Както подсказва фразата, системите за отчитане на управление улавят видовете данни, необходими на мениджърите на компанията, за да управляват бизнеса. Видовете финансови данни, които се представят в годишните отчети, обикновено са в основата им. Такава подробна финансова информация се събира от сметки, сертифицирани публични сметки (CPA) и Дипломиран глобален управленски счетоводител (CGMAs).
Стабилните системи за отчитане на управлението обаче ще съдържат данни на много по-подробни нива, отколкото се представят на инвеститорската общественост. Например, a финансови услуги общите финансови резултати на фирмата могат да бъдат преработени в отчети за печалбата и загубата, подредени от:
- Организация (като отдел, бизнес единица или отдел)
- Географски регион
- Продукт
- Клиентски сегмент
- Конкретни клиенти (непрофесионални и институционални)
- Финансов съветник
Междувременно финансовите показатели, като приходи, разходи и печалби, едва ли са единствената грижа на системите за отчитане на управлението. В най-добре управляваните компании те също се използват за проследяване на различни нефинансови променливи, които са от значение за ръководството, като например:
- Брой служители
- Клиенти, домакинства и/или сметки
- Клиентски активи на попечителство
- Нетни нови пари, депозирани или изтеглени от клиенти
- Инвестиционната ефективност на клиентските активи под управление
Проектанти и потребители на тези системи
Контрольорите и главните финансови директори (CFO) са склонни да посвещават значителна част от времето си на проектиране, внедряване, поддържане и коригиране системи за отчитане на управлението, както и за наблюдение и анализ на техните резултати и препоръчване на курсове на действие на ръководството въз основа на такъв анализ. Членовете на персонала в областта на информационните технологии и науката за управление често са ключови партньори с финансовите мениджъри и финансовите анализатори при разработването и поддържането на системи за управленски отчети.
Настолен компютър срещу мейнфрейм
В много случаи обаче системите за отчитане на управлението се изграждат и поддържат стриктно с използване на десктоп компютри, вградени електронни таблици в Excel и работещи на персонални компютри, вместо програмирани в мейнфрейм среди. Както в големите, така и в малките компании причините за използване на настолни компютри (често изискващи големи количества ръчно въвеждане на данни) обикновено са две.
Първо, разходите за разработка и поддръжка обикновено са много по-ниски, отколкото при мейнфрейм приложенията.
Второ, настолната компютърна среда позволява много по-голяма гъвкавост при промяна на изчислителните алгоритми и форматите за отчитане, отколкото типично приложение, базирано на мейнфрейм. Това е жизненоважно съображение в динамични бизнес среди, където корпоративната структура, продуктовите предложения, бизнес процесите, аналитичните методи, и/или изискванията за отчитане са в постоянен поток или когато ръководството е склонно да задава чести нестандартни или персонализирани въпроси относно своите финансови анализатори.
Автоматизация срещу ръчни процеси
Това, което се нарича системи за отчитане на управлението, в много фирми често е силно зависимо от ръчни процеси и далеч не е напълно (или дори основно) автоматизирано. Например, много от отчетите, които се озовават на бюрата на ръководителите, всъщност могат да бъдат електронни таблици, ръчно попълнени с данни и форматирани от персонала. В този смисъл системите за отчитане на управлението често са, в по-строг смисъл, повече процеси, отколкото информационни системи, както обикновено се разбира тази фраза.
Приложения на управленско отчитане
Системите за отчитане на управлението често са критични инструменти за оценка на представянето на организации и мениджъри, а понякога и на служители на по-ниско ниво. Резултатите могат да бъдат ключови определящи фактори за компенсацията, като например определянето на бонус пулове. Например, бонусите на ръководителя и персонала на бизнес единица могат да бъдат премахнати от печалбата, която система за отчитане на управлението приписва на тази единица. По същия начин за a продуктов мениджър, ако фирмата има добре развита система за измерване на рентабилността на продукта. Също така за маркетинг мениджър за развитието и рентабилността на даден клиентски сегмент, ако се измерва ефективността на този сегмент.
Пречки пред разработването на системи за управленско отчитане
Често срещан проблем при разработването на схеми за отчитане на управлението е, че данните, необходими за попълване на годишния отчет на фирмата, формуляр 10-K, формуляр 10-Q, корпоративен данъчните декларации и отчетите до регулаторните агенции (наред с други външни групи) може да не са достатъчно подробни или в подходящ формат за извършване на видовете анализи (някои от тях споменати по-горе), че може да се наложи ръководството да оцени фирмата и нейните съставни направления на дейност и да коригира своите стратегически посока. Отчитането на управлението е общ термин за тези видове анализи, които се използват вътрешно от ръководството, вместо да се докладват на външни субекти (като инвеститорската общественост, данъчните власти и регулаторните органи тела).
Ключови аналитични въпроси
Разработването на системи за управленско отчитане често се сблъсква с препятствия, свързани с ключови аналитични въпроси, като например:
- Методики за вътрешно трансферно ценообразуване
- Приписването на корпоративни режийни разходи на отделни продукти или клиенти
- Дезагрегиране на промените в клиентските активи на отделни въздействия на промените в пазарните цени (т.е. инвестиционни резултати) и на нетните депозити и тегления
В повечето случаи тези аналитични предизвикателства са податливи на множество методи, всеки от които има свои собствени недостатъци и не е очевидно превъзходен във всички ситуации.
