Chcete-li klasifikovat zaměstnance jako zaměstnance osvobozeného od platu – tedy osvobozeného od pravidel zákona o spravedlivých pracovních standardech, včetně přesčasů – musíte splnit řadu podmínek. Skutečné povinnosti, které zaměstnanec vykonává, musí spadat do jedné z kategorií výjimek, jako je externí prodej, management nebo správní výjimka.
Správný popis práce však není jediná věc, která se vyžaduje, aby byl zaměstnanec osvobozen od plateb za přesčas: zaměstnanec musí dostat stejnou výplatu v každém výplatním termínu.
To znamená, že ať zaměstnanec pracuje pět hodin nebo 55 hodin týdně, výplata je stejná. Manažeři nemohou srážet mzdu osvobozené zaměstnankyni, když má dlouhé obědy nebo přijde pozdě do práce.
Zaměstnanec však nemá nárok na cent navíc ve výplatě za to, že si vloží 80 hodin týdně, aby dodržel termín. (Firmy však jistě mohou zaměstnancům udělit bonusy a v situacích, které zahrnují krátké termíny nebo vymáhání volna pro odcházejícího zaměstnance, jsou prémie a další uznání podporovány.)
Toto pravidlo je tvrdé a rychlé. Jakmile začnete srážet z výplaty osvobozeného zaměstnance, právě jste ho osvobodili od daně. Nyní mají nárok na proplacení přesčasů vpřed i vzad. To není chyba, kterou byste chtěli udělat.
Ale můžete někdy odečíst mzdu z výplaty osvobozeného zaměstnance? Několikrát existuje. Zde je pět případů, kdy si můžete odečíst mzdu z výplaty osvobozeného zaměstnance.
1. První a minulý týden
Zaměstnanci musíte platit pouze za odpracované dny v prvním a posledním týdnu. Pokud vaše výplatní období běží od pondělí do neděle s dvoudenním víkendem a vaše zaměstnankyně začíná ve středu, musíte jí zaplatit pouze za středu, čtvrtek a pátek. Stejně tak, pokud je jejím posledním pracovním dnem středa, musíte platit pouze za pondělí, úterý a středu.
V opačném případě, pokud zaměstnanec z jakéhokoli důvodu pracuje částečný týden, stále musíte platit za celý týden, pokud se na něj nevztahuje jiný povolený odpočet.
2. Srážky nařízené soudem
Nejedná se o skutečné srážky – zaměstnanec stále vydělává stejné množství peněz; akorát její výplata je menší. Pokud má na ni soudní příkaz týkající se výživného na děti, alimentů nebo splacení dluhů, můžete (a musíte) odečíst to, co zákon vyžaduje, a dát tyto peníze kamkoli je soud nařídí.
S těmito soudně nařízenými srážkami zaměstnanci často nejsou spokojeni s tím, co jim děláte. Ujistěte se, že dáváte svému zaměstnanci bolestně najevo, že se řídíte pouze zákonem a musíte dělat to, co nařídily soudy. Pamatujte, že ve skutečnosti nezakotvujete její plat; jen automaticky platíte některé její účty.
3. Celý den volna (dovolená)
Pokud vaše zaměstnankyně vyčerpala všechnu svou dovolenou a chce si vzít den volna, je možné, aby si tento den vzala. Nebudete ji muset platit za tento den, pokud je volno na den volna, který nesouvisí s nemocí. Je to ekvivalent dne dovolené, nikoli dne nemoci.
Je samozřejmě na vás, zda tento neplacený den volna povolíte nebo ne. Pokud poskytnete neplacený den (nebo dny) volna, připomeňte svému zaměstnanci, že v tyto dny volna nemá dělat žádnou práci. Až 15 minut práce může spustit pravidlo dotyku zdi. Protože osvobození zaměstnanci jsou placeni stejně, bez ohledu na počet hodin, které odpracují, odpracování 15 minut práce znamená, že dostanou zaplaceno za celý den.
