Ačkoli hlavní části vašeho grantový návrh zabere většinu vašeho času a energie, motivační dopis nezkracujte. Pozornost na jemnější body sestavování balíčku návrhů může způsobit nebo rozbít žádost o financování. Nevypínejte svého donora nedbalým průvodním dopisem.
Mim Carlson a Tori O'Neal-McElrath, autoři knihy Získávání grantů, krok za krokem,upozornit, že průvodní dopis by měl:
- Představte svou organizaci správné osobě.
- Ujistěte donora, že tento projekt má vaši podporu představenstvo.
- Uveďte, co požadujete – kolik a za co.
Kdy připojíte průvodní dopis?
Používejte průvodní dopis pro návrhy korporacím a nadacím, nikoli však pro žádosti o federální nebo státní grant. Tito dárci chtějí jen to, o co požádají, a jen zřídka požadují průvodní dopis.
Atributy dobrého průvodního dopisu
Váš průvodní dopis by měl:
- Buďte struční
- Rychle k věci
- Neopakuje informace, které jsou v návrhu
- Řekněte čtenářům, jak dobře rozumíte donátorovi a jak váš grant splňuje jeho požadavky
Beverly A. Browning, autor
„Když zvažujete svůj velký úspěch (dokončenou žádost o financování), nechte kreativní, pravou stranu vaší nakopněte mozek a spojte své pocity z úspěchu s osobou, která vám pomůže uskutečnit vaše plány skutečný."
Formátování vašeho průvodního dopisu
- Použijte hlavičkový papír vaší organizace. Na průvodní dopis uveďte stejné datum, jaké je na vyplněné žádosti o grant. To je datum, kdy zašlete grantový návrh zadavateli. Pokud použijete stejné datum, budou všechny dokumenty ve vašem balíčku nabídky konzistentní.
- Pro vnitřní adresu (uvede se v horní části dopisu) použijte jméno a titul nadace nebo kontaktní osoby společnosti, následované názvem zdroje financování, adresou, městem, státem a PSČ. Zkontrolujte tyto informace telefonicky nebo e-mailem. Tyto informace se často mění, proto se ujistěte, že máte aktuální jméno a adresu.
- V pozdravu použijte „Dear“ plus osobní titul (Pan, Paní, Paní, Dr., Pánové atd.), za kterým následuje příjmení. Je důležité, abyste dopis adresovali konkrétní osobě. Zavolejte do nadace nebo firemní kanceláře a ujistěte se, že máte správnou osobu a správný osobní titul. Tyto detaily se mohou zdát nedůležité, ale jsou důležité.
- Váš první odstavec by měl být krátký a soustředěný. Představte svou organizaci (její právní název, který bude vaším firemním názvem) a sdělte donátorovi, kolik peněz požadujete a proč. Zahrňte jednu nebo dvě věty o tom, co vaše organizace dělá, a poté zahrňte jeden bod založený na výzkumu, který ukazuje, že je potřeba, co vaše organizace dělá.
- Napište ještě jeden nebo dva krátké odstavce. Uveďte účel svého projektu a jak se hodí k poslání nebo prioritám dárce financování. Zahrňte skutečnost, že vaše představenstvo projekt plně podporuje.
- Zakončete svůj dopis shrnujícím odstavcem. Přidejte, co může toto partnerství financování znamenat pro cílové publikum vašeho projektu. Možná budete chtít zahrnout také pozvánku na návštěvu webu.
- Použijte závěr, například „S pozdravem“.
- Dopis by měl podepsat výkonný ředitel nebo předseda představenstva nebo oba. Pod podpis zadejte křestní jméno, iniciály, příjmení a pracovní zařazení podepisujícího. Přestože by měl dopis podepsat výkonný ředitel nebo prezident správní rady, na konci posledního odstavce uveďte kontaktní údaje osoby, která nejlépe odpovídá na otázky.
- V dolní části dopisu uveďte slovo „ENCLOSURE“ (všemi velkými písmeny).
Jak dlouhý by měl být průvodní dopis?
Omezte svůj motivační dopis na jednu stránku se třemi nebo čtyřmi odstavci. Mělo by to být rychlé čtení.
Tón a podrobnosti vašeho průvodního dopisu se mohou lišit v závislosti na tom, zda jste byli vyzváni k předložení úplného návrhu po odeslání Letter of Inquiry (LOI), nebo pokud je tento projekt prvním přístupem vaší organizace k této konkrétní nadaci.
Ukázka průvodního dopisu
Mary Smithová, PhD.
Programový důstojník.
Komunitní nadace.
4321 Common Lane.
Some City, YZ 55555.
Vážený doktore Smithi:
Senior centrum Some City s úctou žádá o grant ve výši 50 000 USD na náš pilotní projekt Senior Latino Community Outreach.
