Водещ на срещата е служителят, който е отговарящ за планирането, организирането, управлението на детайлите относно и покани участниците на среща. Той или тя е служителят, който отговаря и отговаря за ход на същинската среща. Те предприемат конкретни действия преди, по време и след срещата, за да гарантират, че срещата постига целите си успешно.
Какво е лидер на среща?
Водещият на срещата е ключов правене на срещи и екипи успешни. В някои срещи лидерът вече е ръководителят на отдела, ръководителят на екипа или лицето, назначено от висшето ръководство да ръководи инициатива. Тези служители бяха избрани за своята лидерска роля поради възприеманите от тях умения като мениджър или лидер.
В други случаи един служител може естествено да се появи като лидер. Тези лидери са служители, на които другите служители гледат и уважават. В други случаи екипът може да реши да завърти лидерската роля между всички членове. Това позволява на всички членове на екипа да продължат да развиват уменията си като ръководители на срещи и като цяло в създаването на успешни срещи.
Отговорности на ръководителя на срещата
Ето някои от основните отговорности на лидера на срещата.
- Ръководителят на срещата определя целта, задачата или целта, която трябва да бъде постигната на срещата. Това често е задача или част от длъжностната характеристика на лидера.
- Ръководителят на срещата решава дали срещата е най-добрият възможен метод за постигане на целта или целта или постигане на желания резултат. Отговорете на въпроса: необходима ли е среща?
- Ръководителят на срещата определя кой трябва да помогне при планирането на срещата.
- Ръководителят на срещата взема решение за дневен ред за срещата. (В текущи срещи тази задача се изпълнява в края на текущата среща.)
- Ръководителят на срещата определя датата, часа и мястото най-често с помощта на споделен организационен календар.
- Ръководителят на срещата събира предварителна работа за срещата, като четене, финансова информация, история, свързани протоколи от срещи на екипа и т.н.
- Ръководителят на срещата кани участниците и разпределя задачите и предварителната работа, като отделя възможно най-много време, така че участниците да дойдат подготвени за срещата.
- Ръководителят на срещата гарантира, че срещата има записващо устройство или протоколчик документира производството и всякакви ангажименти, елементи за действие или решения. Тя също назначава хронометрист, когато е необходимо за правилното провеждане на срещата.
- Ръководителят на срещата може използвайте ледоразбивач, за да загреете участниците и създайте среда, в която участниците в срещата се чувстват удобно да общуват помежду си и да обменят идеи и информация.
- Ръководителят на срещата пристига рано и води срещата като го поддържате в курса и включвате всички участници, така че всеки да чувства, че присъствието им е от съществено значение на срещата. Това гарантира участието им в следващата среща
- Водещият на срещата подправя фирмената среща така че участниците да не се чувстват скучни и отегчени. Независимо дали използвате ледоразбивачи, хумор или забавни примери, никоя среща не трябва да завършва без смях.
- Ръководителят на срещата гарантира, че следващите стъпки и елементи за действие са назначени и обработени.
- Ръководителят на срещата докладва срещата и планира дневния ред за следващата среща.
- Ръководителят на срещата се свързва с участниците между срещите, за да се увери, че елементите за действие са на път и да предложи помощ и/или ресурси, ако доброволецът изпитва проблеми.
Допълнителни лидерски роли
Ръководителят на срещата поема тези отговорности, но също така ги е имал роли, свързани с комуникацията, докладване и представяне на съотборниците.
Всеки член на екип или среща, която е междуфункционална, има задължението да държи своя отдел или функция информирани за дейностите и напредъка на среща или текущ екип. Те също имат отговорността да търсят информация от колеги, които не са в екипа или на срещата. Не всеки служител може да присъства на всяка среща.
Ако участник в срещата се представя неефективно в срещата, лидерът носи отговорността да коригира поведението чрез ефективни техники за лидер на срещата по време на срещата и ефективен коучинг извън срещата. Участник в срещата, който монополизира срещата със своите мнения или критикува други членове за техните, трябва да бъде коригиран, преди индивидът да саботира успеха на срещата.
Долния ред
Ефективният ръководител на среща не гарантира, че даден проект или екип се представя успешно, но той или тя е ключов фактор, допринасящ за успеха на проекти, отдели, срещи или екипи.
