Prognóza nákladů na zaměstnanecké benefity na příští rok

Pro zaměstnavatele může být snadné vytvořit rozpočet na fixní formy odměn zaměstnanců – jmenovitě platy zaměstnanců. Ale je těžší dát číslo na nemzdové výhody, jako je zdravotní pojištění, placená dovolená a penzijní plány.

Zjistěte si odhadované náklady na zaměstnanecké benefity pro nadcházející rok pomocí těchto tipů.

Proč je důležité předpovídat nemzdový rozpočet

Existuje několik důvodů, proč by zaměstnavatelé měli vycházet z výhod rozpočet pro zaměstnance před každým novým plánovacím rokem:

Dodržujte rozpočet a vyhněte se výpadkům pokrytí

Znalost odhadovaných nákladů na benefity pro zaměstnance je pro každou organizaci zásadní, protože pomáhá zajistit rozpočty na HR benefity a zajistit, aby firmy měly v bance dostatek peněz na zaplacení benefitů a aktivní pokrytí plánů, na které se vaši zaměstnanci spoléhají na.

Čím podrobnější je předpověď, tím lépe bude společnost připravena a tím méně finančních překvapení bude čelit.

Dodržujte zákony o zdravotní péči

Podle ustanovení zákona o cenově dostupné péči (ACA) o sdílené odpovědnosti zaměstnavatele jsou zaměstnavatelé klasifikováni jako relevantní velcí zaměstnavatelé (ALE) musí zaměstnancům na plný úvazek (a jejich rodinným příslušníkům) poskytovat zdravotní pojištění že:

• Je cenově dostupný
• Poskytuje „minimální hodnotu“ (přijatelný minimální standard pro lékařské služby)

V opačném případě musí zaplatit zaměstnavateli sdílenou odpovědnost IRS.

Zjištění odhadovaných nákladů na benefity pro zaměstnance umožňuje zaměstnavatelům vyhodnotit, zda jejich navrhovaný pojistný plán splňuje požadavky ACA. Pokud tomu tak není nebo se rozhodnou plán nenabídnout, pomůže to zaměstnavatelům odložit peníze na zaplacení případných vzniklých sankcí.

Vyhodnotit a posílit současné výhody

Každoroční odhad nákladů na zaměstnanecké výhody pomáhá společnostem určit, co je v jejich balíčku výhod, zda je konkurenceschopný a zda odpovídá potřebám jejich pracovní síly.

Pokud firma zjistí, že její balíček není dostatečně robustní, může jej nahradit jinými plány, které vyhovují rozpočtu výhod.

Určete klasifikaci zaměstnanců na plný úvazek

Jedním z prvních kroků, které musí společnost podniknout při předpovídání rozpočtu benefitů na nadcházející plánovací rok, je určit, kolik lidí zaměstnává na plný úvazek. To pomáhá společnosti určit důležité aspekty nabídky výhod a potenciálních daňových závazků.

Je to ALE pod ACA?

Pokud společnost zjistí, že má dostatek zaměstnanců na plný úvazek, aby mohla být považována za použitelného velkého zaměstnavatele (ALE), bude vědět, že podléhá ustanovení o sdílené odpovědnosti zaměstnavatele pokud nezajišťuje svým zaměstnancům na plný úvazek odpovídající zdravotní pojištění.

Obecně jsou ALE zaměstnavatelé, kteří měli v předchozím roce v průměru alespoň 50 zaměstnanců na plný úvazek.

Kolik zaměstnanců potřebuje pojištění

ACA vyžaduje, aby ALE nabídli odpovídající pojistné krytí zaměstnancům na plný úvazek, aby nemuseli platit jednu ze dvou možných plateb sdílené odpovědnosti.

ALE, kteří se chtějí vyhnout platbám sdílené odpovědnosti zaměstnavatele, musí poskytnout minimální nezbytné pokrytí 95 % nebo více svých zaměstnanců na plný úvazek (a závislých osob). Kromě toho by žádní zaměstnanci na plný úvazek neměli obdržet slevu na dani z pojistného při nákupu pojištění prostřednictvím Tržiště zdravotního pojištění.

Pokud některá z těchto podmínek není splněna, může být úřadu Internal Revenue Service (IRS) dlužna pokuta.

Penalty podle ACA

Platby sdílené odpovědnosti zaměstnavatele se vypočítávají na základě počtu zaměstnanců společnosti. Znalost počtu zaměstnanců na plný úvazek může společnostem pomoci předvídat platbu, kterou dluží IRS. IRS obecně informuje společnost, pokud je platba splatná.

Jakmile společnost ví, kolik má zaměstnanců na plný úvazek, může začít analyzovat své výdaje na benefity.

Vypočítejte průměrné náklady na zaměstnanecké výhody

Při sestavování rozpočtu dávek zohledněte povinné i nepovinné dávky. Mezi těmito dvěma kategoriemi benefitů činily náklady zaměstnavatele v průměru 12,18 USD za hodinu, kterou zaměstnanec odpracoval podle amerického úřadu pro statistiku práce (BLS) představovaly 31,2 % celkových náhrad zaměstnancům data.

Je však užitečné uvést průměrné náklady zaměstnavatele na výhody v těchto dvou kategoriích jako výchozí bod pro rozpočet výhod.

