Mluvící body jsou jako cheat pro každého, kdo komunikuje jménem firmy, organizace, politika nebo dokonce sebe. Poskytují rychlý a snadný způsob, jak zůstat na správné cestě, neodchýlit se od tématu a zajistit, aby komunikace byla konzistentní v celé zastoupené skupině.
Často se používají jako výchozí materiál pro dopisy, tiskové zprávy, projevy, debaty a další. Diskuzní body jsou interní komunikace a nejsou sdíleny s určeným publikem.
Co zahrnout
V některých ohledech se mluvící body podobají obrysu, ale nejsou tak husté. Komunikační úředníci, kteří je používají pro projevy, debaty nebo živé rozhovory, musí být schopni je rychle odkázat. Diskuzní body určené k vedení písemné komunikace, jako jsou tiskové zprávy, mohou být o něco podrobnější.
Nejširší body budou obvykle témata, která je třeba řešit. Například někdo, s kým je rozhovor v televizi, si může chtít být jistý, že se bude věnovat dvěma nebo třem tématům, která mají zvláštní význam pro organizaci, kterou zastupuje. Body rozhovoru slouží jako připomenutí, abyste konverzaci co nejvíce směřovali k těmto tématům. Zatímco někdo hovořící jménem organizace by měl mít možnost hovořit o uvedených tématech inteligentně a důkladně mohou body hovoru zahrnovat také podrobnosti nebo statistiky, které nejsou takové snadno zapamatovatelné.
Pro kohokoli, kdo je na kameru nebo mluví k živému publiku, by body rozhovoru neměly být delší než jedna stránka, aby se na ně snadno a rychle odkazovalo. Mohou se dokonce vejít na něco, co není větší než kartotéka.
Efektivní body mluvení
Při psaní bodů, o kterých mluvíte, je důležité mít na paměti několik klíčových detailů, které vám pomohou odvést co nejlepší práci při přípravě sebe nebo ostatních na sdělení vašeho sdělení:
- Upřednostnit: Jedna věc, především to, co chcete, aby si vaše publikum odneslo vaši zprávu, musí být vaší nejvyšší prioritou a hlavní věcí uvedenou ve vašich bodech, o kterých mluvíte. Odtud si stanovte priority, v pořadí, co chcete řešit, ale uvědomte si, že kvalita vaší zprávy je obvykle důležitější než počet bodů, které je třeba řešit. Takže se možná nedostanete ke všemu, co je uvedeno ve vašich bodech, ale pokud jste oslovili svůj vrchol a také se dotkl dvou nebo tří dalších priorit, které lze vzít v úvahu úspěšný. A vaše publikum si s větší pravděpodobností zapamatuje jeden nebo dva důkladně probrané body než tucet přehlížených témat.
- Připravit: Body mluvení jsou užitečné pouze v případě, že ti, kdo je používají, již znají podrobnosti zprávy, kterou je třeba předat. Než se vůbec dostanete do fáze psaní bodů k rozhovoru, ujistěte se, že jste vy a ostatní, kteří budou zprávu sdělovat, důkladně poučeni o podrobnostech. Body rozhovoru slouží jako připomenutí a zdůraznění některých konkrétních detailů, které může být nutné přednést. Nikdo by se neměl spoléhat na to, že se mluví o šíři a hloubce.
- Předběžně: Zejména v rozhovorech nebo debatách, kdy budou ti, kdo mluví, tázáni na jejich sdělení, je důležité předvídat, jaké tyto otázky budou. Představuje například statistiky nebo jiná data a očekáváte, že budete dotazováni na sebe nebo na řečníka, na kterého se chystáte platnost vašeho zdroje, buďte připraveni svůj zdroj hájit a zahrňte několik slov do bodů, které budou sloužit jako a připomínka.
- Zaměřte se na fakta: Profesionální komunikátoři by měli vědět, jak zaujmout bez mluvení, ale aby bylo sdělení zapamatovatelné a účinné, potřebuje obsah – a to znamená fakta. Zjistěte, jaká fakta chcete s publikem sdílet, a buďte připraveni vysvětlit publiku, jak je tato fakta ovlivňují. Vaše body, o kterých mluvíte, vám mají připomenout fakta, o která se musíte podělit.
- Buď přímý: I když je vaše zpráva negativní, přejděte přímo k věci a řiďte se tím, co říkáte. Pokud jsou to špatné zprávy, které sdílíte, měly by vaše řečové body zahrnovat také připomínky toho, jak reagujete na negativní situaci a jak pracujete na jejím zlepšení. Pokud budete o špatných zprávách upřímní a sdílíte plán, jak je řešit, vaše publikum vás s větší pravděpodobností uvidí jako řešitele problémů. Pokud se budete prohánět v křoví nebo se pokusíte situaci ocukrovat, vaše publikum vás s větší pravděpodobností uvidí jako nedůvěryhodného.
Čeho se vyvarovat
Stejně jako existují věci, o kterých by se měly mluvit, jsou také věci, kterým by se body jednání měly vyhýbat:
- Délka: Nejsi psaní projevu. Pokud se při formulování vět a odstavců potřebujete spolehnout na své mluvené body, ještě nejste dostatečně připraveni na to, abyste mluvili. Ti, kteří používají body rozhovoru, prostě potřebují mít možnost rychle se podívat na list nebo kartu, aby si připomněli témata, která je třeba řešit, nebo podrobná fakta, která je třeba citovat.
- Celé věty: Každý bod nemusí být více než slovo nebo krátká fráze – stačí k tomu, aby vzbudil paměť mluvčího. Pokud se jedná o číslo nebo jiný údaj, nemělo by být zahrnuto více než skutečný údaj a jedno- nebo dvouslovné označení těchto údajů.
- Nadměrné tučné písmo, podtržení, použití kurzívy atd.: Pro někoho, kdo se jen rychle podívá na stránku, jsou tyto pokusy o zvýraznění informací ničím jiným než hlukem a často rušivým. Pokud děláte dobrou práci v upřednostňování a udržujete věci stručné a jednoduché, nemělo by být potřeba přidávat mnoho dalšího zvýrazňování.
