Когато сте на интервю за работа административен асистент, интервюиращият ще иска да научи доколко вашите квалификации са подходящи за позицията и как бихте се вписали в компанията и отдела.
Тъй като работата изисква както административни, така и междуличностни умения, мениджърите по наемане на персонал често ще питат за специфични качества, които имате, които ви квалифицират за позицията, както и вашите по-малко измерими умения за работа с хора.
Подготовка за интервюто
Един от начините да се подготвите е да анализирате описанието на длъжността, за да се опитате да добиете представа дали има определен набор от умения, върху които се фокусира позицията.
Например, има ли акцент върху планирането на пътуването, координацията на проекти, планирането на ежедневните срещи, личната помощ или нещо друго?
Не забравяйте да подчертаете най-подходящия си опит, когато отговаряте на въпроси за интервю за работа.
Направете списък с уменията, споменати в обявата за работа, и не се колебайте да добавите някои други, които смятате, че също биха били приложими. След това разгледайте собствените си административни и офис умения и съобразете квалификациите си с работата.
Това ще ви помогне да приспособите отговорите си по най-подходящия начин към конкретната позиция.
1:14
Гледайте сега: Как да отговорите на 4 често срещани въпроса за административна работа
Съвети за провеждане на интервюто
Важно е да сте наясно, че дискусията вероятно ще надхвърли междуличностните меки умения, като вашите комуникационни способности, организационни умения или навременност. Трябва да сте готови да говорите и за трудни умения.
Бъдете готови да обсъждате софтуерни програми
Тъй като много позиции на административен асистент изискват често използване на специфичен софтуер, може да се наложи обсъдете различните програми, с които сте работили, как сте използвали тези програми и вашето ниво на експертиза.
Обичам да използвам технологии и да научавам нови програми. Освен това имам умение да обучавам колеги, които може да не са толкова разбиращи в използването на системи. В последната ми работа в Kent Associates се включих доброволно да прегледам системите за управление на проекти за екипа от професионалисти, които подкрепях. Шефът ми одобри препоръката ми и въведохме уеб базирана система, Asana, която ни помага да проследяваме проекти и да споделяме информация в уеб платформа.
Аз съм най-добрият човек в офиса за PowerPoint слайдове и се радвам да помагам на нашите търговци да удивят клиентите с техните презентации. Освен това съм напреднал потребител на Excel и създавам сложни макроси за изготвяне на бюджетни прогнози за предложения за проекти.
Отговорите ви ще бъдат по-впечатляващи, ако предоставите конкретни анекдоти, които илюстрират вашето владеене на административни инструменти и процеси.
Бъдете готови да обсъждате административни процеси
Трябва да сте готови да обсъдите своя работен процес и административни процеси на предишни позиции. Като административен професионалист не трябва да има съмнение, че сте организирани и ориентирани към детайлите. Вашият интервюиращ ще иска да знае как проявявате тези качества в ежедневния си работен процес.
Организационните способности и вниманието към детайлите са сред най-силните ми предимства. Процъфтявах в ситуации, в които мога да въведа ред в сложни проекти. Например, преди това подкрепих осем професионалисти, които планираха промоционални събития за клиенти. Разработих шаблон за проследяване на целите и напредъка за всеки проект и го настроих на споделен диск така че всички участващи членове на персонала да могат да проследяват напредъка си по отношение на проектите на екипа и събития.
Когато работех за Alfred Group, създадох ръководство за процедурите, което очертава стъпките, необходими за обработка заявления за заем и след това го качи онлайн, така че всички кредитни служители да могат да го следват процедури.
Винаги отговаряйте положително
Внимавайте за поведението си по време на интервюто. Усмихвайте се, поддържайте зрителен контакт с вашия интервюиращ и говорете с ентусиазиран (но все пак спокоен и уверен) тон на гласа.
Тъй като административните асистенти често взаимодействат много тясно с лицата, за които работят, важно е да бъдете позитивни, професионални и учтиви по всяко време.
Искате интервюиращият да не се съмнява, че работата с вас ще бъде приятно изживяване.
Работех на рецепция в нашата агенция и беше изключително важно да направя положително първо впечатление както за настоящите, така и за бъдещите клиенти. Аз съм естествен човек, който може да направи, и моите отзиви редовно възхваляваха ориентацията ми към обслужване на клиенти.
