Zálohování dat je zásadní pro ochranu kontinuity vašeho podnikání. Pokud je vaše jediná záloha na jediném stolním/notebooku nebo mobilním zařízení a dojde ke ztrátě nebo odcizení, vaše firemní data jsou pryč. A mít papírové kopie obchodních dat není dostatečná ochrana dat; co když vaše obchodní prostory vyhoří do základů nebo dojde k velkým záplavám? Data, která potřebujete k provozování svého podnikání, mohou být opět nenávratně ztracena.
Ztráta dat
Abych parafrázoval Paula Simona, existuje 50 způsobů, jak ztratit svá data:
- Selhání pevného disku stolního počítače/notebooku nebo poškození vašeho mobilního zařízení může způsobit, že vaše data nebudou obnovena
- Váš počítač nebo telefon může být odcizen – vloupání do firmy je běžné a podle statistik FBI se 97 % ukradených notebooků/stolních počítačů nikdy nenajde.
- Data mohou být omylem smazána (nebo záměrně smazána nespokojeným zaměstnancem)
- Váš počítač může být unesen malware
- Vaše účty online úložiště mohou být hacknuty
- Útok ransomwaru by mohl způsobit, že vaše soubory budou nedostupné, dokud nezaplatíte značný poplatek
Režim zálohování dat je nutností
Pro adekvátní ochranu dat musíte vytvořit systém zálohování dat, který se řídí těmito třemi kroky:
- Pravidelně zálohujte obchodní data
- Vytvářejte zálohy na spolehlivých médiích nebo v cloudu
- Pokud používáte média pro zálohování, uchovávejte zařízení na bezpečném místě mimo pracoviště
Základním pravidlem pro ochranu obchodních dat je, že pokud ztráta dat naruší podnikání, zálohujte je. Softwarové programy pro stolní počítače lze v případě potřeby přeinstalovat, ale obnovení podrobností o transakcích nebo obchodní korespondenci není možné, pokud jsou tyto soubory ztraceny nebo poškozeny tak, že je nelze opravit.
Archiv dat vs záloha dat
Zálohy jsou obvykle pravidelné, krátkodobé obrazy dat pro účely obnovy po havárii. Mezitím archivace obecně označuje dlouhodobé ukládání dat, která se již běžně nepoužívají, ale lze je v případě potřeby obnovit (například hotový projekt nebo data od bývalého klienta).
Zálohujte kritická obchodní data
K úspěšnému zálohování dat existují dva kroky;
- Identifikace kritických dat, která je třeba zálohovat
- Provádění zálohování dat podle pravidelného plánu
Co musí být v záloze dat? Všechny soubory, které jste vytvořili a/nebo upravili, by měly být pravidelně zálohovány. Pro mnoho podniků to zahrnuje vše od účetních souborů až po e-mail.
Stále více podnikových aplikací je dostupných prostřednictvím cloudu. Pokud však používáte aplikace pro stolní počítače (bez prohlížeče), lze je přeinstalovat z média nebo stáhnout, takže je není třeba zálohovat.
Cloudové úložiště
Používání online zálohovacích služeb usnadňuje zálohování vašich dat – což je jen jeden z důvodů, proč cloud computing je ideální pro malé podniky. Cloudové služby však mohou být stále náchylné ke ztrátě dat v důsledku hackerských útoků nebo sabotáží zaměstnanců (vzpomeňte si na nedávný případ American College of Education se sídlem v Indianapolis, který po po propuštění zaměstnanec informačních technologií zjistil, že před odchodem změnil administrátorská hesla k online účtům, čímž zabránil vysoké škole v přístupu k jejich data). Není na škodu si občas udělat lokální zálohy cloudových dat.
Místní zálohy dat
Pokud svá data ukládáte lokálně (např. nepoužíváte cloudové úložiště), můžete si zjednodušit zálohování tím, že všechny soubory, které bude potřeba archivovat, budete mít v počítači na jednom disku. Předpokládejme například, že potřebujete zálohovat účetní soubory, dokumenty pro zpracování textu, tabulky, fotografie a e-maily.