Odhadované náklady na povinné benefity pro zaměstnance

Povinné výhody jsou takové, které jsou zaměstnavatelé obecně povinni poskytovat zaměstnancům podle federálního nebo státního práva, včetně:

• daň FICA:To zahrnuje příspěvek zaměstnavatele Sociální zabezpečení a zdravotní daň.
• Pojištění v nezaměstnanostiZaměstnavatelé obecně musí přispívat na federální i státní pojištění v nezaměstnanosti.
• Odměna pracovníků: Většina firem musí platit do tohoto typu pojištění, které pomáhá pracovníkům, kteří onemocní nebo se zraní v práci.

Podle údajů BLS je střední útrata zaměstnavatelů 2,26 USD za každou hodinu, kterou pro ně zaměstnanec odpracoval zákonem požadované výhody zahrnující společnosti napříč soukromým sektorem i státní a místní vlády. To představuje téměř 8,4 % celkových nákladů na odměny zaměstnanců.

Prognóza rozpočtu volitelných výhod

Volitelné výhody jsou jakékoli výhody, které zaměstnavatel nemusí ze zákona poskytovat svým zaměstnancům, včetně:

• Pojištění: Zdravotní pojištění tvoří většinu nákladů na pojištění, ale běžnými zaměstnaneckými benefity jsou i životní pojištění a krátkodobá a dlouhodobá invalidita.
• Placené volno: Do této kategorie spadají placená dovolená, zákonná dovolená, nemocenská a osobní volno.
• Důchod a spoření: To zahrnuje plány definovaných požitků, jako jsou plány 401(k) a související příspěvky zaměstnavatele.
• Doplatek: To zahrnuje příplatky za přesčasy, směnné rozdíly a bonusy.

Zaměstnavatelé utratí za tyto volitelné výhody zhruba 5,71 USD za hodinu, kterou zaměstnanec pracoval, podle údajů BLS. Toto číslo představuje zhruba 21 % celkových odměn zaměstnanců.

Stanovte náklady na přínosy versus náklady na sankce

Společnosti mohou určit, zda bude poskytování benefitů zaměstnancům dražší nebo zaplacení sankcí vzniklých porušením ustanovení ACA o sdílené odpovědnosti zaměstnavatele.

Podle ACA existují dva typy sankcí za sdílenou odpovědnost zaměstnavatele:

• Minimální nezbytné krytí: Společnosti obecně dluží tuto platbu, pokud neposkytnou minimální základní krytí 95 % nebo více zaměstnanců na plný úvazek (a vyživované osoby) a pokud jeden nebo více zaměstnanců na plný úvazek získá slevu na pojistné při nákupu pojištění prostřednictvím společnosti Tržiště. Roční platba činí 2 000 USD na zaměstnance na plný úvazek, s výjimkou prvních 30 zaměstnanců na plný úvazek.
• Cenově dostupné minimální základní krytí s minimální hodnotou: Firmy, které zaměstnancům nabízejí minimální základní krytí, obvykle stále dluží tento typ platby za každého zaměstnance na plný úvazek, který při nákupu pojištění Marketplace získá slevu na dani z pojistného. Roční platba je 3 000 USD za každého zaměstnance na plný úvazek, který získal daňový kredit.

Naproti tomu zdravotní pojištění stojí zaměstnavatele zhruba 2,55 dolaru za hodinu práce zaměstnance, podle údajů BLS.

Pro některé společnosti, zejména společnosti s malou pracovní silou na plný úvazek, může být dostupnější platit pokuty než platit benefity zaměstnancům na plný úvazek.

Aktualizujte rozpočet dodatky nebo změnami výhod

Dalším krokem prognózy nemzdového rozpočtu je přezkoumání balíčku výhod, který společnost v současné době poskytuje svým zaměstnancům. Oddělení lidských zdrojů musí určit, zda je balíček dostatečný pro jeho zaměstnance nebo zda je třeba něco vyměnit nebo přidat.

Pokud přidáte nebo změníte jakékoli položky v balíčku výhod (například budete chtít ušetřit peníze pomocí vysoce odpočitatelného plánu zdravotní péče nebo přidat zubní pojistný plán), ujistěte se, že máte čísla pro plán a změňte nebo přidejte odpovídající řádkovou položku (položky) ve svém rozpočtu dávek pro nadcházející období rok.

Mezi další výhody, které váš balíček dnes může postrádat, patří:

• Pojištění zraku
• Flexibilní výdajové účty
• Dobrovolné benefitní programy
• Wellness výhody

Jako volitelné benefity nemusí společnost žádnou z těchto položek nabízet, ale měla by být zohledněna při sestavování komplexního rozpočtu zaměstnaneckých výhod na nadcházející rok.

Poraďte se s HR poradcem

Prognózování rozpočtu zaměstnaneckých výhod často řeší někdo z HR oddělení společnosti. Pokud se tento jedinec dostane do potíží při prognózování zaměstnaneckých výhod, ať už při výběru vhodné zdravotní péče plán nebo plánování na další roky, mohou konzultovat s interním personálním poradcem společnosti nebo s externím poradce.

Interní HR poradce však bude dostupnější. Personální poradci dokážou odpovědět na jakékoli otázky, které společnost může mít, pokud jde o zaměstnanecké výhody, a usnadnit tak vytvoření neprůstřelného rozpočtu.

Prezentujte předpověď

Jakmile je rozpočet zaměstnaneckých výhod vytvořen, může být předložen osobě ve společnosti, která má konečné slovo nad rozpočtem – ať už je to hlavní HR nebo jeden z vedoucích pracovníků společnosti. Zkontrolují rozpočet, provedou případné doplnění či odečtení a poté jej podepíší, aby nový a vylepšený balíček benefitů mohli zaměstnanci využívat i v příštím roce.