Jako největší centrum pro seniory v jakémkoli kraji, které každý den obsluhuje více než 450 seniorů, jsme si vědomi měnící se demografické situace v oblasti našich služeb. A jsme odhodláni růst a přizpůsobovat naše centrum tak, aby vyhovovalo vznikajícím potřebám. Pilotní projekt Senior Latino Community Outreach nám umožní otestovat roční úsilí, abychom zjistili, zda naše centrum dokáže efektivně:
Poskytovat komplexní přístup ke zdravotním a sociálním službám seniorům v latinskoamerických komunitách obsluhovaných naším centrem, a.
Zvyšte a plně integrujte kulturní kompetence správní rady, zaměstnanců a dobrovolníků Senior centra Some City.
Naše představenstvo je tímto programem nadšeno a touží jej spustit, abychom se jím mohli stát nejinkluzivnější a kulturně nejkompetentnější centrum pro seniory ve všech našich komunitách, které to potřebují služby. Pokud na konci našeho pilotního roku zjistíme, že tento program je ve skutečnosti úspěšný, naše představenstvo se zavázalo zahrnout a část ročních výdajů projektu do našeho ročního provozního rozpočtu, aby se program stal nedílnou součástí našeho jádra služby.
Prostřednictvím tohoto projektu se centrum stane primárním doporučením poskytovaným Health Access Latinos, Families of Any County a třemi komunitními klinikami v okruhu patnácti mil od našeho centra. Budeme také přijímat doporučení španělsky mluvících seniorů z jakékoli jiné komunitní agentury v naší bezprostřední oblasti služeb.
děkujeme za zvážení naší žádosti. V příštím týdnu se s vámi spojím, abych odpověděl na vaše případné dotazy a také se dozvěděl, zda bychom se s vámi mohli setkat a prodiskutovat podstatu našeho návrhu. Mezitím, pokud budete mít nějaké dotazy, neváhejte kontaktovat Connie Jones, našeho ředitele vývoje, na (555) 555-5555, x555 nebo [email protected].
S pozdravem,
Jane Lovely.
Výkonný ředitel.
OHRADA.
*Dopis přetištěn (s úpravami) se svolením od Winning Grants, Krok za krokem, druhé vydání, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Vyvarujte se chyb v průvodním dopise
- Psaní příliš mnoho. Motivační dopis není disertační práce ani úplný návrh. Buďte struční a výstižní Tip: Požádejte někoho jiného, aby si to přečetl. Chápou to?
- Použití velkých slov. Pokud jste absolvovali vysokou školu, naučili jste se psát složitě. Nedělejte to tady. Nesnažíte se na někoho udělat dojem svou erudicí. Chcete pouze vyjádřit svůj případ co nejpřirozeněji. Pokud nevíte, kdy si psaní příliš komplikujete, použijte aplikaci jako např Hemingway. Řekne vám, kdy jsou vaše věty špatně čitelné a kdy jste příliš rozvláční.
- Dělání gramatických chyb. Pokud si nejste jisti gramatikou, neriskujte. Použijte kontrolu gramatiky ve WORDu a také spusťte svůj koncept prostřednictvím aplikace, jako je např Gramaticky. Existuje bezplatná verze, ale placená verze jde daleko za nezbytnou kontrolu gramatiky.
Nechte svůj průvodní dopis vyniknout
Je to smutné, ale váš návrh na grant může být mezi stovkami nebo tisíci, které typická nadace uvidí během průměrného roku. Váš motivační dopis může znamenat rozdíl v cestě k dalšímu kroku k financování. Ale jak to udělat, aby vynikl?
Nezkoušejte nic „roztomilého“, protože na úředníky nadace to neudělá dojem.
Průvodní dopis by nebyl vhodný pro a příběh o klientovi, i když byste měli mít příběh pro další části vašeho návrhu, jako je popis problému. Zahrňte odstavec o tom, proč je vaše organizace tou, která může nejlépe splnit toto poslání. Prozkoumejte své konkurenční organizace a zhodnoťte, jak a kde vynikáte. To může být v síle vašich zaměstnanců a dobrovolníků, vašich zkušenostech s tímto konkrétním problémem nebo podpoře komunity, která se vám líbí.
Nemusíte zmiňovat jména konkurentů ani je kritizovat. Stačí zdůraznit své přednosti. To by bylo vhodné konzultovat s ostatními v kanceláři. Dejte dohromady pár lidí a proberte, jak vaše nezisková organizace vyniká.
Motivační dopis by měl být v zásadě pohyblivý vpřed, měl by být snadno čitelný a přimět čtenáře k širšímu návrhu. Neklaďte čtenáři do cesty žádné překážky, které by ho mohly odradit od dalšího čtení.
