Какво точно е обратната връзка и какъв е най-добрият начин да я дадете за най-добри резултати? От управленска гледна точка, обратната връзка е вашата оценка за качеството на работата и представянето на даден служител, дадена на този служител.
Обратната връзка позволява на служителя да знае какво е направил правилно или не, и дава методи за подобряване на задачите, които не е изпълнил или е направил неправилно. Подаден по положителен начин, обратната връзка е един от ключовите методи за развитие на служител.
Целта на обратната връзка
Целта на обратната връзка е да подсили положителното поведение, което допринася за представянето, и да елиминира отрицателното поведение, което може да отслаби изпълнението. Добрите служители имат нужда и искат да знаят как се справят, а ефективните мениджъри работят усилено, за да овладеят изкуството и процеса на водене на трудни разговори и да предлагат смислени оценки.
Даването на обратна връзка е една от най-важните части от работата на мениджъра.
Обратната връзка е полезен инструмент, когато сте идентифицирали слепите точки на служител.
Слепите петна (в контекст, свързан с работата) са области, за които някой може да не знае, че съществуват, може да не разбират или да не могат да се справят сами. Всички имаме своите слепи петна и мениджър, върху който се фокусираме развитие на служителите може да помогне на служител да осъзнае и да се справи със своите.
Ефективна обратна връзка
Има някои общи методи за даване на ефективна и положителна обратна връзка:
- Минете по същество и бъдете конкретни. Не вкарвайте други полусвързани или подобни инциденти в разговора. Съсредоточете се върху едно събитие в даден момент и се уверете, че всички събития са свързани с обсъждания период
- Обратната връзка трябва да се отнася директно до работата или как лицето се справя с работата
- Ако имате личен конфликт с дадено лице, помислете дали да не работите, за да преодолеете различията си, преди да предложите обратна връзка. Опитайте се да разберете откъде идва служителят. В голяма част от времето конфликтът на личността може да бъде решен, като просто се изслуша какво има да каже един служител
- Редовните, планирани сесии за обратна връзка са ефективни за развитието на служителите. Въпреки това, не трябва да чакате насрочени сесии за обратна връзка, за да разрешите проблем. Обърнете внимание на всички проблеми, когато възникнат
- Уверете се, че показвате признателност, след като служителят е постигнал целите, поставени по време на сесиите за обратна връзка. Събитието все още ще бъде прясно в съзнанието на служителя, за да може да го постави в контекст и да възприеме отново същия подход
- Ако промяната е трудно предизвикателство, предложете поне предложения и помощ. Не се страхувайте да си изцапате ръцете, показвайки на някого как да направи нещо трудно
Има различни видове обратна връзка, която можете да дадете. Изпълнение на работата, поведение, кариера и лична обратна връзка са някои примери.
Обратна връзка за ефективността на работата
Когато давате обратна връзка, трябва да внимавате как я изразявате и представяте. Опитайте се да помислите как да се обърнете към индивида и обстоятелствата, преди да предоставите обратна връзка.
Положителен пример за обратна връзка може да бъде: „Алекс, ти надхвърли целта си за производство с 20% миналата седмица. Добра работа. Това наистина ще ни помогне да постигнем общите си производствени и финансови цели. Как го направи?"
Може да не искате да възнаградите усилената работа с още по-упорита работа: „Крис, току-що забелязах, че си надхвърлил производствената си цел миналия месец. Добра работа. Целта за този месец ще бъде увеличена с 20%.“
Първият пример показва интерес към уменията на вашия служител, докато вторият пример дава на служителя негативно чувство. Последният отговор вероятно ги е убедил да не работят толкова усилено отново.
Поведенческа обратна връзка
Поведенческата обратна връзка е обратна връзка, която е фокусирана върху конкретното поведение на служителя, което се нуждае от корекция. Ако продавачът не постига седмичните си цели за контакт, може да не е ефективно да му кажете, че трябва да се справя по-добре. Мениджърът трябва да разбере защо направените обаждания не са толкова ефективни, колкото биха могли да бъдат.
Пример за положителна поведенческа обратна връзка може да бъде: „Нанси, забелязах през последните няколко седмици, че се бориш да постигнеш целите си за контакт. Прегледах вашите числа и изглежда, че може да има нещо, което можем да направим, за да подобрим. Изглежда, че може да правите обаждания за продажби в неподходящо време. Какво мислиш?"
Лош пример може да бъде: „Нанси, трябва да работиш повече, за да установиш повече контакти с нашите перспективи.“
Вече е установено, че Нанси може да не се справя добре. Няма да я убедите да подобри поведението си, като й кажете да работи повече. Първият отговор идентифицира възможен проблем, като същевременно разбира нейните мисли.
Обратна връзка за кариерата
Ако сте имали служител, показващ потенциал за лидерство, можете да опитате този пример: „Мат, мисля, че имаш лидерски потенциал. Демонстрирахте способност да мотивирате екипи, можете да се справяте с двусмислието и сте бърз ученик. Дали лидерството е нещо, което ви интересува?“
Ако дадете на служителя възможност и време да помисли за това, може да се изненадате от отговора. Това дава на Мат нещо, което да обмисли, надгражда и да се гордее, вместо да го поставя на място с внезапно повишение. Той може да отхвърли предложението, но не сте го притиснали в ъгъла и не сте го накарали да направи нещо, за което не е готов.
Обратна връзка за личен проблем
Всеки има моменти на лична борба. Ако забележите разлика в представянето на служителите, демонстрирайте своята подкрепа и предложете помощ. „Ан, забелязах, че не си себе си през последните две седмици. Направихте две значителни грешки в последните си две предложения, пропуснахте важен краен срок и когато се срещнахме вчера, изглежда не ми обърнахте внимание. Трябваше да се повторя два пъти. Притеснявам се, защото това изобщо не е като теб. Ако нещо се случва в живота ви, осъзнавам, че може да е лично и да не е моя работа, но се притеснявам, че това се отразява на работата ви. Има ли нещо, което мога да направя?"
Лош подход към личен проблем би бил: „Ан, ти и съпругът ти имате ли проблеми?“
Имайте предвид, че първият подход не се опита да идентифицира личния проблем. Служителката щеше да се почувства уважавана, че поверителността й беше уважена. Придържайте се към представянето на работата и предлагайте помощ, ако можете. Направете препоръка към програма за подпомагане на служители, ако имате такава.
Последни мисли
Начинът, по който се предоставя обратната връзка и как се обсъждат проблемите, със сигурност ще зависи от контекста и ниво на доверие между мениджър и служител. Използвана положително, обратната връзка може да сближи мениджърите и членовете на екипа и да подобри работата на служителите.
