Vzorek obnovení osobního asistenta a seznam dovedností

Osobní asistenti jsou na tom podobně jako výkonní asistenti nebo kancelářské asistentky v tom, že všichni provádějí rutinní úkoly administrativního typu, takže je nemusí dělat někdo jiný. Povinnosti budou pravděpodobně zahrnovat prověřování nebo odpovídání na telefonní hovory, dopisy a e-maily, správu plánů a psaní poznámek na schůzkách.

Rozdíl od osobních asistentů je v tom, že pomáhají pouze jedné osobě a mohou také pomáhat s osobními úkoly, jako je nakupování nebo plánování společenských akcí.

Někteří lidé delegují práci na projektu na své asistenty nebo je asistenti zastupují v jejich nepřítomnosti.

Pracovní požadavky na osobní asistenty

Zatímco na osobní asistenty není stanoven minimální požadavek z hlediska vzdělání, pomáhá zázemí v obchodní či administrativní práci. Druhý nebo třetí jazyk může být v některých případech také důležitý. Obecně platí, že dovednosti, které máte, jsou důležitější než vaše vzdělání. Diskuse o některých z těchto nezbytných dovedností vám může pomoci rozhodnout, zda je tento typ práce pro vás.

Zde je seznam dovedností osobního asistenta pro životopisy, motivační dopisy, žádosti o zaměstnání a pohovory. Požadované dovednosti se budou lišit v závislosti na práci, o kterou se ucházíte, takže si také projděte náš seznam dovednosti uvedené podle zaměstnání a podle typu dovednosti. Prohlédněte si tyto seznamy a zjistěte, zda jste tyto dovednosti používali v předchozích zaměstnáních nebo jste je získali školením.

Dělejte si poznámky, kdy a jak jste tyto dovednosti používali nebo rozvíjeli. Pak je přidejte do svého životopisu a průvodního dopisu nebo mějte po ruce pro vyplňování žádostí o zaměstnání. Lidé, kteří prověřují aplikace, budou často hledat klíčové dovednosti. Porovnejte své dovednosti s těmi, které jste zveřejnili, jak to vyžaduje daná práce. Pak se ujistěte, že jsou uvedeny ve vašem průvodním dopise a uvedeny ve vašem životopisu.

Měli byste také vypracovat odpovědi na pohovor o tom, jak jste své dovednosti používali na předchozích pozicích. Uveďte příklad, jak jste vyřešili problém na pracovišti pomocí jedné nebo více z těchto dovedností. Ukažte, jak využití vašich dovedností přispělo k úspěchu projektu.

Příklady nezbytných dovedností

Tento seznam není vyčerpávající, ale obsahuje některé z nejdůležitějších a vyhledávaných dovedností pro osobní asistenty.

Organizace a řízení času

Jako osobní asistent bude velkou částí vaší práce udržovat pořádek a plánovat někoho jiného. Musíte být proto dobře organizovaní. Organizační schopnosti se naštěstí dají naučit. Existují specifické techniky, které můžete přizpůsobit, abyste zefektivnili využití času a jinak udrželi svůj život a život svého manažera v pořádku.

Písemná a verbální komunikace

Budete muset porozumět a dodržovat pokyny a budete muset předávat informace jasně a upřímně. V závislosti na podrobnostech vaší pozice možná budete muset také vítat klienty, odpovídat na korespondenci nebo vytvářet zprávy a prezentace. Všechny tyto úkoly vyžadují špičkové komunikační dovednosti včetně mluvení a psaní, poslechu a čtení.

Přesnost a pozornost k detailu

Pozornost věnovaná detailům je kritickou složkou jak udržení pořádku, tak dobré komunikace.

Vágnost nebo nepřesnost vytváří v nejlepším případě neefektivitu a může také způsobit vážné chyby nebo odcizit kolegy vašeho manažera.

