Dokumentace je pro správné rozhodování klíčová
Ve světě lidských zdrojů a zaměstnanosti dokumentace o výkonu zaměstnance může způsobit nebo zlomit vaši schopnost disciplína, vypovědět, nebo spravedlivě podporovat, odměňovat a uznávat zaměstnance.
Dokumentace je nezbytná pro manažery a personální personál, protože musíte vynaložit velké úsilí, abyste vše zaznamenali událostí v historii zaměstnání vašich zaměstnanců – pozitivních i negativních incidentů výkon.
Zde najdete vše, co manažeři a personalisté potřebují k pečlivé dokumentaci výkonu zaměstnanců.
Proč byste měli dokumentovat výkon zaměstnanců
- Dokumentace o tom svědčí byly diskutovány problémy s výkonem se zaměstnancem včas a stručně.
- Dokumentace nabízí historii zlepšení nebo neschopnost zaměstnance zlepšit výkon přesčas. Je to chronologický a přesný popis jednání zaměstnance, jednání manažera a událostí, jak k nim dochází.
- Dokumentace poskytuje důkazy, které podporují rozhodování managementu nepříznivé jednání, jako je disciplína nebo ukončení se zaměstnancem.
- Dokumentace nabízí důkaz, že si zaměstnanec zaslouží dostupné povýšení nebo příležitost oproti jiným zaměstnancům, kteří jsou také způsobilí.
- Dokumentace poskytuje důkazy odůvodňující zvýšení, snížení platu nebo důvod, proč zaměstnanec nedostal žádné zvýšení.
- V případě soudního sporu chrání zájmy zaměstnavatele úplná a důkladná dokumentace. Dokumentace může podporovat činnosti managementu v výpověď neúspěšnému zaměstnanci. Může také prokázat, že zaměstnanec dostal výpověď z důvodů, které jsou právní na rozdíl od jiných jako je nezákonná diskriminace.
Co dokumentovat
Manažeři potřebují dokumentovat výkon zaměstnanců, a to jak pozitivní přínosy, tak výkonnostní selhání. Potřebují přesně zdokumentovat, co zaměstnanec udělal a řekl a co udělal a řekl manažer v reakci na schůzku nebo konverzaci.
Musíte zdokumentovat všechny dohody uzavřené během rozhovoru, stanovené cíle, požadovaná a očekávaná zlepšení a časový plán zlepšení. Dokumentace by také měla obsahovat závazky, které manažer přijme, aby zaměstnanci pomohl.
Jak dokumentovat
Dokumentace by měla být sepsána během nebo bezprostředně po schůzce nebo rozhovoru se zaměstnancem. Nikdy byste neměli vynechat zapsání rozhovoru se zaměstnancem v den, kdy k němu skutečně došlo. Čekání na později nebo do dalšího dne ovlivňuje kvalitu dokumentace, protože je založena na tom, co si pamatujete.
Jednou z nejhorších chyb, které manažeři dělají, je věřit, že mohou podle potřeby rekonstruovat historii poradenství zaměstnancům. Žádný personalista, který má zkušenosti se slušnou a včasnou dokumentací, se nikdy nenechá zmást rekonstruovaným záznamem. Manažeři, kteří rekonstruují zpaměti, přinášejí své společnosti zbytečné a nepřijatelné riziko, protože vymyšlená historie v případném soudním sporu neobstojí.
Potřebujete, aby vaše dokumentace vypadala profesionálně, úhledně a organizovaně. Pište dokumentaci, jako byste mluvili o historii událostí třetí straně. Nikdy nevíte, kdo si může vaši dokumentaci jednou přečíst, takže se ujistěte, že odráží vaši profesionalitu. (Zadní strana koktejlového ubrousku, obálky nebo lepícího lístku se nepovažuje za profesionální dokumentaci.)
Vaše dokumentace by měla být doručena novému manažerovi zaměstnance, pokud zaměstnanec získá novou práci – nebo vy – ve vaší organizaci. Pro vaši paměť a pro informování nového manažera zaměstnance musíte na každý dokument uvést jméno a titul zaměstnance, své jméno a titul a celé datum.
Napište dokumentaci, která je věcná, spravedlivá, právní, objektivní, úplná a konzistentní. Vyhněte se názorům (Mike je nedbalý. Alice je líná. Tom mi lhal.), osočování, úvodník (John je blbec. Mark má problém s postojem.) a nálepkováním (Mary je nezodpovědná. George není týmový hráč.).
Vyhněte se také pokusům interpretovat chování zaměstnance. (Marshe se tento úkol nesmí líbit. Paula vypadá, že je v tom až nad hlavu.) Minimalizujte používání popisných slov, jako jsou přídavná jména a příslovce (pomalu, nedbale, nešťastně, náladově, neslušně). Uveďte konkrétní chování a jednání zaměstnance, nikoli svůj názor nebo jeho výklad.
Jakou dokumentaci musí poskytnout
Při pozdější kontrole dokumentace je potřeba přesný záznam rozhovoru. Držte se faktů a zapište si jen to, co jste řekli vy a co řekl zaměstnanec. Ujistěte se, že vaše dokumentace je jednoznačná a že uvádí fakta na pravou míru. (V jakékoli potenciální právní situaci, chyby v kterékoli z dokumentovaných událostí činí celý zbytek dokumentace podezřelým.)
Nakonec zdokumentujte všechny dohody, závazky, časové osy, potřebná vylepšení, body přihlášení a další podrobnosti, které by vám mohly vypadnout z paměti. Ujistěte se, že jste nastavili datum a čas pro termíny a termíny, aby nedošlo k nedorozumění.
Seznamte se se zásadami dokumentace vašeho personálního oddělení, které vám řeknou, jakou dokumentaci je třeba umístit do personální spis zaměstnance Určitě by měla být zahrnuta jakákoli dokumentace disciplinárních opatření.
Kde dokumentovat a ukládat dokumentaci
Vzhledem k tomu, že dokumentace o zaměstnancích je pro zaměstnance důvěrná a soukromá, musíte být opatrní že jakákoli dokumentace zůstane důvěrná pro manažera, HR a potenciálně i pro další zaměstnance manažer. Vkládání dokumentace na disk sdíleného počítače se proto nedoporučuje. Ručně psanou dokumentaci a vytištěnou dokumentaci manažera je nejlepší uchovávat v uzamčeném úložišti.
Sečteno a podtrženo
Pokud se budete řídit těmito pokyny, když přejdete na oddělení lidských zdrojů a požádáte o pomoc při kázeňství, ukončení nebo převedení zaměstnance na práci s lepší potenciál přizpůsobení, HR vám pomůže vyřešit problém nebo zlepšit situaci. Když vám HR řekne, abyste dokumentovali, dokumentovali, dokumentovali nebo vám nemohou pomoci; budete muset mít pokryty všechny své základny.
Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a zákonnost. Stránku čte publikum z celého světa apracovní zákony a předpisy se liší stát od státu a zemi od země. Prosím vyhledat právní pomocnebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že váš právní výklad a rozhodnutí jsou ve vaší zemi správné. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.
