След като сте подали данъчната си декларация за тази година, отделете няколко минути, за да организирате данъчните си записи и да ги съхранявате, където можете да ги намерите. Никога не знаете кога вие или вашият бизнес може да бъдете одитирани и трябва да сте готови.
Но колко дълго трябва да ги съхранявате?
Защо да запазваме данъчни записи?
В допълнение към използването на вашите данъчни записи за ваши лични или бизнес цели, ще трябва да ги запазите, за да документирате източника на информацията във вашата данъчна декларация и за подпомагане на вашия бизнес и личен доход, удръжки и кредити в случай на данък одит.
Предприятията имат по-подробни изисквания за водене на записи, тъй като могат да вземат данъчни облекчения за обикновени и необходими бизнес разходи. Например, те трябва да показват бизнес цел на разписки за пътуване и други разписки.
Сроковете на Службата за вътрешни приходи (IRS) за водене на данъчни записи са еднакви както за фирми, така и за физически лица.
Какво е правилото за водене на данъчни регистри?
Като цяло IRS казва, че трябва да поддържате записи, които подкрепят вашите твърдения във вашата данъчна декларация за доходи, удръжки и кредити по време на това, което агенцията нарича „период на давност“ за тази декларация.
Срокът на ограничения е времето, когато:
- Можете да промените декларацията си, за да поискате кредит или възстановяване на средства; или
- IRS може да начисли допълнителен данък
Сроковете обикновено започват да текат, когато подадете декларацията, но ако подадете преди крайната дата, срокът тече от крайната дата. Например, ако подадете на 15 март, ограничението започва на 15 април (или датата на падежа за тази година). Но ако получите разширение и подадете файл на 15 октомври, ограничението започва от тази дата.
Някои години данъците не се дължат на 15 април. През 2021 г. фирмите в Тексас, Луизиана и Оклахома имат срок до 15 юни да подадат своите данъчни декларации за 2020 г. Това е еднократно удължаване, предоставено от IRS в отговор на зимните бури през 2021 г. Данъкоплатците в други области имат срок до 17 май 2021 г. да подадат своите федерални данъци за 2020 г., но това се отнася само за физически лица, не и за фирми.
В повечето случаи срокът на давност е три години от датата, на която сте подали декларацията, но има различни граници за някои ситуации.
Ограничения, когато не сте докладвали доходи
Ограничението е шест години, ако не сте докладвали доходи, които е трябвало да бъдат отчетени, и са повече от 25% от брутен доход (от всички източници) върху възвръщаемостта или той се дължи на чуждестранни финансови активи и повече от $5,000.
Ограничения за предявяване на искове
Ако искате да поискате възстановяване на средства, трябва да подадете иск в рамките на три години от датата, на която сте подали декларация за тази година (или датата на падежа) или две години от датата, на която данъкът е платен, което от двете настъпи по късно.
За да подадете иск за надплащане от приспадане на лош дълг или загуба от безполезни ценни книжа, трябва да подадете иск в рамките на седем години от датата, на която връщането е било дължимо.
Ограничения на регистрите на собствеността
Съхранявайте записи на собствеността, докато изтече срокът на давност за годината, в която сте продали или се разпоредили с имота.
Например, ако сте одитирани, защото дължите пари по данъчната си декларация за 2020 г. и сте продали служебно превозно средство през 2019 г., трябва запазете записите за това превозно средство за три години от датата, на която сте подали данъчната си декларация за 2020 г. или датата на падежа, ако сте подали преди това дата.
Ако подадете измамна декларация или не подадете декларация, няма ограничение за това кога IRS може да начисли данък върху тази декларация.
Запазване на данъчни декларации и данъчни записи върху заплатите
Не забравяйте да запазите миналите си данъчни декларации. Сроковете за съхранение на тези декларации са същите като за другите данъчни регистри: в повечето случаи три години.
Предприятията трябва да съхраняват информацията за заплатите и служителите за одити най-малко четири години, след като служителят напусне вашата компания. Вижте тази статия на водене на записи на заплатите за повече информация.
Американската асоциация на адвокатите ви предупреждава да не унищожавате стари данъчни декларации.
Бързо сравнение на воденето на данъчни регистри
Броят години, които трябва да съхранявате:
| Ситуация | Брой години от датата на подаване или падежа |
|---|---|
| Ако дължите пари | 3 години от датата на подаване (приема се за крайна дата) |
| Ако не сте докладвали всичките си приходи | 6 години от падежа или датата на подаване, което от двете настъпи по-късно |
| Ако искате възстановяване на сумата | 3 години от датата на подаване на декларацията или 2 години от датата на плащане на данъка, което от двете настъпи по-късно |
| Ако искате да подадете иск за надплащане за приспадане на лош дълг или загуба от безполезни ценни книжа | 7 години от датата на изплащане на връщането |
| Измамна данъчна декларация или неподадена данъчна декларация | Няма ограничение |
| Имотни записи | Давностният срок започва да тече, когато имуществото бъде продадено или по друг начин се разпореди с него. |
Държавни изисквания за запазване на данъчни записи
Повечето щати на САЩ спазват федералните правила на IRS за водене на данъчни записи, но някои имат по-дълги периоди на ограничения. тази статия относно воденето на държавни данъчни регистри има подробности.
Какво става, ако даден запис липсва или е унищожен?
Какво правите, ако нямате запис за приспадане или разход, който сте поискали върху вашите данъци?
Ако, например, нямате анулиран чек или електронна разписка, за да докажете приспадане, можете да започнете, като проверите във вашата банка дали има копие от записа. Можете също така да използвате финансов отчет на банка или инвестиционен посредник, за да покажете транзакцията, стига да е „много четлив“.
Ако вашите записи са били унищожени при бедствие като наводнение или пожар, можете:
- Получете копия от вашите данъчни декларации, като използвате услугата Get Transcript на IRS или се обадете на 800-908-9946, за да ги поръчате.
- Вземете извлечения от кредитна карта и банкова сметка от вашата финансова институция.
- Получете копия от записи, свързани с имота, като се свържете с компанията, която е извършила покупката.
- Свържете се с изпълнители, които са построили или реконструирали вашия дом. Можете също така да получите писмени описания от приятели и роднини, които са видели имота преди и след като е бил унищожен.
- За наследено имущество проверете съдебните регистри или говорете с адвоката, който се е занимавал с тръста или имуществото.
- За автомобили потърсете в Kelley Blue Book, Националната асоциация на дилърите на автомобили или Edmunds за текущи справедливи пазарни стойности.
