакет от промоционални материали, предоставен на членове на пресата, за да ги информира, особено за продукт, услуга или кандидат.“
Тъй като има толкова голямо разнообразие, нека да разгледаме действителните компоненти, които могат да съставят комплект за пресата, и как да сглобете такава, която дава на вашия продукт или услуга най-добрия шанс за безплатна публичност, известна още като спечелени медии. Ако ти направете вашия прес комплект правилно, ще видите възвръщаемост, многократно по-голяма от първоначалната ви инвестиция, особено ако комплектът получи време за излъчване на вашия продукт или услуга в новинарски станции или рецензии онлайн и в печатни медии.
Създаване на вашия прес комплект
Няма книга с правила за създаване на комплекти за пресата, които да определят какви компоненти трябва да включите. Вашите прес-китове ще варират в зависимост от това, което популяризирате, и вида медии, които ще получават вашия прес-кит.
Повечето материали за пресата се изпращат по пощата, често на хора, които имат административни асистенти, и вашата работа е да създадете информация за пресата, която е достатъчно интересна, за да премине през портиера. Съдържанието и представянето имат голямо значение. Можете също да изпратите комплекта си по електронен път, въпреки че ако има десет части, това може да стане тромаво.
Това, което включвате, е много важно, защото комплектът за пресата трябва да бъде лесен начин да насочите вниманието към вас или към вашия бизнес. Мислете за това като за компилация от най-големите хитове на вашата компания, защото искате медиите да знаят за вас и вашите продукти и услуги в един подреден пакет. Основните компоненти на прес комплекта, които ще искате да разгледате, включват следните елементи.
Съобщението за пресата
Съобщението за пресата на вашия комплект за пресата съобщава какво публикувате. Ако имате нов продукт, информационният комплект помага за представянето му. Ако вашата компания се слива с друга, прессъобщението подкрепя това.
Можете да включите няколко съобщения за пресата във вашия комплект за пресата. Например, прессъобщение за търговско изложение може да съдържа прессъобщение за сливане на компания, три прессъобщения за нови продукти и съобщение за пресата, обявяващо нов изпълнителен директор.
Въпреки това, не включвайте повече от едно съобщение за пресата, ако можете да го избегнете. Ако изпращате комплект за пресата до редактор, ще ви трябва само едно съобщение за пресата. Не забравяйте, че колкото повече включвате, толкова повече работа карате хората да вършат. Искате да улесните работата им възможно най-лесно.
Кратко писмо/съдържание
Това е особено полезно за всякакъв вид комплект за пресата, който включва много различни, но еднакво важни елементи. Вашето писмо може да бъде адресирано до медиите, като им благодарите предварително за проявения интерес, а след това и до вас може да предостави обобщение на включеното и да посочи защо продуктът или услугата биха били интересни за вас тях. Уверете се, че името и информацията за контакт на вашия медиен контакт са правилни.
Брошура
PR професионалисти използвайте информационни комплекти, за да обявите нов продукт, но можете да включите и вашата брошура. Брошурите са особено полезни за обяснение на вашия продукт или услуга в допълнение към просто съобщение за пресата. Това е не само визуален елемент, но може да предостави техническа информация по пряк начин. За прес комплект за търговско изложение можете да включите няколко брошури, които дават редактор/репортер голямо количество информация за всичките ви разнообразни продукти/услуги.
Продуктови мостри
Ако вашият продукт е достатъчно малък и можете да си го позволите, трябва да поставите мостра в прес комплекта. Това дава възможност на редакторите и репортерите да тестват продукта сами. Разбира се, уверете се, че продуктът работи, преди да го изпратите на редактор. Не искате да изпращате С кабел списание нов вид фенерче, което се запалва в пламъци, докато работи.
Ако вашият продукт е твърде голям и ще проведете демонстрация във вашето съоръжение, включете тази информация, така че редакторът/репортерът да може да дойде на вашето място и да види продукта отблизо. Или, ако вашият щанд на търговско изложение има демонстрация, това е добър начин да дадете шанс на много редактори и репортери от цялата страна да видят продукта ви в действие.
Ако имате само няколко мостри, създайте последователно изпращане на комплекти за пресата. Медиите от най-високо ниво може да се състоят само от пет до десет издания, но те ще бъдат най-важните.
Предишно отразяване в пресата
Ако сте получавали безплатно медийно отразяване преди, можете да включите лист с подробности за тези медии. Но не изпращайте медийно отразяване от пряк конкурент или то няма да бъде отразено. Например ако Къща Красива публикувах материал за вашия продукт, не го изпращайте на Къща и градина защото ще кажат, че вече е било отразено в публикация на приют. Въпреки това, ако вашият продукт се появи в сегмент на CNN, продължете и включете това излагане в пресата.
Информационен лист
Това може да бъде чудесно допълнение към комплекта за пресата, тъй като съдържа подробности за характеристиките, предимствата и друга специфична информация начин, който образова репортера или редактора за вашата компания и/или продукти с бързи точки за информация. Информационните листове могат да се използват за представяне на продукти, информационни материали за нови служители, пресконференции и други области, където искате да дадете на редактора ключови факти, които той може да иска да използва дума по дума.
Компания Backgrounder
Писането на страница с история на компанията може да бъде ценно за настоящи и бъдещи комплекти за пресата. Тази основна информация подробно описва началото на вашата компания и може да включва накъде се е насочил вашият бизнес. Основните постижения трябва да бъдат включени, както и всички признания или награди. Освен това не забравяйте плановете си за разширяване и развитие на продукта. Уверете се, че актуализирате фона си всяка година, за да включите всички допълнителни постижения и моменти за сравнение.
Изпълнителен биос
Независимо дали е а нов изпълнителен директор, нов PR изпълнителен директор или нов член на вашия борд на директорите, това е мястото да информирате хората за онези, които съставляват вашия екип.
Биографиите на ръководителите, заедно с изображенията с висока разделителна способност, дават на редактора така необходимата основна информация за калибъра на хората зад компанията. Някои публикации отпечатват биография дума по дума, така че напишете биографията от трето лице, а не от гледна точка от първо лице. Съхранявайте всички биографии на една страница и включете награди и отличия, но без лична информация, освен връзки с индустрията.
Лист с цитати и ЧЗВ
Лист с оферти - съдържащ цитати от хората във вашата компания - е рационализиран начин да дадете зает цитати на редакторите, от които се нуждаят, за да завършат статия, без да принуждават редакторите да проследяват PR на компанията човек.
Този лист може да включва цитати от вашите ръководители, разработчици на продуктии дори вашите клиенти (известни още като препоръки). Един лист с цитати може да отговори на най-очевидните въпроси, които един редактор може да има. Просто се уверете, че всеки цитат се чете добре на хартия, защото този цитат най-вероятно ще бъде използван дословно при печат.
Включете изображения с висока разделителна способност на флаш устройство
Подходящи ли са изображенията за вашия комплект за пресата? Ако е така, уверете се, че са изображения с висока разделителна способност, съхранени на удобно медийно устройство като флаш устройство или компактдиск. Можете също да включите изображения с висока разделителна способност на уебсайта си, за да изтеглите медиите. Само не забравяйте да включите директната връзка към вашата галерия с изображения във вашия материал за пресата.
