Изпращането на колекционерски писма предизвикателство ли е във вашия малък бизнес? Не си сам. Много собственици на бизнес не знаят как да напишат ефективен събирателно писмо или имат мостра, която могат да използват като справка.
Писмата за събиране трябва да направят две неща: 1) да запазят добрата воля на клиентите и 2) да ви помогнат да получите плащане.
Писмото за събиране работи, когато води до плащане или договорености за плащане от вашите клиенти. Ако изпратите писма за събиране и няма отговор, време е да преработите шаблона си за писмо за събиране.
За да разберете най-добрите практики за създаване на писма, по-долу е налично примерно писмо за събиране.
Кога да използвате писмо за събиране
Събирането започва, когато изпратите фактурата, която трябва да има дата за плащане. Когато тази дата отмине, е време да започнете да мислите за последващи действия с писмо за събиране. Не чакайте твърде дълго. По-добре е да изпратите известие за напомняне по-рано, отколкото по-късно. Не забравяйте, че това са пари, които ви се дължат. Колкото по-дълго отлагате събирането му, толкова повече ще натовари бизнеса ви.
Ако не сте сигурни какво да напишете, използвайте примерния шаблон по-долу.
Примерно писмо за събиране
януари 8, 2021.
Франкс ВиК
Главна улица 123
Навсякъде, NH 05000.
Номер на сметка или фактура №:123
Дължимо салдо или просрочено салдо: $100,00.
Скъпи Джим,
Това е напомняне, че салдото по сметката ви от $100,00 е просрочено към ноември. 28, 2020.
Моля, платете тази сума днес, за ваше удобство съм приложил плик за плащане с печат.
Благодарим ви за плащането.
На Ваше разположение,
Франк Смит
Франкс ВиК.
Както можете да видите от примерното писмо за събиране по-горе, най-ефективните писма за събиране са кратки, точни и лесни за четене. Опитайте се да избягвате дълги или объркващи думи и изречения. По-директното писмо води до по-малко недоразумения.
Съвети за събиране на писма
Вашето писмо за събиране трябва:
- Кажете причината за вашето писмо в първото изречение
- Обяснете повече за първото изречение във второто си изречение
- Предложете решение
- Благодарете на получателя
Вашето писмо за събиране е отражение на вашия бизнес, така че го поддържайте професионално и не забравяйте да подпишете всяко писмо лично. Не забравяйте, че вашето писмо е, за да убедите някого да ви изпрати пари. Вашата формулировка и тон са критични, особено ако това е клиент, с когото искате да продължите да правите бизнес. Винаги приемайте, че клиентът ще плати.
Прилагането на плик за плащане също е добра идея. Ако можете да включите пощенски разходи в плика за плащане, това е по-добре. Колкото по-лесно улеснявате клиента да извърши плащането, толкова по-добри са шансовете ви да получите плащане.
