Един от най-разпространените счетоводни документи е фактурата. В повечето случаи, особено когато купувачът иска да поиска някакъв вид приспадане, клиентите на вашия уебсайт за електронна търговия ще изисква фактура. Това, съчетано с факта, че данъчното облагане винаги е специфично за територията, прави важно фактурата за вашите продажби за електронна търговия да включва определено минимално ниво на информация. Когато проектирате фактура за вашия бизнес за електронна търговия, ето част от информацията, която трябва да имате предвид, включително:
Думата "фактура"
За да стане напълно ясно, че документът е официална фактура, е важно да включите думата фактура на видно място в горната част. В някои случаи документът може да служи като фактура плюс нещо. Това нещо може да бъде:
- Доставна бележка
- Дебитно известие
- Данни за куриера
Уникален сериен номер на фактура
Тъй като това е официален данъчен документ, трябва да следвате някаква логика за присвояване на сериен номер на всяка фактура. В най-простата форма серийният номер е само с едно число по-голям от предишния сериен номер. В една малко по-сложна система можете да инициализирате серийния номер всяка финансова година. В още по-сложни системи може да искате да имате буквено-цифрово серийно номериране. В тази система буквата може да посочи конкретния клиент или продуктова категория.
Вашето официално фирмено име и всякакви вторични имена
Вашата фактура трябва да включва вашите официално фирмено име. Ако има други свързани имена, те също трябва да бъдат споменати. Пример може да бъде „Качествени търговци“ като име на фирма и „франчайз на XYZ Online Markets“ като вторичен индикатор.
Информация за връзка
Като абсолютен минимум трябва да се споменат вашият град и държава. При липсата на тази информация мястото на данъчното облагане не би било ясно. Добра идея е да включите пълния си адрес, телефонен номер и имейл адрес. Допълнителната информация за контакт също може да има смисъл в определени случаи. Част от такава допълнителна информация може да бъде:
- Адрес на клон
- Отделно посочване на имейл адреси за различен отдел, като обслужване на клиенти, фактуриране, поддръжка на продажби и др.
Данъчни и други бизнес регистрационни кодове
Ако добавите данък под формата на данък върху услугата, ДДС, GST или някакъв друг вид, е необходимо да включите вашите регистрационни кодове за този конкретен вид данък. Освен това, в зависимост от вашето местоположение, може да се наложи да посочите идентификационния си номер на бизнес регистрация във фактурата.
Данни за клиента
Фактурата не е инструмент на приносител. Това означава, че фактурата не е собственост на лицето, което я притежава. Вместо това фактурата трябва да бъде адресирана до конкретно лице. Така че трябва да посочите купувача. Обикновено официалното пълно име е адекватно. Повечето търговци на електронна търговия обаче предпочитат да включват също и адреса на улицата и имейл адреса.
Описание на продукта
Името, размерът (ако е приложимо), типът (ако е приложимо), количеството, единичната цена и общата цена трябва да бъдат посочени за всеки артикул, който клиентът закупува.
Добавки и удръжки към разходите
Добавките могат да включват пощенски разходи, доставка, данъци, предишни дължими задължения. Изважданията могат да включват отстъпки, кредити, купони и други подобни.
Подробности и начини на плащане
Трябва да се спомене за различни методи, чрез които клиентът може да плати. Може да включва подробности за името, на което трябва да бъде изтеглен чекът, или идентификатора на PayPal, на който трябва да бъде преведена сумата, или банкови данни. В повечето B2C електронна търговия фактурата всъщност се генерира след получаване на плащането. В този случай трябва да се споменат подробностите за полученото плащане.
Правила и условия
Трябва да се споменат реда и условията, свързани с продажбата. Когато фирмите използват предварително отпечатани формуляри за фактури, тези правила и условия са склонни да бъдат предварително отпечатани върху самите канцеларски материали. Общите правила и условия включват подробности за възстановяване на суми, връщане, ремонти, гаранции и гаранции. Освен това, тъй като говорим за електронна търговия, може да има смисъл да включите вашата политика за поверителност тук.
