Efektivní porady jsou zajímavé akce s vysokou energií, kde členové týmu spolupracují na rozhodování nebo řešení problémů. Bohužel se zdá, že příliš mnoho setkání, kterých se účastníme, je pravý opak. Nejhorší schůzky přinášejí čas k prolézání a zanechávají všechny psychicky a emocionálně vyčerpané a více než trochu frustrované. Rozdíl je v tom, jak jsou setkání plánována a vedena.
Nejlepší manažeři chápou důležitost těchto událostí a chápou, že vytvoření skvělé schůzky vyžaduje plánování a záměrné úsilí. Tento článek nabízí deset tipů, které vám pomohou využít tento cenný čas na spolupráci s vaším týmem. Zde jsou tipy, jak posílit týmové porady.
Mějte pozitivní přístup ke schůzkám
Je to ta nejdůležitější věc, kterou může manažer jako vedoucí udělat pro zlepšení týmových porad. Je překvapivé, kolik manažerů je hrdých na to, že hlásají svou nechuť k poradám, ale dosahují významných výsledků manažeři potřebují pracovat s výsledky, řešit problémy, rozhodovat se, informovat, inspirovat, spolupracovat a motivovat lidé.
To znamená, že občas shromáždíte tyto lidi v místnosti nebo na konferenčním hovoru a promluvíte si s nimi. Řízení neznamená sedět v kanceláři se zavřenými dveřmi a posílat e-maily. Jako vůdce se snažte dívat na schůzky jako na projev vedení. Je to představení pro vedení, není to něco, čeho byste se měli děsit jako výlet k zubaři.
Pamatujte, že jste vlastníkem setkání
Nedelegujte plánování agendy na administrativního asistenta nebo jiného člena týmu. Jako vůdce ano vaše schůzku naplánovat a spustit. Abyste se dostali do správného rozpoložení, položte si a odpovězte na následující otázku: „Co budu chtít, aby se lidé po tomto setkání naučili, dosáhli nebo vyřešili?“
Vždy připravte agendu
Vše, co kdy budete číst o efektivních poradách na pracovišti, obsahuje rady příprava agendy. Přesto jsme se všichni objevili na schůzce, kde nebyl žádný program. Akt plánování agendy pomáhá zaměřit se a identifikovat prioritní témata pro schůzku.
Požádejte o vstup do agendy
Ačkoli je primární odpovědností manažera vypracovat agendu, členové týmu mohou být vyzváni, aby přispěli k bodům agendy. Několik dní před schůzkou si zavolejte s žádostí o nápady.
Spice It Up
Dejte do formátu trochu rozmanitosti. Zde je několik věcí, které můžete udělat okořenit vaše týmové schůzky:
- Pozvěte hostující řečníky
- Něco oslavit
- Uspořádejte „výukový kulatý stůl“ – požádejte členy týmu, aby se navzájem něco naučili
- Podívejte se na Ted Talk, který je relevantní pro agendu schůzky
- Provozujte teambuildingovou aktivitu
- Změnit místo (zvažte přesunutí schůzky mimo místo)
- Přineste nějaké zábavné nebo zajímavé jídlo
- Uspořádejte schůzku „jednobodový program“.
- Požádejte o bleskové aktualizace
- Zapojte tým do brainstormingu
- Vyměňte židle nebo se převlékněte cokoliv rozbít monotónnost
Nechte trochu „bílého prostoru“ pro spontánní kreativitu a angažovanost
Nenacpávejte do agendy tolik věcí, že byste měli problém je dokončit. Místo toho si na konci nechte nějaký prostor pro spontánní diskusi. Pokud schůzka skončí dříve, ať všichni jdou dříve. Každý si také váží nalezeného času.
Ke spolupráci použijte týmové schůzky
Namísto pouhého sdílení informací zkuste vyřešit problém nebo spolupracovat se skupinou na dosažení rozhodnutí. Ano, je to náročné a může to být chaotické, ale to je místo, kde máme ze schůzek největší hodnotu.
Rozveselit
Být vedoucím schůze neznamená předvádět autoritu nebo zneužívat moc. Pokárat někoho za zpoždění před týmem je příkladem toho. Zachovejte si smysl pro humor a svou pokoru.
Následovat
Sledujte akční předměty a ujistěte se, že lidé dělají to, co říkají, že udělají. Je frustrující ukázat se na další schůzce a zjistit, že polovina týmu se neobtěžovala dělat to, k čemu se zavázali na minulé schůzce. Sledujte před schůzkou a činit jednotlivce odpovědnými za své závazky.
Staňte se vzorem vůdce
Týmové schůzky nejsou časem, kdy byste měli polevit ve své ostražitosti a nakopnout se svým týmem. Udržujte sebe a svůj tým v souladu s nejvyššími standardy chování, což znamená žádné nevšední vtipy, dobírání členů týmu, cynismus a sarkasmus nebo narážení na jiná oddělení nebo vedení. Přemýšlejte o tom, jakým typem vůdce chcete být známí, a pak se ukažte na každém setkání bytost ten vůdce.
Sečteno a podtrženo
Příležitost setkat se a pracovat se svým týmem je hrozné promarnit. Je nezbytně nutné, abyste si rozvinuli disciplínu k plánování a vedení setkání, kterých si lidé váží a posouvají iniciativy vpřed.
