Na poradách trávíme velkou část svého pracovního života. V mnoha případech chudák vedení schůzek praktiky mají za následek neproduktivní využití času účastníků. V souvisejícím článku nabízíme návod, jak změnit pět běžných scénářů schůzek produktivní akce. Zde jsou další nápady na podporu posílení užitečnosti, produktivity a dopadu schůzek.
Klíč pro správu schůzky — Stand PAT
Někteří manažeři zaměstnávají P.A.T. přístup k jednání, vyžadující a Púčel, an Agenda, a Timeframe. Vyzbrojení účastníků těmito kritickými body kontextu před schůzkou zajistí, že se lidé dostaví připraveni se zúčastnit a podpoří celkový záměr schůzky. Jasný P.A.T. obrys pomáhá zajistit produktivní relaci.
Měli byste být schopni definovat účel schůzky maximálně v 1 nebo 2 větách. „Tato schůzka má naplánovat novou marketingovou kampaň“ nebo „tato schůzka má prověřit nové zásady přepravy pro vyřizování vracení.“ The Účel pomáhá zajistit, aby každý věděl, proč tam je, co je třeba udělat a jak vést pokrok a dospět k závěru.
Stanovte si agendu. Uveďte položky, které se chystáte zkontrolovat/diskutovat/kontrolovat. Každému bodu programu rádi přidělíme časový limit (viz níže) a určíme osobu, která je odpovědná za moderování diskuse. Nastavte časový rámec; nastavte alespoň čas začátku a konce. Doporučujeme také nastavit dobu trvání pro každý bod programu. Ty by měly součet celkového časového rámce schůzky.
Začněte schůzky včas
Pokud pracujete v jedné z kultur, kde se lidé dostávají na schůzky až pět nebo deset minut po plánovaném začátku, je čas začít nový trend. Jedna firma vyzývá své manažery, aby zavřeli dveře v plánovaný čas zahájení, a ti, kteří se opozdí, nejsou vítáni, aby se zúčastnili. I když to může být drakoničtější, než byste chtěli jednat, neměli byste mít žádné výčitky ohledně uvedení schůzky do pořádku, zhodnocení účelu a potvrzení očekávání a načasování.
Nečekejte, až se objeví opozdilci. Když někdo přijde pozdě, nevracejte se a nekontrolujte, co již bylo probráno. Pokračujte v tématech schůzek. To bude pro opozdilce nepříjemné a zlepší to pravděpodobnost, že dorazí na příští schůzku včas.
Pokud se organizátor/sponzor schůzky nedostaví včas, považujte schůzku za zrušenou a vraťte se do práce. Přiměřená je čekací doba pět až sedm minut. Je pravděpodobné, že organizátor schůzky narazil na nečekané potíže a byl by raději, abyste neztráceli čas čekáním na něj/ni.
Udržujte schůzku na téma
Osvědčeným postupem je přidělit někomu roli, aby během schůzky udržoval všechny na správné cestě. Příliš často se diskuse posunují a následně degradují na vír názorů, nápadů, faktů a emocí. Místo toho přidělte roli a informujte všechny přítomné, že tato osoba zasáhne, pokud a když se diskuse odkloní od programu a konkrétního bodu diskuse. V některých firmách je tato role označována jako „Traffic Cope“, v jiných jako „Topic Keeper“. Bez ohledu na štítku, role je velmi užitečná při posilování efektivity a produktivity vašeho setkání.
Pokud se objeví další témata, která jsou mimo agendu, ale je důležité diskutovat, měla by být jasná zachyceny a umístěny na „parkovišti“ pro budoucí zvážení a diskusi nebo pro diskrétní účely Setkání. Majitel schůze si vyhrazuje právo povolit menší odlišnou diskusi, pokud to podporuje celkový účel schůzky.
Uchovávejte a distribuujte poznámky/zápisy ze schůzek
Někdo jiný než organizátor schůzky by měl vést zápis z jednání. Dobrý záznam zápisu bude obsahovat:
- Čas, datum, místo setkání
- Popis účelu
- Kopie agendy
- Seznam účastníků a seznam těch, kteří se nezúčastnili
- Podrobný souhrnný seznam závěrů, úkolů, odpovědností a termínů dokončení. Mnoho zapisovatelů používá agendu jako vodítko pro seznam závěrů a akcí.
- Plánovaná následná schůzka, pokud je to skutečně nutné.
V ideálním případě rozešlete poznámky ze schůzky co nejdříve po skončení schůzky a absolutně do jednoho pracovního dne. Zápis a poznámky slouží jako důležitá připomínka pro účastníky i jako informační zdroj pro ostatní zainteresované strany nebo pro ty, kteří schůzku zmeškali. Zápisy jsou skvělým nástrojem, který lidem a týmům připomene jejich zavázané následné akce.
Sečteno a podtrženo
Je možné, že setkání přinese pozitivní výsledek, pomůže posunout projekty a lidi kupředu, jen s tím nepočítejte. Určitá pečlivost a záměrné posílení technik řízení schůzek zlepší vaše šance na dosažení skvělého výsledku.
Aktualizoval Art Petty
