Всяка година отвореното записване позволява на работодателите да предлагат групови предимства на своите служители за кратко време, обикновено около 30 до 45 дни. По време на този критичен прозорец служителите трябва да бъдат информирани за предимствата на служителите, за които могат да се регистрират, кога да направят това и къде да се запишат. За съжаление, много екипи по човешки ресурси се борят да съобщят необходимата информация на служителите, така че те могат да пропуснат.
Имейлът може да бъде мощен комуникационен инструмент за обучение на служители по време на отворени периоди за записване, когато се използва правилно. Тъй като е широко приет и достъпен като средство за комуникация, това може да бъде добър начин да достигнете до всички служители. Научете експертни съвети за съобщаване на предимствата по време на отвореното записване, така че вашите служители да се възползват напълно от предложенията ви за групови предимства тази година.
Съобщете за ползите преди, по време и след отворено записване
Месеци преди отворената дата за записване е важно да имате солиден комуникационен план за предоставяне на подходяща информация за служителите преди записване, по време на активното записване и след приключване на записването нагоре. Това може да бъде поредица от имейли, които насърчават служителите да предприемат конкретни действия, с връзки към сайта за записване и информация за предимствата.
Назначете представител за комуникация на Central Benefits
Отзивчивостта е от решаващо значение по време на отвореното записване, защото служителите ще имат безброй въпроси през това време. Уверете се, че сте назначили поне един човек, който ще служи като точка за контакт за всички входящи имейли от служители, които имат въпроси и притеснения. Трябва да е някой, който е добре запознат с подробностите на плана, тарифите и сроковете.
Използвайте вътрешна система за събиране на информация и анализи, свързани с предимствата
Вашата компания проследява ли активно регистрации, частични регистрации и други аспекти на процеса на записване? Ако не, тогава вътрешна система може да бъде полезна за поддържане на управлението на записването в цялата организация. Използвайте безплатен имейл сървър като Outlook, за да настроите имейл предупреждения за промени в данните.
Създайте поредица от съобщения за седмични контактни точки със служители
Отвореното записване може да стане по-лесно и по-продуктивно, когато има постоянен обмен между екипа по човешки ресурси и служителите. Като част от вашата имейл комуникационна стратегия, създайте поредица от съобщения, които говорят за теми за здраве и уелнес, функциите на програмите за предимства и други свързани въпроси. Изпращайте ежеседмични имейли за контактни точки до всички.
Дайте на мениджърите седмичен отчет за усилията за записване на предимства
Винаги е добре да получите пълна подкрепа от мениджърите по време на усилията за записване на предимства. Защо? Мениджърите могат да помогнат на служителите да приоритизират записването в техните предимства за предстоящата планова година и могат да споделят как предимствата подкрепят целите на служителите. Използвайте целенасочена имейл кампания за мениджъри по време на периодите на OE, за да ги държите в крак с важни задачи и дати.
Направете имейлите с предимства забавни
Периодът на отворено записване не трябва да бъде стресиращ. Всъщност това може да бъде възможност да се забавлявате малко. Разработете имейли, които включват някои забавни игри като любопитни факти, интересни факти за компанията и безплатни подаръци за здравословни закуски.
Осигурете правилна граматика и правопис в имейлите
Преди да изпратите имейли за предимства, уверете се, че граматиката и правописът са проверени старателно. Той може да гарантира, че никакви правописни грешки не достигат до читателите и че имейлите имат добър смисъл. Печатните грешки могат да объркат служителите и изглеждат непрофесионални.
Използвайте стандартен имейл шаблон и оставете HTML
Когато разработвате имейли за комуникация с ползи, експертите казват, че е най-добре да се придържате към стандартния имейл шаблон и да го поддържате прост. Stray HTML може да попречи на някои програми за четене на имейли, особено на мобилни устройства.
Пишете мощни сюжетни линии
Имейлите ще се четат само след като бъдат отворени. И това няма да се случи, ако темата не принуждава получателите. Когато пишете имейли, съсредоточете се върху създаването на тема на имейла, която ще заинтригува получателите да отворят имейлът със силни думи като „спешно“, „навреме“ и „внимание“ може да помогне за постигането на тази цел.
Използвайте извлечения за общо възнаграждение в сезонни имейли
За да помогнете на служителите да разберат пълната стойност на техните ползи, използвайте извлечения за общи награди поне веднъж през това тримесечие. Той може да бъде прикачен като PDF към отделни имейли или хипервръзка може да бъде включена в имейла, за да се изготви общо извлечение за наградите, когато е удобно на служителите.
