Счетоводните отговорности на организацията с нестопанска цел са различни от тези на бизнеса с печалба. Счетоводството може да бъде трудно за организация с нестопанска цел и още повече, ако не можете да си позволите да наемете професионален счетоводител, който да управлява вашите финанси. Това ръководство разглежда основите на счетоводството за нестопански организации, така че да можете да направите всичко възможно с наличните ресурси.
Запознайте се с финансовите си условия
Преди да преминете към счетоводството, е полезно да знаете някои основни счетоводни термини на които ще попаднете. Имайте предвид, че тези термини може да придобият малко по-различно значение, когато се прилагат за организации с нестопанска цел, а не за бизнеси с печалба. След като се запознаете с тези основни термини, можете да разберете по-добре счетоводните нужди на вашата организация с нестопанска цел и да започнете да приоритизирате дейностите си.
- Активи: Неща, които вашата организация с нестопанска цел притежава, като пари в брой, патенти или офис оборудване
- Задължения: Неща, които вашата организация с нестопанска цел дължи, като заеми или задължения
- Видове приходи: Всички пари, постъпващи във вашата организация с нестопанска цел, като дарения, субсидии, членски внос, инвестиции, билети, такси за програми или такси за обслужване
- Нетни активи: Активи минус пасиви. Нетните активи могат да бъдат класифицирани по един от двата начина: тези с донорски ограничения и без донорски ограничения
Тези ограничения за донори могат допълнително да бъдат разделени на три категории:
- Без ограничения: Използвайте тези средства за всякакви цели, дори за ежедневни операции. Например даренията за вашия годишен фонд са неограничени, което означава, че дарителите оставят на организацията да реши как да бъдат изразходвани.
- Временно ограничено: Тези средства могат да бъдат изразходвани само за конкретна програма или в определен момент от време. Примерите включват пари, дарени по време на криза или извънредна ситуация, когато дарителите искат парите да бъдат изразходвани за това събитие.
- Постоянно ограничен: Тези средства никога не могат да бъдат изразходвани от организацията с нестопанска цел, но могат да печелят лихва от инвестирането им. Например една организация не може да използва корпуса на дарителски фондове, въпреки че може да се използва лихвата, която тези средства печелят.
Подгответе финансовите отчети на вашата организация
Като организация с нестопанска цел, прозрачността в операциите е от решаващо значение. Един от начините да засилите тази прозрачност е да подготвите финансовите си отчети правилно. Съгласно Общоприетите счетоводни принципи (US GAAP), организациите с нестопанска цел трябва да направят следните отчети за докладване:
Отчет за финансовото състояние
Подобно на баланса на корпорация с печалба, отчетът за финансовото състояние разбива активи, пасиви и нетни активи. Това е цялостна снимка на състоянието на вашата организация с нестопанска цел.
Отчет за дейностите
Основната цел на организацията с нестопанска цел е да предоставя услуги или програми, които отговарят на специфични нужди. В отчета за дейността се отчитат приходите и разходите с ограничения за донори и без.
Отчет за функционални и естествени разходи
Отчитането на разходите по естество и функция във формат на електронна таблица помага за проследяване на дейности и постижения.
Например, разходите ще бъдат разбити по функции, като програми, набиране на средства или административни. Те също така ще бъдат разбити по естеството или вида на разходите, като заплати, доставки или маркетинг.
Отчет за паричните потоци
Подобно на отчета за паричните потоци на корпорация с печалба, този документ отчита колко пари и парични еквиваленти влизат и напускат организацията за определен период. Вашият паричен поток може да бъде или положителен, или отрицателен, в зависимост от това дали входящите потоци са по-високи от изходящите (положителни) или ако входящите потоци са по-малко от изходящите (отрицателни). Паричните потоци варират и не отразяват печалбата или загубата в дългосрочен план.
Това изявление е разделено на три раздела: инвестиране, финансиране и опериране.
- Инвестиционният раздел на отчета отчита сумите, изразходвани за дългосрочни активи, като инвестиции или оборудване.
- Разделът за финансиране отчита суми, получени от заеми или погашения.
- Оперативният раздел на отчета очертава какво не е включено в разделите за инвестиране или финансиране.
Бележки към финансовите отчети
Важно е да включите всички допълнителни оповестявания относно ограничения, ликвидност и други бележки в този раздел. Обичайните оповестявания за нестопански организации включват обобщение на счетоводните политики, информация за инвестиции, състояние на активи и амортизация, състояние на непогасени заеми или лизинги, както и състояние на дългосрочни обещания от донори.
