Pokud uvažujete o kariéře jako plánovač událostí, buď jako nezávislý subjekt, nebo se společností pro plánování událostí, ujistěte se, že se pro tuto roli dobře hodíte. Nejvíc úspěšný plánovači událostí mají působivý soubor dovedností. Níže je pět dovedností plánování událostí, po kterých budete pravidelně sahat. Tyto dovednosti mohou způsobit nebo zlomit váš úspěch.
Plánovači událostí jsou vysoce organizovaní
Při plánování akcí je úspěch v detailech. A není jich málo! Sledování mnoha úkolů, více dodavatelů a neustále se měnící seznamy úkolů najednou – a přitom udržet klienta spokojeného – může být pro některé náročné a pro jiné skličující.
Bytost vysoce organizovaná je nutností pro úspěšné plánování akce. Pro ty, kteří tvoří a spravují seznamy úkolů v osobním životě, může být organizace přirozená. Pro ostatní, kteří se snaží pamatovat si termíny nebo vyzvednout chemické čištění, může organizace vyžadovat více úsilí.
Plánovači událostí mohou řídit jednu událost najednou nebo být ve fázích plánování více událostí současně. Některé události, jako jsou výroční konference, trvají déle než rok plánování, takže plánovači událostí musí zůstat organizováni dlouhodobě.
Organizační nástroje pro plánovače událostí jsou bohaté, od softwaru, který sleduje registraci, až po šablony formulářů a tabulek. Plánování událostí kontrolní seznam který je přizpůsoben pro každý projekt, je jedním z nejcennějších nástrojů, které můžete mít, bez ohledu na vaše přirozené organizační schopnosti.
Vymyslete si organizační systém, který vám bude nejlépe vyhovovat, protože organizování je pro kariéru v plánování událostí zásadní.
Plánovači událostí jsou osobní
Co mají všechny události společného? Lidé. Úspěšní plánovači událostí jsou slušní, poutaví, dobří konverzaci a vynikající posluchači. Plánování událostí je společenskou profesí v tom, že výsledek – událost samotná – bude zahrnovat skupinu lidí, velkých i malých. Porozumět lidem a bavit se s nimi je součástí práce.
To neznamená, že jako plánovač akcí strávíte většinu dne na obědech klientů a koktejlech na společenských akcích. Plánování událostí je těžká práce a velkou část trávíte u stolu s telefonem nebo počítačem; osobní vystupování je však nutností při řešení jednoho z těchto běžných úkolů plánování událostí:
- Jednání s hotely
- Projednávání menu s manažery stravování
- Setkání s prodejci
- Prezentace vašich nápadů na akce potenciálnímu klientovi
- Networking kdykoli a kdekoli
- Dohled zaměstnanců akce
- Práce na vaší události a interakce s hosty a pracovníky
V každodenním životě si většina z nás pamatuje na příjemné a užitečné lidi, se kterými komunikujeme, a tato interakce může učinit zážitek mnohem konstruktivnějším pro obě strany. Vědět, jak se vztahovat k různým osobnostem, jak se s někým spojit a udělat pozitivní dojem, jsou klíčem k úspěchu. Nikdo nechce spolupracovat nebo pomáhat někomu, s kým je obtížné mluvit, je těžké mu porozumět nebo je jakkoli hrubý a neprofesionální, proto považujte slušnost za základní dovednost plánování událostí.
Naslouchejte a komunikujte jasně
Vynikající komunikační dovednosti jsou nezbytné v mnoha profesích. Při plánování událostí může nesprávná komunikace vést k mnoha problémům jak pro plánovače události, tak pro klienta a jednoduché nedorozumění může mít katastrofální následky. Proto je schopnost naslouchat klíčová, abyste pochopili potřeby klienta.
Zde je několik příkladů komunikace a toho, jak se tyto dovednosti plánování událostí používají při plánování událostí:
Psaná komunikace:
- Psaní návrhy akcí pro potenciálního klienta
- Vytváření materiálů pro marketing vaší firmy
- Sepisování smluv pro klienty a dodavatele
- Vypracování poděkování hostům a VIP
Verbální komunikace:
- Schopnost vysvětlit rozsah a účel události
- Efektivně sdělujte své nápady nadřízenému, klientovi nebo prodejci
- Porozumění a zpracování poskytnutých informací, jako jsou obavy klienta nebo dotazy dodavatele
- Dovedně vyjednáváte ceny hotelu, kontaktní údaje nebo doplňky od prodejce
Plánovači událostí jsou kreativní
Úspěšní plánovači akcí mají nápady – spoustu z nich. A s touto kreativitou přichází schopnost přeměnit myšlenku v něco hmatatelného. Plánovači událostí mohou vzít vizi a uvést ji do života. Kreativita je při plánování akce zásadní, od vypracování jedinečného motivu pro večírek až po vymyšlení cenově dostupného řešení zdobení, které splňuje malý rozpočet.
Kreativita také hraje roli při řešení problémů. Schopnost kreativně myslet při vývoji řešení problémů může pozitivně ovlivnit úspěch vaší akce.
Plánovači událostí jsou multitaskeři
V různých fázích procesu plánování událostí existuje mnoho úkolů, které je třeba zvládnout. Můžete vyjednávat o hotelové smlouvě, scházet se s klientem, abyste prodiskutovali potenciální hostující řečníky, rezervovat cateringové služby, pohovory s pronajímateli a prozkoumávat možnosti zábavy. A to jen na jednu akci. Přidejte více událostí ve fázích plánování najednou a konečným výsledkem je žonglování. Úspěšní plánovači událostí potřebují vědět, jak efektivně provádět multitasking a udržet mnoho aspektů události v pohybu současně, aniž by u některého z těchto úkolů upustili míč.
Úspěch v plánování událostí spočívá ve schopnosti stanovit priority a soustředit se na každý úkol, aniž byste se nechali rozptylovat jinými věcmi nebo byli zahlceni četnými detaily, které vyžadují vaši pozornost. Zůstat klidný, soustředěný a flexibilní jsou atributy úspěšného multitaskeru.
