Pořádání a konference od základu vyžaduje obrovské množství předvídavosti a shromažďování dat. Celý proces může trvat několik let v závislosti na velikosti skupiny, ale je možné spustit a úspěšná konference za jediný rok, pokud dokážete činit rychlá rozhodnutí.
Realita plánování konference je taková, že bez jakýchkoli zkušeností můžete ztratit spoustu času přemýšlením nad každým malým detailem a přehlížením důležitějších záležitostí. Abychom tento proces zjednodušili pro začátečníky, nastínili jsme nejdůležitější kroky a zároveň vám poskytli odkazy na naše podrobnější návody ke každému konkrétnímu tématu. Výsledkem je průvodce plánováním konference, který vám pomůže začít s pevnou šablonou na místě.
Krok 1: Vytvořte vizi vaší konference
Každá akce začíná vizí, ale svou vizi budete muset převést do slov a čísel, abyste mohli měřit náklady a činit informovaná plánovací rozhodnutí. Nejprve musíte začít se základy plánování událostí, jako je kdo, co, kdy, kde a proč.
Krok 2: Vytvoření obchodního plánu
Pokud vaše konference není financována grantem nebo organizací, budete muset zmapujte, odkud vaše peníze pocházejí a k čemu se používá. První část této rovnice, příjmy, by se měla vypočítat na začátku procesu plánování.
Nyní, abyste mohli stanovit cenu konference, musíte mít představu o tom, co plánujete účastníkům nabídnout. Váš itinerář a sestava řečníků bude prodejním faktorem pro potenciální registrující se.
Krok 3: Porovnání míst a služeb
Poté, co budete mít konkrétnější představu o tom, kdy se vaše konference bude konat a kolik lidí se chcete zúčastnit, můžete začít nakupovat vhodné místo. Mějte na paměti, že váš výběr místa bude také určovat vaše stravování a audio/vizuální náklady. Je to proto, že většina konferenčních center a hotelů pro pořádání akcí vyžaduje, abyste pro jakékoli akce na místě používali jejich interní služby.
Většina konferencí bude muset poskytnout nějaký druh ubytování přes noc pro hosty cestující ze zemí mimo region. Tato nutnost vytváří další soubor úvah, které je třeba zohlednit rozhodnutí o místě konání.
Krok 4: Nábor a správa registrujících
Dokonce i nejoblíbenější konference musí efektivně prodávat svou akci, aby zaplnila každé místo v domě. Účast je nejdůležitějším faktorem úspěchu vaší akce. Dobrá návštěvnost přináší příjmy a možnosti sponzorství. A čím více lidí zaregistrujete, vytvoří se větší poptávka po inzerci a otevření se účastí. Zkrátka, pokud dokážete přitáhnout dav, vše ostatní zapadne na své místo mnohem snadněji.
Správa registrace je s rostoucí velikostí vaší události obtížnější. Toto je místo, kde online registrační systém vám může pomoci sledovat číslo, zpracovávat platby a organizovat data.
Krok 5: Plánování podrobností na místě
Nakonec, po zorganizování a implementaci obchodních prvků konference, můžete začít přemýšlet o tom podrobnosti na místě. To zahrnuje, jak budou účastníci navigovat konferenci, celkové uspořádání každé místnosti a distribuce jídla a nápojů. Toto je část plánování konference, kterou si většina lidí spojuje s plánováním událostí. Nejlepší způsob, jak koordinovat všechny detaily, je projít si itinerář tak, jak by to dělali vaši hosté. Představte si, jak budou myslet a jednat v každém okamžiku dne, aby vyřešili problémy dříve, než nastanou.
Krok 6: Tipy pro řízení výstavy
Konference obvykle zahrnují výstavní plochu nebo kongresové patro, kde si sponzoři a prodejci pronajímají prostor k propagaci svých produktů. Pokud vše dobře zorganizujete, může to být velmi lukrativní příležitost pro vaši konferenci. Mějte však na paměti, že výstavní plocha bude vyžadovat značné nasazení obou čas a zdroje, takže se ujistěte, že jste připraveni řídit potřeby více dodavatelů, než se pustíte do tohoto formátu.
