Články od odborníků na time management nemusíte hledat daleko. Uskuteční guruové a další učenci odmítají schůzky a navrhují, abyste se jim často vyhýbali, zmenšovali se nebo se jich jinak vzdali. pracné firemní žrouty času.
Nicméně někdy se prostě musíme potkat. Během schůzek existuje několik dobře definovaných metod pro vedení produktivní schůzky. Některé techniky, které můžete použít při používání těchto metod, pomohou vašim schůzkám stát se produktivnějšími a plynulejšími.
Odstraňte aktualizace „Go Around the Table“.
Tohle setkání znáte. Nacpat osmnáct lidí do místnosti a poté vyžadovat, aby každý sdílel aktualizaci, která obvykle zní jako pokusy ospravedlnit existenci.
Generální ředitelé a vedoucí představitelé jsou proslulí pořádáním těchto schůzek a naivně věří, že je to skvělý způsob, jak každý slyšet, co se děje ve firmě. Ve skutečnosti se lidé většinou vyladí a zaměří se na plánování vlastní aktualizace, kterou nikdo nebude poslouchat.
Místo toho můžete sdílet relevantní zprávy, včetně finančních výsledků, výher velkých zákazníků nebo aktualizací celoorganizačních iniciativ. Rozšiřte také nabídku pro jednotlivce, aby upozornili na důležité problémy.
Pokud se stalo něco pozoruhodného a málo známého, měl by se o to někdo podělit. Pokud jedna skupina potřebuje pomoc od jiné skupiny, vzneste žádost. V opačném případě nenuťte všechny účastníky ke sdílení.
Aktualizace prostřednictvím technologie
Není třeba svolávat schůzku kvůli něčemu, co si můžete vyhledat. Využijte současné technologické nástroje, abyste zajistili, že vaše pracovní týmy budou udržovat aktuální a viditelnou aktualizaci stavu, kde ji může každý vidět kliknutím myši.
Pokud se musíte sejít, zkraťte plánovanou dobu schůzky na polovinu nebo použijte agilní přístupy a proveďte krátká sezení ve stoje. Být drakonický ohledně odboček a rozptýlení, které tyto sezení prodlužují. Zaměřte se na sdílení stavu“ a požadujte, aby lidé řešili problémy mimo toto fórum.
Nestrukturovaná brainstormingová setkání
Pracujte na definování tématu brainstormingu a sdílejte jej s pozvanými před sezením. Sbírejte jejich příspěvky a konsolidujte je a zveřejněte je nebo je sdílejte, aniž byste se připisovali nápadům. Pomocí živé relace můžete skákat a stavět na předložených nápadech a přidávat je do seznamu.
Odolejte nutkání hodnotit nápady v tomto sezení. Zahrňte další techniky, které minimalizují socializační tlaky, jako je brain-writing. A především upevnit nápady a vytvořit proces bez schůzky k jejich vyhodnocení. Jakmile budou řádně vyhodnoceny, archivujte je pro snadnou skupinovou referenci v budoucích relacích a situacích.
Hloubkové provozní recenze
Udržujte hluboké ponory a podnikové zkoušky soukromé a zaměřte se na sdílení klíčových provozních ukazatelů, problémů a příležitostí. Skupinová schůzka není časem ani místem, kde by se měla rozbít oblast nebo jednotlivec s nedostatečnou výkonností.
Domluvte si následnou schůzku na místě, ale nevystavujte všechny ostatní vašemu viditelnému křížovému výslechu v této otázce. Neustupujte od odpovědnosti za zlepšení, ale eliminujte veřejné zahanbování ze svých schůzek.
Odstraňte spontánní rozhodování
Kupodivu je zasedací místnost jedním z nejhorších míst rychlá rozhodnutí. První nastolení problému a výzva k rozhodnutí přivádí lidi na místo. Rozhodnutí obvykle vyžadují informace a přípravu. Nemusí mít k dispozici příslušné informace nebo být v této záležitosti informováni.
Místo toho byste mohli pracovat před skupinovými schůzkami a zapojit klíčové zainteresované strany do problémů a možností. Vyžádejte si jejich příspěvek, nabídněte své pohledy a pracujte na zprostředkování společných zájmů. Použijte fórum setkání k ověření zájmů zúčastněných stran a identifikaci jejich doporučení.
I když bez dalšího nebo dvou kroků stále možná nedosáhnete okamžitého rozhodnutí, posílíte své pracovní vztahy s prací před zasedáním a ušetříte čas v procesu.
Závěrečné myšlenky
Lidé jsou od přírody společenští tvorové. Přestože existuje celá řada technologických nástrojů, které nám umožňují spojit se, aniž bychom byli na stejném místě, někdy pomůže být tváří v tvář.
Využijte tento čas moudře a projevte svůj respekt k účastníkům pořádáním schůzek, které minimalizují investovaný čas a maximalizují sdílení vysoce kvalitních informací v neohrožujícím prostředí.