Компанията проучва клиенти след взаимодействие и моето име постоянно се появява като служител, който е полезен, приятен и професионален. Шефът ми коментира колко често клиентите ме търсят, когато се обаждат в офиса за съдействие.
Въпроси и отговори за интервю за административен асистент
Докато се подготвяте, може да е полезно да прегледате въпросите, които може да ви бъдат зададени. Помислете как да формулирате отговор, подчертавайки конкретни преживявания и успехи от предишни работни места.
- Какви компютърни умения имате и какви програми използвате удобно? - Най-добри отговори
- Удобно ли ви е да използвате телефон с множество линии и да управлявате голям обем телефонни разговори? - Най-добрите отговори
- В тази компания обичаме да мислим за себе си като за екип, който работи заедно за постигане на едни и същи цели. Как се чувствате да работите в екипна среда? - Най-добри отговори
- Как бихте се чувствали да ръководите двама или трима други служители? - Най-добри отговори
- Коя е най-голямата ви сила и как би помогнала за представянето ви на тази позиция? - Най-добри отговори
- Коя е най-голямата ти слабост? - Най-добри отговори
- Как се справяте със стреса и напрежението? - Най-добри отговори
- Какво беше усещането да работиш за твоя ръководител? - Най-добри отговори
- Какво очаквате от супервайзор? - Най-добри отговори
- Предпочитате да работите самостоятелно или в екип? - Най-добри отговори
- Работите ли добре с хората? - Най-добри отговори
- Дайте някои лични примери за работа в екип. - Най-добри отговори
- Въпроси за интервю на рецепционист: - Списък с въпроси
Въпроси, които да зададете на интервюиращия
Трябва също да направите някои проучвания за компанията и да сте готови да задавате уместни въпроси, когато възникне възможност.
Може да бъде полезно да измислите няколко въпроса предварително, които можете да зададете или обсъдите допълнително, ако не сте получили възможността по-рано на интервюто.
Често това ще бъде към края на интервюто, така че е важно да оставите интервюиращия(ите) с добро впечатление. Чудесен начин да направите това е да покажете интереса и подготовката си за интервюто за работа, като свържете въпросите, които са ви зададени, с някои свои въпроси.
- Какви са отговорностите на тази позиция?
- Можете ли да опишете типичен ден (седмица) в този отдел?
- Какви са силните страни в този отдел? Какви са слабите страни?
- Какво биха казали предишните ви асистенти, че е най-добрата част от работата за вас? Какво биха казали, че е най-лошото?
- В каква посока виждате да върви компанията през следващите пет години? Смятате ли, че има заплахи за успеха му?
- Защо последният ви помощник напусна поста? Какви бяха неговите/нейните силни страни? Какви бяха неговите/нейните слабости? Какво прави той/тя сега?
- Какви качества имаше най-добрият ви помощник? Какво ще кажете за най-лошия си помощник?
- Колко често се извършват прегледи на ефективността? Кой ги провежда?
- Какви умения са най-важни за вас като административен асистент?
- Как награждавате и насърчавате хората, които работят във вашия отдел?
- Има ли текущи производствени проблеми в този отдел?
- Как се справяхте с кадровите проблеми в миналото?
- Кои са някои от най-големите предизвикателства за човек на тази позиция?
- Кой е най-възнаграждаващият аспект на тази позиция според вас?
- Вие (компанията/отделът) подкрепяте ли членство в професионални асоциации и продължаващо професионално развитие?
- Каква бихте описали като роля на административния персонал в този офис?
- Очакват ли се извънреден труд или часове през уикенда?
- Какво ви харесва най-много в работата в тази компания? Има ли промени, които бихте направили?
- Какво ви харесва най-малко в работата тук?
- Насърчавате ли отдела да работи като екип или да се концентрирате повече върху индивидуалните приноси?
Бъдете подготвени за още въпроси за интервю за работа
В допълнение към конкретните въпроси за интервюто за работа, ще ви бъдат зададени и по-общи въпроси относно вашата трудова история, образование, силни и слаби страни, постижения, цели и планове.
Ето списък с най-често срещаните въпроси за интервю и примерни отговори.