Разбира се, за да състави тези отчети, вашата организация с нестопанска цел ще трябва да проследи приходите, разходите и дейността. Точното проследяване изисква внимание към детайлите, както и избор на счетоводен софтуер, подходящ за размера и сложността на организацията.
Проследявайте постъпващото финансиране и изходящите разходи
За да съставите точни финансови отчети, от съществено значение е да проследявате всички средства, които идват и излизат от вашата организация, като най-добре се използва организирана система (описана по-долу). Освен това, тъй като данъчният код може да се промени, ще трябва да знаете какво проследявате и защо. Важно е приходите и разходите да се разделят, но трябва също така да говорите с данъчен експерт, за да сте сигурни, че записвате всичко необходимо, за да защитите вашите статут на освободени от данъци.
Има два различни метода за проследяване, които организациите с нестопанска цел могат да използват: счетоводство на касова основа или счетоводство на базата на текущо начисляване.
Счетоводство на база пари
При счетоводството на базата на пари в брой записвате приходите, когато се получат физически пари в брой, а не когато се извърши транзакция. Записвате разходите, когато се плащат пари в брой. Използването на тази система в организация с нестопанска цел например означава, че бихте записали плащането, когато получите плащане от член или дарител.
Паричната база може да се използва само ако имате не повече от 25 милиона долара брутни приходи за 3 предходни данъчни години, което я прави популярна система за по-малки организации с нестопанска цел.
Счетоводство на база начисляване
Със счетоводството на базата на текущо начисляване вие записвате приходи или разходи, когато се извършват транзакции. Например бихте записали транзакцията, когато изпратите фактура за такси или обещано дарение. Не и когато получите физическото плащане.
Счетоводството с нестопанска цел обаче не се ограничава само до дарения и разходи. Не забравяйте и за другите дейности, които трябва да проследявате, като инвестиции и спестявания. Различни счетоводен софтуер за нестопански организации е наличен, за да улесни проследяването и много от тях са лесни за изпълнение и достъпен за зареждане.
Подайте формуляр 990
Според IRS има повече от 30 вида организации с нестопанска цел които са освободени от федерални данъци и много държавни данъци. Най-често срещаният тип организация с нестопанска цел е a501(c)(3), която е или обществена благотворителна организация, или частна фондация.
Въпреки че организациите с нестопанска цел са освободени от федерални данъци, те все още трябва да подават годишен информационен документ, известен като a Формуляр 990. Формуляр 990 е публичен документ, който позволява на IRS и обществеността да проверят мисията, финансите и операциите на организация с нестопанска цел за предходната година. В зависимост от активите или брутните приходи на вашата организация с нестопанска цел, ще подадете формуляр 990, 990-PF, 990-EZ или 990-N. Някои църкви и религиозни организации може да бъде освободен от това изискване, ако не са подали официално статут 501(c)(3).
Не забравяйте, че освобождаването от федерални данъци върху доходите не означава, че можете да пропуснете подаването на бизнес данъчна декларация. Може също да се наложи да платите данък върху собствеността или данък върху продажбите. В някои щати навигирането в данъчните кодекси и отговорности може да бъде трудно, но се присъединете към вашите държавна асоциация на нестопански организации може да ви помогне да намерите информация за местни и държавни разпоредби.
Направете място за професионално счетоводство в бюджета си
Въпреки че това ръководство има за цел да ви предложи въведение в счетоводството на нестопански организации, то в никакъв случай не замества професионалната експертиза. Много организации с нестопанска цел възлагат счетоводни задачи на необучен член на персонала или доброволец – голяма грешка. Неопитното счетоводство често може да доведе до неволна измама и скъпи грешки. Следователно, професионалист с опит и обучение в счетоводството на нестопански организации е от съществено значение за вашата организация.
CPA може също така да напътства членовете на борда и персонала през сметките, като гарантира, че всички са информирани и актуални. Информираният персонал и членовете на борда могат да доведат до по-стабилна и организирана организация с нестопанска цел. Плюс това, може да успеете да намерите доброволец, който също така се удвоява като желаещ и опитен CPA или счетоводен специалист.
Тази статия е само за информационни цели. Не е предназначен да бъде правен съвет. Проверете други източници, като IRS, и се консултирайте с правен съветник или счетоводител.
