Поддържането на множество групи на една и съща страница е едно от най-големите предизвикателства, с които организаторите на събития се сблъскват всеки ден. Докато всеки, който участва в дадено събитие, иска то да бъде успешно, без определен път за комуникация, винаги ще има шанс подробностите да пропаднат през пукнатините. Предотвратяването на пропуски може да бъде избегнато чрез създаване на информационна схема от самото начало. Следвайте указанията по-долу, за да поддържате всички страни да работят в една и съща посока.
Бъди Главен
Повечето събития са съвместни усилия на няколко различни отдела, но в крайна сметка трябва да има един лидер, който да наблюдава цялата продукция. Всеки човек в екипа трябва да се фокусира върху своята специалност и да разбира важността на своите граници. Идентифицирайте се като водещ плановик от самото начало на проекта. Обяснете на вашите колеги значението на информационния поток и илюстрирайте какво се случва, когато протоколите се игнорират. Тъй като никой не иска да носи отговорност за създаването на проблем, обяснете правилата за вътрешен диалог в първия ден.
Организирайте комитети за събитието
Целта тук е да се сдвоят работници, чиито отговорности ще се пресичат по някакъв начин. Например маркетинговият отдел трябва да бъде в същата комисия като аудиовизуалния екип, за да гарантира, че всички графики и лога се показват правилно. Създаването на екипи, които естествено трябва да работят заедно, ще премахне много от излишните имейли, които са склонни да се губят в разбъркването. Изберете по един контакт от всяка комисия, който да ви докладва с последните развития.
Публикувайте крайни срокове, за да поддържате планиращите екипи на път
Публикуването на крайни срокове много по-рано ще намали нивата на стрес за всички участници. Можете да подсилите стойността на вашите крайни срокове, като създадете блок-схема, която илюстрира как ще се използва работата на всяка комисия, за да се обедини всичко. Служителите обикновено реагират по-добре, когато знаят, че друг отдел чака техния отговор. Споделянето на тази информация поддържа процеса прозрачен и подчертава отговорността, без да използва отрицателни действия.
Дръжте ръководителите в течение
Една от най-големите грешки, които можете да направите, е да работите зад кулисите, докато не сте готови да представите идеи на вашите изпълнителни ръководители. Рядко, ако изобщо някога, ще влезете в офиса им и ще си тръгнете, без да се налага да променяте някои аспекти на вашето събитие. Спестете си това разочарование, като проактивно се срещате с тях на редовни интервали по време на процеса на планиране. Много по-лесно е да правите промени в средата на вашия проект, вместо да се връщате назад в края.
Свържете се с вашите доставчици
Друга на пръв поглед невинна грешка, която може да възникне, е вторичната комуникация с доставчиците. Това се случва, когато колега поеме инициативата да се свърже директно с доставчик, за да сподели подробности за планирането, за които не сте запознати. Резултатът от тези странични разговори може да има голямо влияние върху начина, по който събитието се събира. Единственият начин да предотвратите това е да ограничите вашия доставчик да приема поръчки от други служители. Може да си помислите, че звучи грубо в началото, но ще спите много по-лесно, знаейки, че цялата информация тече през вас.
Осигурете проактивни актуализации на информацията
Да бъдеш водещ организатор на събитие изисква да споделяш толкова информация, колкото получаваш. Съхранявайте основен документ за планиране, който очертава подробностите за събитието, и изпращайте седмични актуализации на всички членове на вашата комисия. Поддържайте комуникацията си кратка и по същество. Искате всички да четат бележките във вашите седмични актуализации по имейл, но ако блуждаете непрекъснато, бързо ще загубите вниманието им.
Управлението на информационния поток на вашите събития изисква същите процедури като междуведомствените комуникации. Дръжте всички наясно с техните отговорности и споделяйте важни актуализации с всички участващи страни. Критичната разлика е, че вие сте главен изпълнителен директор на проекта. Вашата роля е да управлявайте всички подробности които идват и ги превръщат в споделена визия, която отговаря на нуждите на всеки отдел. Основата на успеха е да се гарантира, че цялата информация тече в една и съща посока.
