Счетоводните транзакции могат да бъдат въведени неправилно в счетоводна система или може би една транзакция е трябвало да бъде разделена на две различни сметки в главната книга, например.
Така или иначе, когато това се случи, трябва да направите промени в първоначалната си транзакция, след като е била записана, и можете да направите това лесно в счетоводния софтуер QuickBooks, като направите запис в дневника.
Можете да правите записи в дневника QuickBooks за коригиране или коригиране на транзакции и осчетоводяване на записи, които не могат да бъдат извършени по други начини, като корекции на печалбата или загубата.
Процесът на въвеждане в дневника е доста лесен, но можете да направите запис в дневника само за един клиент или доставчик наведнъж. Ако искате да коригирате салда на множество клиенти или доставчици по този начин, ще трябва да публикувате отделни записи.
Какво е запис в дневник?
Общ запис в дневника е счетоводна операция, която се въвежда или осчетоводява директно в главна книга
Например, може да сте въвели месечната сметка за комунални услуги от $100 във вашата компания застраховка разходна сметка случайно. Можете да публикувате коригиращ запис в дневника, за да намалите или кредитирате сметката за застрахователни разходи със $100 и да увеличите или дебитирате сметката за комунални разходи със $100, за да коригирате грешката си. Тогава всичките ви сметки ще бъдат в правилен ред и няма да се налага да променяте сумата, дължима от вашия доставчик, тъй като тази част от транзакцията е записана правилно.
Записи в дневника за дейности в края на годината
Вашият дипломиран експерт-счетоводител или счетоводител може да искате да правите записи в дневника, за да завършите дейности в края на годината, като осчетоводяване на данъчни корекции във вашите книги, записване на амортизационни разходи или прекласифициране на приходи и разходи. Вашият счетоводен специалист може да ви предостави конкретна информация, ако искате да публикувате записите в дневника себе си в края на годината, заедно с обяснения защо записите са били необходими за вас ситуация.
Как да правите общи записи в дневника в QuickBooks
Можете да правите общи записи в дневника в QuickBooks, като следвате тези инструкции стъпка по стъпка:
- Отидете на Компания > Правете общи записи в дневника от менюто в горната част на екрана.
- Променете Дата поле, ако е необходимо, в Прозорец за създаване на общи записи в дневника. QuickBooks ще използва по подразбиране текущата дата, така че ако искате да публикувате запис за предходен месец или година, не забравяйте да го промените, така че записът ви да бъде записан в подходящия финансов период.
- Въведете номер за вашия запис в дневника в Поле за входящ номер. QuickBooks автоматично ще номерира следващите записи в дневника последователно.
- Въведете номера на сметката в главната книга в Колона акаунт. Можете също да изберете първия акаунт от падащо меню в колоната Account.
- Въведете дебитната или кредитната сума за акаунта, който сте избрали в Дебитни или кредитни колони. Дебитите и кредитите трябва да бъдат равни, за да бъде записът балансиран и да позволи на QuickBooks да публикува записа.
- Въведете описателна бележка в Мемо колона. Той ще бъде показан в отчети, които включват този запис в дневника. Тази стъпка не е задължителна, но се препоръчва, за да си спомните по-късно защо е направено въвеждането.
- Повторете стъпки от 4 до 6, докато записите се компенсират напълно и транзакцията достигне нулев баланс. Вашата обща сума в колоната Дебит трябва да е равна на общата сума в колоната Кредит и след това записът в дневника ще бъде правилно балансиран.
- Кликнете Запазване и затваряне за да запазите записа в дневника и да затворите прозореца, или щракнете Запазване и ново за да запазите записа в дневника и да отворите нов прозорец.
Можете да правите повечето общи записи в дневника в QuickBooks, като използвате тези стъпки, но ако искате да правите записи в дневника, които засягат вземания на конкретен клиент или задължения на доставчик, ще трябва да поставите клиента или доставчика на първия ред на Входът.
