Един от най-лесните начини за вашата компания да получи безплатно медийно представяне – често известен като „спечелена медия“ – е чрез медийни събития. Независимо дали се обединявате с няколко спонсора, за да помогнете на по-малко щастливите, или провеждате пресконференция за да обявите пускане на продукт, има определени стъпки, които трябва да следвате, за да организирате успешна медия събитие.
Започнете с съобщение за пресата
Изпращане на вашите прессъобщение ще помогне на медиите да решат дали вашата история е достатъчно достойна за отразяване. Ето защо ви помага да поддържате съобщението си за пресата просто и никога да не използвате реклама. Станциите и вестниците търсят новини; те не търсят рекламни игри.
Имате прозорец за изпращане на вашето съобщение за пресата. Не искате да го изпратите твърде рано и след това да бъде забравено или погребано, а вие не искате да изпратите излиза твърде късно, когато може вече да са зададени други истории и те просто не могат да паснат на вашето събитие в. Обикновено два до три дни преди вашето събитие е достатъчно предварително известие, за да се даде време на пресата да планира репортери.
Също така искате да сте сигурни, че включвате указания и всякакви специални инструкции във вашето съобщение за пресата. Ако централата на вашата компания е на едно място, но вашето събитие е във вашия завод на 30 мили, трябва да посочите това ясно в съобщението си.
Гледайте телефонните разговори
След като изпратите прессъобщението си, можете да се обадите на редакторите във вестниците или на продуцентите в телевизионните станции, за да проверите дали са го получили. Това е всичко, което трябва да попитате.
Често ще започне разговора, за да ви кажат дали смятат, че ще могат да дойдат или не. Но дори и да не стане, не искате да питате дали идват. Те ще бъдат там, ако могат, но няма да дават никакви обещания.
имайте предвид, извънредни новини или дните с тежки новини може да им попречат да дойдат в последния момент. Не искате да ги безпокоите, за да видите дали ще дойдат, дори в деня на събитието, когато стоите там и чакате репортери да се появят.
Също така искате да наблюдавате времето, в което правите телефонния си разговор. Обаждане в десет минути преди 17:00ч. може да изглежда като края на деня за вас, но за продуцент това са десет минути до вечерната емисия новини. Най-доброто време за обаждане обикновено е около 10:00 сутринта и между 13:00 и 14:30 часа.
Планирайте внимателно времето на вашето събитие
Всички работят в срокове. Вестниците са определили часове, когато оставят броя за следващия ден в леглото. Това означава, че ако дойдат на вашето събитие в 17:00ч. в четвъртък покритието може да не се появи до събота.
Телевизионните станции обикновено имат сутрин, обед, 5:00, 6:00, 22:00 и/или 23:00 часа. новинарски емисии през седмицата, в зависимост от вашите телевизионен пазар. Получаване на отразяване, ако вашето медийно събитие започне в 16:00 ч. може да е много трудно. Те няма просто да се качат в колата си за новини и да карат като луди, за да пуснат вашата лента в ефир до 5:00. Има сценарий, който трябва да бъде написан, и лента, която трябва да бъде редактирана.
Планирайте времето за събитието си така, че не само да е удобно за репортерите, но и да увеличи шансовете ви за по-незабавно разкриване.
Не опитвайте и правете всичко
Колкото и изкушаващо да е да станете режисьор, не казвайте на репортера, фотографите или видеооператори какви снимки искате да получат. Искате да установите определена връзка с тях и да започнете връзка с вестника или телевизионната станция. Няма да спечелите приятели, като им казвате как да си вършат работата.
Улеснете влизането (и излизането)
Ако провеждате събитието във вашия завод от 50 000 квадратни фута и зоната, която позволявате на медиите, е в задната част на сградата, осигурете им възможно най-лесен достъп. Не ги карайте да паркират пред сградата и след това да мъкнат оборудването си чак отзад, ако можете да помогнете. Ако има начин да шофирате отзад, уведомете медиите за указанията за шофиране във вашето съобщение за пресата и ясно маркирайте пътя, когато пристигнат.
Също така искате да обмислите коя част от вашето съоръжение е строго забранена. Например, ако не можете да избегнете дълга разходка, наистина ли искате медиите да преминат през цялата ви сграда с камери? Това не означава, че ще започнат да снимат каквото си искат. Но много компании имат строги политики за това къде могат да отидат камерите и лицата, които не са служители, поради причини за собственост.
Помислете за визуалните елементи
Помислете внимателно за своите визуализации. Дайте на медиите възможно най-много практически опит. Да се говори за продукт в продължение на половин час и след това да се позовава на снимката в брошурата е нещо, за което медиите дори не трябва да се появяват. Не забравяйте, че те предават визуалните елементи на вашите потенциални клиенти – техните зрители или читатели – така че е важно да имате предвид вашата аудитория, за да можете да получите покритието, от което се нуждаете.
Не забравяйте информационния материал
Включете информацията за вашето събитие и я раздайте на медиите. Тази информация ще им помогне да напишат историята, но също така ще ви помогне да имате повече контрол върху новините, тъй като вие им предоставяте важната информация.
Уверете се, че вашият контакт с медиите е наличен
Не забравяйте да направите своя контакт с медиите достъпен за въпроси. Ако репортер има допълнителни въпроси, той трябва да може бързо да се свърже с вашия медиен контакт. Не забравяйте да включите телефонния номер на медийния контакт и всяка друга информация за контакт във вашата прес комплект.
Използвайте служители с опит
Не е нужно да ограничавате говорителите на вашето събитие до вашия собствен медиен контакт. Ако служител може да даде по-добър звук, защото е имал повече опит в разработването и работата с определен продукт, по всякакъв начин го направете достъпен за въпроси.
Подгответе изявлението си предварително
Ако планирате да говорите пред камера или с репортер на вестник, помислете какво искате да кажете предварително. Може да ви помогне приятел, който не е запознат с вашия бизнес, да прочете вашия комплект за пресата и да зададе въпроси, които има. От тези въпроси, както и от някои собствени мозъчни атаки, измислете списък с отговори. Не искате да звучите репетирани, но не искате и да звучите неподготвени или да казвате „Ъмм...“ много.
Също така искате да вземете предвид различните видове носители. Вестникът има различни нужди от телевизията и обратното. Репортер на вестник може да ви зададе въпроси, които са много по-различни от a телевизионен репортер. Всяка медия има различни начини за представяне на вашите новини, така че те ще се нуждаят от типа, който е най-подходящ за тяхната аудитория.
Какво става, ако репортерът не се появи?
Станцията или вестникът могат много добре да изпратят фотограф или видеооператор вместо репортер. Това не означава, че вашата история не е важна за тях. Те нямаше да са там, ако не планираха да отразят историята ви, така че се отнасяйте добре с всеки, който се появи.
Ако видеооператор мъкне екипировката си, не му давайте комплект за пресата точно тогава. Предложете да го носите вместо тях, докато успеят да получат снимките, от които се нуждаят. Третирането им като граждани от втора класа ще успее да се върне в станцията и може да навреди на шансовете ви за бъдещо покритие.
