Дезорганизацията и объркването могат да бъдат дразнещи, но по-лошо от това, те са лоши за бизнеса. Помислете за това по следния начин: с нарастването на хаоса печалбите намаляват. Отговорът? Добро управление на офиса. След като започнете да прилагате седем принципа за добро управление на офиса, ще бъдете изумени от разликата, която прави доброто управление на офиса – и колко повече бизнес правите.
1. Установяване на съчетания
Рутинните задачи се нуждаят от рутинни процедури, ако искате останете организирани и поддържайте нещата гладки. Създайте рутинни процедури за работа с документи и офис системи.
Всяко парче хартия, което идва в офиса ви, трябва да бъде обработено веднъж, да се предприемат действия и да се архивира, а не безразборно да се трупа на бюрото. По същия начин дигиталните комуникации като имейли трябва да бъдат приоритизирани и да се действа незабавно, ако е възможно, или да се маркират за бъдещи действия.
Офис системи, включително настолни компютри, лаптопи, файлови сървъри,
2. Определяне на отговорности
Доброто управление на офиса зависи от това хората да знаят кой за какво е отговорен. Хората, които са отговорни, са тези, които често вършат нещата.
Какво би се случило, например, ако закупуване защото вашият малък бизнес е направен от кой и когато и когато? Ще можете ли да намерите хартия за принтер, когато имате нужда от нея? Назначаването на един човек, който отговаря за поръчката на цялото оборудване и консумативи, решава проблема и поддържа нещата да работят гладко. имам служители изпращайте по имейл на определеното лице всякакви заявки за доставки или публикувайте ръкописен списък на видно място, където хората могат да добавят това, от което се нуждаят.
Същото е и с администрирането на компютърни системи. Трябва да имате един човек, който да отговаря за сигурността на вашите компютърни системи и да следи неща като акаунти, пароли и софтуер. Използвайки облачно базирани системи за офис приложения, счетоводен софтуер и съхранение на данни е идеално решение за малкия бизнес, но вие все още трябва да имате назначено доверено лице, което да изпълнява административни задачи като добавяне/изтриване на потребители, присвояване на разрешения, и т.н. за да работи вашият офис гладко.
3. Поддържане на записи
Водене на записи звучи като най-лесната част от доброто управление на офиса - докато не обмислите необходимостта да поддържате тези записи едновременно достъпни и актуализирани. Превърнете го в офис рутина. Когато получите a нов клиент или клиент, например, отнема само момент да го въведете в базата данни с контакти. След това ще отнеме само още един-два минути, за да актуализирате записа, след като сте говорили с него по телефона.
4. Използване на пространството
Разходете се из офиса си. Дали това е пример за управление на пространството или лошо управление на пространството? Трябва ли да заобикаляте препятствия или рискувате да се спънете в нещо? Когато седнете на бюро, бихте ли могли да работите удобно там? Логично ли са подредени нещата, така че нещата, от които се нуждаете най-много, да са ви под ръка?
Има много неща, натъпкани в офисите, от стойки за принтери до картотеки. За добро управление на офиса трябва да сте сигурни, че всички неща в офиса са подредени за максимална ефективност и максимална безопасност. Следвайте основите на офис дизайна, за да отговорите на нуждите от захранване, осветление и вентилация на вашето офис пространство и да го направите по-безопасно и по-добро пространство за работа.
5. Планиране на досадна работа
Прекалено лесно е да отлагате неща, които не обичате да правите, а повечето бизнесмени не обичат задачи като картотекиране, изпращане и получаване или счетоводство. За съжаление един офис, подобно на кухнята, няма да функционира добре, без да са свършени домакинските задължения.
Ако сте собственик на малък бизнес, който не е в състояние да присвоява каквото смятате за скучна или неприятна работа за някой друг, принудете се да се заемете с нея редовно, като планирате време всяка седмица за него.
Отделете една сутрин или следобед и ги прекарайте в студени обаждания, връщане на неприоритетни запитвания по имейл, публикуване в социални медии, наваксване на счетоводството или актуализиране на записите. Правете това достатъчно седмици подред и това ще се превърне в добър навик за управление на офиса.
6. Делегиране и аутсорсинг
В един перфектен свят всеки би правил само това, което има време да направи добре. Тъй като светът не е идеален, много хора правят неща, които нямат време или талант да направят добре.
Делегирането и възлагането на външни изпълнители може да подобри управлението на офиса на вашия малък бизнес и да ви освободи да се съсредоточите върху талантите си, като по този начин подобрите крайния резултат. Асистент на непълно работно време или виртуален асистент може да е в състояние да се справи с много от вашите офисни или административни задачи.
7. Приоритетизиране на планирането
Много собственици на малък бизнес прекарват дните си в действия и реакции и след това се чудят защо изглежда, че се въртят. Бизнес планирането е важен компонент от доброто управление на офиса и трябва да бъде част от обичайната ви рутина за управление на офиса.
Успешните собственици на малък бизнес отделят време всяка седмица за бизнес планиране и много от тях използват ежедневните сесии за бизнес планиране като инструмент за поставяне на цели и растеж. Ако имате служители, включете ги в бизнес планирането, официално или неофициално.
