Pokud jste jako většina lidí, které znám, představa, že strávíte den na schůzkách zády k sobě, může být strašný pocit. Schůzky mohou být nudné, často zbytečné a rozhodně ubírají čas od jiné (zásadnější) práce. Ale schůzky mohou být velmi efektivní a produktivní, když jsou správně naplánovány. Zde je několik jednoduchých kroků pro plánování efektivních schůzek.
Rozhodněte se, zda opravdu potřebujete schůzku
Nejprve se rozhodněte, zda je plánování schůzky opravdu nutné. Často si myslíme, že formální setkání je nejlepší způsob, jak sdílet informace nebo diskutovat. Ale pokud vaše zprávy mohou být doručeny prostřednictvím e-mailu nebo konferenčního hovoru, nebo pouhým shromážděním několika lidí ve vaší kanceláři na 15 minut, pak je pravděpodobně dobrý nápad zcela vynechat formální schůzku.
Pozvěte jen ty, kteří tam opravdu potřebují být
Byli jste někdy pozváni na schůzku a v polovině jste se divili, proč tam jste? Neztrácejte čas lidí tím, že je pozvete na schůzku, které se nemusí zúčastnit. To nebude efektivní setkání. Musí být někdo z účetnictví přítomen na schůzce, aby odpovídal na otázky týkající se rozpočtu? Poté pozvěte jednu osobu z účetnictví, která je pro tento úkol vhodná.
Pokud kolega nebo nadřízený potřebuje být informován o tom, co se na schůzce probíralo, nemusíte je zvát na skutečnou schůzku. Jednoduše připravte shrnutí schůzky a poté jim jej pošlete. Ocení úsporu času a vy máte jistotu, že – protože informace zadáváte písemně – jsou o diskuzích plně informováni.
Zasílejte upomínky na schůzky
Život je rušný a kalendáře se rychle zaplní naplánovanými aktivitami. Odešlete připomenutí následné schůzky dva dny před schůzkou. Ti, kteří řekli, že se zúčastní, pak budou moci potvrdit, že se stále mohou zúčastnit, nebo pokud se jejich plány změnily a musíte změnit termín.
Mít agendu
Chcete-li naplánovat efektivní schůzky, měli byste se nejprve rozhodnout, o čem se bude diskutovat. Co je cílem setkání? Čeho se snažíte dosáhnout? Vypracujte program schůzky předem a rozešlete jej účastníkům. Uveďte čas zahájení a uveďte krátký seznam témat, která je třeba řešit. Nezahlcujte svou vlastní schůzku zdlouhavým a příliš podrobným programem. Jmenovitě uveďte všechny osoby, které budou odpovědné za podávání zpráv o konkrétní oblasti.
Pamatujte, že je to důležité pro účastníky, ale také pro vás. Když si stanovíte agendu, budete se moci lépe držet tématu.
Ujasněte si očekávání
Když poprvé rozešlete oznámení o schůzce, ujasněte si její účel a svá očekávání. Bude se setkání točit kolem prezentace? Budou si přítomní muset dělat poznámky? Nebo se jedná o brainstorming, od každého se očekává, že přijde s nápady a návrhy?
V některých firemních kulturách se zaměstnanci nemusí účastnit – pouze naslouchají a vrací se zpět do svých pracovních prostor. V jiných společnostech se zaměstnanci účastní volně. V dnešních spolupracujících pracovištích je interakce a sdílení nápadů nejen vítaná, ale často je to i účel celého setkání.
Když stanovujete svá očekávání, je také vhodný čas poslat veškerou povinnou četbu nebo materiál, který chcete, aby si účastníci prohlédli. Tímto způsobem jsou připraveni, když se dostanou na schůzku a nečekají je žádná překvapení.
Začněte včas
Začít včas je opravdu důležité, a to jak z hlediska logistiky, tak z hlediska produktivity. Pokud jste člověk, který se obvykle dostavuje na schůzky včas, pak chápete, jak frustrující může být, když se věci nedaří, když lidé do místnosti proudí. Co se nevyhnutelně stane, je, že do budoucna každý ví, že tato setkání nikdy nezačínají včas každý se začne objevovat pozdě. Postarejte se o své jednání. Začněte okamžitě v daný čas zahájení. Zavřete dveře a začněte. Opozdilci rychle dostanou zprávu, že přijíždějí pozdě, a měli by tuto chybu udělat pouze jednou. A kromě toho se všichni musí vrátit do práce, takže nechcete narušit celý pracovní den.
Nechte to krátké a jednoduché
Většina jednání je naplánována na hodinu, kdy v mnoha případech postačí kratší časový úsek. Když je přiděleno příliš mnoho času, ztrácí se čas. Lidé otálejí po skončení schůzky nebo tráví příliš dlouho nad daným bodem programu. Udržujte schůzky krátké a věcné.
Zůstaňte u tématu
Samotná agenda nemůže vést vaši schůzku efektivně. Držte se programu a zabraňte tomu, aby se diskuse toulaly na tečnách. Případné dotazy mimo téma řešte s tím, že se jedná o téma na jinou schůzku nebo bude řešeno soukromě. Nikdo nemá rád schůzku na útěku, kde celý smysl upozadil jiné konverzace.
Uspořádejte menší schůzky mimo konferenční místnost
Sedět ve stejné známé konferenční místnosti shromážděné kolem stejného známého stolu je právě to – je to příliš známé. Chcete-li povzbudit zaměstnance k interakci, kreativnímu myšlení a živé diskusi, zvažte možnost schůzky mimo standardní konferenční místnost.
Zvažte setkání u stolu venku, pokud to místo a počasí dovolí. Zkuste se sejít ve společném prostoru s pohovkami a malými stolky místo velkého konferenčního stolu a otočných židlí.
Nebojte se zvolit jiný přístup
Pokud přístup ke schůzce nefunguje, nebojte se změnit kurz. Pokud například brainstorming přináší tichou místnost s velmi malým množstvím dialogů, změňte směr. Buďte flexibilní a věnujte pozornost tomu, jak celá schůzka probíhá.
Používejte technologii
Naplánujte si využití technologie k udržení pozornosti účastníků. V dnešním digitálním světě je většina lidí zvyklá vidět grafiku nebo videa, aby podpořila slova, která slyší. Apelujte na tento způsob myšlení a zahrňte do plánování své schůzky audiovizuální materiály.
Počítače promítané na velké obrazovky a prezentace Smart Board, které podporují interakci, jsou vítanou změnou oproti standardním dlouhým prezentacím v PowerPointu.
Jeden bod k technologii – nezapomeňte ji nejprve vyzkoušet. Poslední věc, kterou potřebujete, je být nervózní, protože notebook nefunguje nebo nemůžete procházet své vizuální pomůcky, když je potřebujete. Pokud technologie nejsou vaší silnou stránkou, požádejte někoho jiného, aby si to před schůzkou prošel. Určitě vám to ušetří čas a udrží vás podle plánu, pokud si předem uděláte malou přípravnou práci.
Odešlete shrnutí schůzky
Do jednoho dne po schůzce zašlete stručné shrnutí toho, co bylo projednáno. Je dobré poslat e-mail všem přítomným, těm, kteří se nemohli schůzky zúčastnit, a komukoli dalšímu, kdo může potřebovat být informován. Zahrňte také všechny položky akcí s uvedením toho, kdo je za každou položku odpovědný, a také datum splatnosti.
