Jak byste se měli představit, když posíláte e-mail? Co když představujete další dva lidi? Jak můžete svou zprávu otevřít a přečíst?
Když posíláte e-mailovou zprávu, abyste se představili, je důležité vyjádřit svou profesionalitu, zaujmout čtenáře a jasně uvést, proč píšete. Většina lidí je zaplavena e-maily a mohou se zdráhat otevřít, natož číst, e-mail od někoho, koho neznají.
Projděte si tyto tipy pro otevírání, čtení a odpovídání na e-mailové zprávy s příklady nejlepší předmět e-mailu, který můžete použít, aby si vaši zprávu všimli, stejně jako formální a neformální e-mail úvody.
Nejlepší způsob, jak se představit e-mailem
Napište předmět, který povzbudí k otevření zprávy. Kolik e-mailů vyhodíte do koše, aniž byste je otevřeli? Věnujte pozornost tomu, co zahrnete do předmětu, aby ten váš měl šanci na otevření. Buďte konkrétní a dejte čtenáři vědět, proč píšete. Předmět udržujte krátký, aby příjemce na první pohled viděl, o čem zpráva je.
Adresujte svou zprávu osobě. Pokud najdete osobu, které můžete napsat, a nikoli obecnou e-mailovou adresu, například [email protected], budete se moci osobně spojit s jednotlivci, se kterými se chcete setkat. Když máte ve společnosti spojení, bude mnohem jednodušší představit se, aniž byste byli ignorováni.
LinkedIn, firemní weby a stránky sociálních médií jsou dobré způsoby Najdi lidi kontaktovat.
Použijte svá spojení. Když píšete úvodní e-mail nebo zprávu na LinkedIn, pokud máte někoho společného, zmiňte ho. Doporučení je jedním z nejlepších způsobů, jak získat radu nebo pomoc. Zahrňte tuto zmínku do prvního odstavce, aby ji čtenář hned viděl.
Nevyžadujte. Je mnohem lepší navrhnout nebo požádat o radu, než někomu diktovat. Například: "Byli byste ochotni mi poskytnout zpětnou vazbu k mému životopisu, pokud vám to čas dovolí?" zní mnohem lépe než „Prosím zkontrolujte můj životopis a kontaktujte mě." Pokud zdvořile požádáte, dostanete se dál, než když někomu řeknete, co by měl dělat.
Zkrátka. Většina lidí prohlíží e-maily a zřídka čte za první odstavec nebo tak. Vaše zpráva by měla být krátká – maximálně dva nebo tři odstavce. V každém odstavci nezahrnujte více než několik vět.
Ujasněte si, proč píšete. Vaše e-mailová zpráva by měla jasně uvádět, kdo jste, proč píšete a co od čtenáře požadujete.
Jak napsat e-mailový úvod
Použijte jednoduchý font. Použijte jednoduché písmo (jako Calibri, Times New Roman nebo Arial) a velikost písma, která je snadno čitelná. Velikost písma o velikosti 11 nebo 12 bodů je čitelná bez nutnosti mžourat. Zde je jak vybrat styl a velikost písma.
Kdy použít formální pozdrav. Pokud píšete s konkrétní žádostí někomu, koho neznáte, použijte formální obchodní pozdrav jako Vážený pane nebo Vážená paní.
Kdy použít neformální pozdrav. Křestní jména také fungují, pokud máte s danou osobou spojení nebo pokud píšete na neformálním základě, abyste poskytli informace, spíše než abyste hledali pomoc.
Tady jsou příklady pozdravů e-mailových zpráv, a tady je naběračka na výběr nejlepších dopisních pozdravů a pozdravů.
Začněte svým úvodem. První odstavec použijte k představení sebe, druhý k vaší žádosti a třetí k poděkování čtenáři za zvážení.
Vyberte si profesionální uzavření. Vaše uzavření je téměř stejně důležité jako vaše představení. Zakončete svůj e-mail krátkým, profesionálním uzavřením. Zde je návod, jak ukončit dopis, s příklady dobrých uzávěrek, které lze použít.
Zahrnout podpis. Usnadněte osobě, které posíláte e-mail, aby vás mohla znovu kontaktovat. Přiložte podpis s celým jménem, e-mailovou adresou a telefonním číslem. Pokud hledáte práci nebo posíláte korespondenci související s kariérou, můžete také uvést svou adresu URL LinkedIn. Udělejte si čas vytvořit vlastní adresu URL zlepší váš podpis.
Uveďte svou poštovní adresu, pokud žádáte o písemnou odpověď nebo o zaslání něčeho. Zde je jak nastavit svůj e-mailový podpis.
Korektura a kontrola pravopisu. Když se představujete, je to důležité korektury a kontroly pravopisu vaši zprávu před jejím odesláním. Máte jen jednu šanci udělat dobrý dojem a překlep může vaši e-mailovou zprávu vyhodit do koše.
Odešlete zkušební zprávu. Abyste se ujistili, že je vaše zpráva dokonalá, pošlete ji nejprve sobě, abyste si mohli zkontrolovat, jak se čte, a nakonec si ji prohlédněte, abyste se ujistili, že je to to, co chcete odeslat.
Bcc: Vy sami. Vždy je dobré napsat do zprávy sebe skrytou kopii: (skrytá kopie). Budete mít záznam o jeho odeslání a budete se na něj moci snadno vrátit pro následnou komunikaci.
Příklady úvodních předmětů e-mailu
- Úvod od [Tvé jméno]
- Dotaz na příležitosti
- Našel jsem tě přes [Alumni Network, LinkedIn, Profesní asociace atd.)
- [název] Doporučeno Kontaktuji vás
- [název] Navrhl jsem, abych se natáhl
- Doporučení od [název]
- Doporučuje [název]
Představení příkladů předmětu Jiní lidé
- Úvod: [název] - [název]
- Představujeme [název] až [název]
- Připojení: [název] - [název]
- [název] a [název] Úvod
Příklady e-mailových úvodů
Příklad formálního úvodu
Předmět: Úvod od Marcuse Andersona
Vážená paní Smithová,
Jmenuji se Marcus Anderson a píšu vám, abych vás požádal o pomoc. Velmi bych ocenil vaši pomoc a radu.
Příklad pro příležitostný úvod
Ahoj křestní jméno,
Jmenuji se Cynthia a pracuji pro náborovou firmu s názvem ABCD recruiting. Doufám, že se máš dobře! Rád bych vám řekl více o akci, kterou spouštíme.
Úvod s příkladem doporučení
Předmět: Doporučení od Alisy Markersové
Vážená paní Smithová,
Jsem přítelem Alisy Markersové, která mě povzbudila, abych vám poslal svůj životopis. Alisa a já jsme spolu pracovali na několika projektech a ona si myslela, že byste mi mohl být ochotný pomoci s hledáním práce.
E-mail s představením někoho jiného Příklad
Předmět: Úvod: Jonas - Samantha
Milý Jonasi,
Doufám, že vám to vyjde. Dnes vám chci představit svou kolegyni Samanthu Billingsovou, která nedávno nastoupila do naší společnosti a přebírá komunikaci pro společnost DBC.
Úvodní příklady dopisů a e-mailů
Projděte si ukázkové úvodní e-maily a dopisy a stáhněte si zdarma šablonu můžete použít jako výchozí bod pro svůj vlastní dopis nebo e-mailovou zprávu.