Pokud nevěříte, že váš zaměstnanec nebude odpovídat na e-maily, přijímat telefonní hovory nebo dělat pár minut práce na tomto projektu, která má být příští týden, nechejte její notebook v kanceláři a na čas vypněte její e-maily otázka.
4. Celý den volna (jiné)
Podle amerického ministerstva práce, mzdové a hodinové divize, můžete odečíst celý den volna pouze z jiných důvodů než je nemoc pokud máte nejen „plán, politiku nebo praxi v dobré víře poskytování náhrady mzdy ztracené v důsledku nemoci; kompenzovat částky, které zaměstnanci obdrží jako honorář pro porotu nebo svědka, nebo za vojenský plat; za sankce uložené v dobré víře za porušení bezpečnostních pravidel velkého významu; nebo za neplacená disciplinární vyloučení na jeden nebo více celých dnů uložená v dobré víře za porušení pravidel chování na pracovišti.“
Jinými slovy, nemůžete se jen tak za běhu rozhodnout, že zakotvíte mzdu osvobozeného zaměstnance, když jste zaměstnance suspendovali za porušení pravidel.
Musíte mít připravený plán, který stanoví podmínky, za kterých nebudete platit osvobozené zaměstnance. V opačném případě se jedná o nezákonný odpočet, pokud zakotvíte mzdu osvobozeného zaměstnance a zaměstnanec během týdne vůbec pracoval, právě jste osvobození zrušili.
5. FMLA
Pokud máte zaměstnance, který je několik týdnů mimo službu FMLA, je zcela zřejmé, že během této doby nemusíte platit osvobozenému zaměstnanci. Je pryč celé dny a je to součást plánu v dobré víře. Ale co přerušovaná FMLA?
To je, když je zaměstnanci schváleno vzít si vždy několik hodin volna na řešení zdravotních problémů – ať už svých vlastních problémů nebo problémů kvalifikovaného člena rodiny. Zákon o rodinné zdravotní dovolené vám konkrétně umožňuje odečíst osvobozenou mzdu zaměstnanců, když používají FMLA.
Pokud si tedy váš zaměstnanec potřebuje vzít dvě odpoledne v týdnu na dialýzu, nemusíte mu na tuto dobu platit.
Zde je však upozornění na tento odpočet. Vzhledem k tomu, že osvobození zaměstnanci jsou placeni za práci a ne za hodinu, pokud váš zaměstnanec stále pracuje celých 40 hodin a vy odečtením půldenního platu každý týden, když jdou na lékařskou prohlídku, máte právně pravdu, ale morálně a eticky špatně.
Obecné pravidlo o zablokování platu osvobozeného zaměstnance
Obecně platí, že si pamatujte, že ze mzdy osvobozeného zaměstnance nesmíte nic strhávat. Pokud si zaměstnanec uprostřed dne vezme několik hodin volna, přijde pozdě nebo odejde dříve, můžete odečíst z jeho banky PTO, ale postupujte opatrně. Pokud je zaměstnanec jinak dobrý zaměstnanec, který svou práci odvede, netrestejte ji za efektivitu, s jakou využívá svůj čas.
Pokud se rozhodnete, že chcete mít možnost odečíst mzdu za takové volno, nezapomeňte, že je vždy legální platit lidem po hodině. Pokud se však vydáte touto cestou, vaše zaměstnankyně má nyní nárok na platby za přesčas, bez ohledu na to, zda splňuje ostatní podmínky pro osvobození. Takže vaše touha ušetřit pár dolarů, protože chodí na dlouhé obědy, bude překonána obrovským příplatkem za přesčas, který bude dostávat během rušné sezóny.
Je nejdůležitější si pamatovat, že osvobození zaměstnanci jsou najímáni, aby vykonávali práci, nikoli aby pracovali na určité hodiny. Chovejte se k nim jako k odpovědným profesionálům a je pravděpodobné, že se vše nakonec srovná.