Znalost příslušného softwaru

Který software budete muset zpracovávat se může lišit, ale pravděpodobně bude zahrnovat textový editor, tabulky, databáze, kalendáře, DTP a PowerPoint nebo něco ekvivalentního. Být schopen poskytnout alespoň minimální technickou podporu je plus. Možná budete muset vyhodnotit několik různých programů a aplikací, abyste si sami vybrali, které poskytují nejlepší nástroje k dosažení cílů vašeho manažera. Vaším úkolem je vždy usnadnit a zjednodušit práci vašeho manažera, a to může vyžadovat spoustu zákulisních řešení problémů.

Takt a diskrétnost

Jako osobní asistent budete často vystaveni citlivým materiálům, od obchodních tajemství až po vysoce osobní informace, které budete muset uchovat v tajnosti.

Související dovedností je taktnost, schopnost reagovat jemně nebo vůbec na informace, které by pro ostatní mohly být obtížné nebo trapné. Jinými slovy, musíte být bezpečnou osobou, aby byl váš manažer zranitelný. Koneckonců, jen vy budete vědět, kolik pomoci potřebují.

Příbuzný: Nejlepší služby psaní životopisů.

Seznam dovedností

Administrativní dovednosti

Tyto dovednosti jsou často součástí popisu práce osobního asistenta nebo jde o dovednosti s přidanou hodnotou. Váš zaměstnavatel může potřebovat někoho, kdo za něj tyto úkoly udělá.

• Správní
• Schůzky
• Korespondence
• Pochůzky
• Události
• Plánování akce
• Podání
• Prováděcí postupy
• Udržování jízdních řádů
• Setkání
• Správa kanceláře
• Projektový management
• Výzkum
• Plánování
• Přijímání diktátu
• Přijímání zpráv
• Psát si poznámky
• Cestovní přípravy
• Plánování cest

Komunikační dovednosti

Jako osobní asistent jsou pro práci důležité všechny aspekty komunikace. Buďte připraveni ukázat své zkušenosti nebo trénink.

• Přijmout telefon
• Sdělení
• E-mailem
• Zdravím návštěvníky
• Vyřizování dotazů
• vytváření sítí
• Neverbální komunikace
• Prověřování hovorů
• Verbální komunikace
• Písemná komunikace

Finanční dovednosti

Máte zkušenosti nebo školení pro tyto úkoly?

• Účetnictví
• Rozpočtování
• Nákup
• Získávání
• Nakupování

Technologické dovednosti

Jste schopni používat různé platformy a zařízení a provádět základní odstraňování problémů?

• Počítač (PC, Mac, tablet)
• Správa databáze
• Microsoft Office
• Příprava prezentace
• Zprávy
• Zpracování textu

Osobní mistrovské dovednosti

Tyto dovednosti jsou často součástí vaší osobnosti. Ukažte, jak jste je používali a rozvíjeli.

• Důvěrnost
• Diplomatický
• Uvážení
• Flexibilita 
• Mezilidské
• Multitasking
• Organizace
• Kladný postoj
• Řešení problému
• Profesionální vystupování
• Sebemotivovaný
• Týmový hráč
• Organizace času
• Pracovat nezávisle

Pokud jste tyto dovednosti nevyužili v předchozím zaměstnání, podívejte se, jak jste je rozvinuli v dobrovolnických nebo neplacených zaměstnáních nebo jak je využijete ve svém osobním životě. Využíváte tyto dovednosti jako součást náboženské komunity nebo pro studentský projekt ve škole? Rozvíjeli jste dovednosti v rámci sportovního týmu nebo individuálního sportu? Tato zkušenost může být také cenná a může z vás udělat lepšího kandidáta na danou pozici.

V následujícím vzorovém životopisu určeném pro osobního asistenta si všimněte, jak jsou některé z výše uvedených dovedností začleněny do textu, zejména „základní kvalifikace“.

Ukázka životopisu osobního asistenta

Toto je příklad životopisu na pozici osobního asistenta. Stáhněte si šablonu životopisu (kompatibilní s Google Docs a Word Online) nebo viz níže pro další příklady.