Jak psát a odesílat profesionální e-maily

Ať už hledáte práci, navazujete nová síťová spojení nebo se prostě snažíte vyniknout ve své současné práci, je nezbytné vědět, jak psát a posílat profesionální e-mailové zprávy.

To může být těžší, než to zní. Mnoho profesionálů si v osobním životě zvyklo na velmi ležérní přístup k e-mailu. Zatímco slang, emotikony a textová řeč jsou obvykle přijatelné, když posíláte e-maily blízkým přátelům, nebudou létat v pracovní korespondenci. Je důležité vědět, jak vyčistit vaši komunikaci, když to potřebujete.

Kdy možná budete muset poslat profesionální e-mail? Možností je celá řada. Možná budete muset poslat svůj motivační dopis potenciálnímu zaměstnavateli, a děkovný dopis kolegovi, který souhlasil s referencí, rezignačním dopisem vašemu současnému šéfovi nebo žádostí o doporučující dopis.

Kdykoli posíláte profesionální e-mailové zprávy, je opravdu důležité zajistit, aby byla zpráva perfektní. Nechcete promarnit příležitost tím, že uděláte nějaké chyby – ať už v tom, jak posíláte e-maily, nebo jak je sledujete.

Zjistěte, co do zpráv zahrnout, co nezahrnout a jak zavírat, podepisovat a odesílat e-mailové zprávy.

Profesionální e-mailové pokyny

Projděte si tyto kroky k napsání vysoce kvalitního profesionálního e-mailu a na příjemce vždy uděláte skvělý dojem.

Co zahrnout do e-mailové zprávy

• Předmět: Předmět by měl stručně vyjadřovat váš účel psaní. Váš předmět může být tak jednoduchý jako „Děkuji“ nebo „Žádost o doporučení“.
• Pozdrav: I když píšete velmi krátký e-mail, zahrnout pozdrav. Pokud znáte jméno osoby, uveďte jej. Pokud s danou osobou nejste na základě křestního jména, oslovujte ji titulem.
• Délka: Udržujte svůj e-mail co nejstručnější. Lidé mají tendenci probírat dlouhé e-maily, takže uvádějte pouze základní informace.
• Zavírání: Odhlaste se krátkým „Děkuji“, „Nejlepší“ nebo jiným jednoduchým oznámením a poté svým jménem. Většina e-mailových účtů umožňuje vložit podpis se svým jménem, ​​titulem a kontaktními informacemi do každého e-mailu. Je to skvělý způsob, jak udělat každou korespondenci profesionálnější.

Co do e-mailové zprávy neuvádět

• Styl fontu: Vyhněte se ozdobným, hravým nebo barevným fontům; tyto jednoduše odvádějí pozornost příjemce od vaší skutečné zprávy. Vyhněte se také nadměrnému používání tučného písma a kurzívy, které způsobují, že e-mail vypadá nepřehledně.
• velká písmena: Nepište také velkými písmeny; v e-mailu to působí rozzlobeně nebo přehnaně vzrušeně.
• emotikony: Nezahrnujte emotikony do profesionálního e-mailu; uschovejte si je pro osobní korespondenci.

Tipy, jak zajistit dokonalé profesionální e-mailové zprávy

Po napsání e-mailu projděte všechny tyto kroky, než kliknete na tlačítko „odeslat“:

• Ujistěte se, že je vaše zpráva úplná: Ještě jednou zkontrolujte, zda je předmět vašeho e-mailu vyplněn, máte obsahoval podpis, posíláte zprávu správné kontaktní osobě a vyplnili jste Bcc k odeslání kopie sobě samému, abyste měli záznam o e-mailové zprávě.
• Doložte svou e-mailovou zprávu: Než stisknete tlačítko Odeslat, také zkontrolujte pravopis a gramatiku a velká písmena. Jsou stejně důležité v e-mailové korespondenci jako v papírovém dopise.
• Odeslat zkušební e-mailovou zprávu: Než e-mail skutečně odešlete, odešlete zprávu nejprve sobě, abyste zkontrolovali, že formátování funguje a že nic nevypadá špatně. Pokud vše vypadá dobře, pokračujte a odešlete e-mail společnosti nebo jednotlivci, kterého kontaktujete.
• Pošlete si kopii e-mailové zprávy: Použijte Bcc k odeslání kopie e-mailové zprávy sobě samému, takže budete mít záznam o tom, kdy jste zprávu odeslali a komu jste ji odeslali. Tyto informace naleznete také ve složce odeslaných zpráv.
• Založte své kopie: U mnoha e-mailových programů můžete nastavit složky, které usnadní vyhledávání důležitých e-mailů z minulosti. Nastavte složky pro všechny vaše e-maily s hledáním práce a další profesionální e-maily a po odeslání zpráv založte své kopie.

Projděte si příklady profesionálních e-mailů