Umístění Simply Accounting, Microsoft Office (včetně Outlooku) a Paintshop Pro na samostatný disk nebo pod samostatnou složkou usnadňuje archivaci všech souborů, které jste pomocí nich vytvořili nebo upravili programy. Jediné, co musíte udělat, je zálohovat disk nebo složku. Jakmile vyberete kritická data k archivaci, je snadné nainstalovat a používat zálohovací softwarový program k archivaci vašich obchodních dat podle pravidelného plánu.
Doporučuje se zálohovat data každou noc. Existuje mnoho dostupných zálohovacích softwarových programů, které vám umožňují nastavit plán, který automaticky zálohuje vaše data. Zálohovací software, který také zipuje a šifruje soubory, šetří místo na disku a zvyšuje zabezpečení dat.
Uchovávejte zálohy dat na místě pouze v případě, že jsou uloženy v ohnivzdorném a nezničitelném trezoru. Investice do páskové jednotky nebo externího pevného disku a pečlivé dodržování pravidelného zálohování dat plán nepomůže, pokud jsou všechny záložní kopie dat na jednom místě a toto místo vás zasáhne katastrofa. Aby byly vaše zálohy skutečně bezpečné, měly by být uloženy mimo pracoviště. (Cloudové zálohování tento problém zcela nevylučuje, ale je rozhodně lepší než mnoho fyzických umístění.)
Některé podniky uchovávají zálohy dat v bezpečnostních schránkách v bankách. Poplatek za bezpečnostní schránku je daňově odečitatelný, pokud potřebujete další pobídku. Jiní vlastníci malých podniků uchovávají několik záložních kopií svých záznamů v domácnostech různých přátel nebo rodinných příslušníků. Nezáleží na tom, kde se rozhodnete je uchovávat, pokud je web, který si vyberete pro zálohování dat mimo web, bezpečný a máte k němu pravidelný přístup.
Online zálohovací služby
Pro maximální bezpečnost se ujistěte, že používáte silná hesla, pravidelně je měňte a ujistěte se, že jsou zálohované soubory šifrované (protože cloudové úložiště je sdílené, poskytovatelé cloudu běžně šifrují uživatelská data).
Jednotky USB (Thumb).
Kapacita USB flash disků se neustále zvyšuje a jsou ideální pro rychlé zálohování dat. I když nemají kapacitu externích pevných disků, mají vysokou rychlost přenosu dat a jsou vysoce přenosné. Data můžete snadno zálohovat na USB disk a přenést je mimo pracoviště. Protože nemají žádné pohyblivé části, jsou USB disky velmi spolehlivé.
Externí pevné disky
Pro malé podniky je doporučenou metodou nákup a používání externího pevného disku pro zálohování dat. Externí pevné disky jsou ve srovnání se systémy páskových jednotek levné. Jsou také snadno použitelné; jednoduše zapojte pevný disk do USB portu vašeho počítače. Většina externích pevných disků je dodávána se zálohovacím softwarem.
Úložiště v místní síti (LAN).
Pokud máte místní síť (LAN), můžete také zálohovat soubory na jiný počítač nebo server. Pokud se však záložní stroj nachází na stejném místě, může být náchylný ke krádeži nebo poškozen požárem nebo záplavou. Aby se zabránilo krádeži, může být server instalován v uzamčené kleci, skříni nebo skříni.
Páskové úložiště
Pokud máte k zálohování velké množství dat (nebo si přejete vytvářet a uchovávat pravidelné kompletní archivy dat pro dlouhodobé ukládání), nejlepší možností jsou zálohy na pásku. Jsou vysoce spolehlivé a mohou ukládat obrovské množství dat.
Zálohujte to nebo riskujte ztrátu
Neriskujte, že přijdete o svá firemní data. Nejlepší obranou proti takové katastrofě je řádná ochrana dat. Vytvořením zálohovacího systému, který zahrnuje pravidelnou archivaci a zálohování vašich firemních dat a správně, zajistíte, že vaše firma bude schopna odolat jakékoli bouři, které čelí a nese na. Pamatujte - nikdy nemůžete mít příliš mnoho záloh dat!
