Projektoví manažeři tráví spoustu času vytvářením plánů a stanovováním týmových cílů. Sponzoři, zainteresované strany a týmy pak tráví spoustu času prováděním změn v rozsahu práce a procesu zavádění. Mít jasno, snadné proces řízení změn na místě a upřeným pohledem na větší obraz, i když se některé detaily posunou, jde dlouhou cestu k tomu, aby se projekt posouval kupředu a umožnil vám zachovat chladnou hlavu.
Přijměte, že změna nastane
Ke změnám dochází prakticky v každém bodě životní cyklus projektového řízení. Uvědomění si, že změny jsou nevyhnutelné – skutečně často prospěšné – části procesu umožňují nejlepším projektovým manažerům přijmout agilnější přístupy k plánování a realizaci. Nejrychlejším způsobem, jak se zachovat, je mít strategie, jak se efektivně vypořádat se změnami, jakmile nastanou každý se na cenu dívá, i když se někdy může zdát, že se neustále mění směr.
Definovaný, strukturovaný proces řízení změn je vaším průvodcem provádění; vaše strategie 'bible'. Definuje pro vás, jak nejlépe reagovat jako vedoucí na návrhy – dokonce i požadavky – na změnu v procesu vývoje. Pomůže vám elegantně a s jistotou procházet někdy spornými prostředími spolupráce směrem k dosažení konečných cílů všech stran.
Proces řízení změn
Proces řízení změn vypadá takto:
- Přijmout požadavek/požadavek na změnu v procesu na projektu
- Posuďte požadavek/poptávku na změnu se zaměřením na rozpočet projektu, pokud jde o:
- materiálů
- jakékoli příslušné požadavky na povolení
- člověkohodiny
- ztracený/získaný čas
- Připravte a předložte akcionářům projektu/kontaktním osobám svá doporučení, jak postupovat ve vztahu k žádosti (žádostem)
- Obdržet souhlas nebo odmítnutí rozhodnutí akcionáře pokračovat
Podívejme se postupně na každý z těchto kroků:
Obdržet požadavek/požadavek na změnu v procesu na projektu
Žádost o změnu projektu obdržíte stovkami různých způsobů: na schůzce, e-mailem, po telefonu, na chodbě, když večer spěcháte z kanceláře. V ideálním případě získáte informace na formuláři žádosti o změnu, ale měli byste vědět, že v reálném životě je mnoho důležitých zúčastněné strany si myslí, že dokončení tohoto druhu papírování je úkolem projektového manažera – a ve vaší společnosti by to tak mohlo být být.
Šablona žádosti o změnu projektu (více o tom za minutu) by měla přesně a stručně zachycovat všechny podrobnosti žádosti, ať už k vám dorazí neformálně. Jakmile budete mít pocit, že jsou všechny podrobnosti přesně zaznamenány, projeďte formulář kolem iniciátora a ověřte, že všechny body byly plně vyřešeny.
Pamatujte, že změny se mohou týkat i cvičení. Nepředpokládejte vždy, že změny budou souviset se zaváděním práce. Proces je stejný bez ohledu na to, zda zvětšujete nebo zmenšujete rozsah projektu.
Proveďte vyhodnocení změn
Podívejte se podrobně na žádost o změnu. Budete hodnotit dopad na:
- Plán
- Dokumentace
- K dnešnímu dni odvedena práce a práce ještě zbývá
- Rozpočet
- Kvalitativní opatření
- Rozsah
- Dostupnost zdrojů
Například změna softwaru může být odhadnuta na pět dní. To by nejen přidalo pět dní do plánu, protože by to vytlačilo další úkol a posunulo ho v časovém rámci, kdy je klíčový zdroj na dovolené. Tento úkol by také bylo nutné přesunout, takže celkově by tato změna přidala do plánu osm dní. Stálo by to 5 000 dolarů a dalších osm dní nás posouvá do dalšího měsíce s dodavatelskou smlouvou, takže i zde je třeba zvážit náklady. Kvalita zůstává stejná, ale rozsah se mění tak, aby zahrnoval novou změnu. Veškerá relevantní dokumentace by musela být aktualizována, včetně plán projektu a školicí příručky, které již byly zahájeny.
Takže v celkovém pohledu má jednoduchá pětidenní změna výrazné účinky. Před rozhodnutím o implementaci je důležité zvážit všechny relevantní faktory, protože úplný obraz může změnit výsledek.
Připravte a předložte doporučení
Vyzbrojeni pochopením celého dopadu požadované změny nebo změn předložte svá doporučení týkající se životaschopnosti směny.
V některých případech nebudou změny implementovány, protože vnímaný přínos bude nižší než náklady. V jiných případech lze nalézt dostatečný přínos, který vyrovná náklady na provedení dodatečné práce. Jiné případy se přesto ukážou jako nevyhnutelné a mimo vaši kontrolu, bez ohledu na negativní důsledkem regulačních problémů nebo problémů s dodržováním předpisů nebo interních problémů, jako jsou organizační restrukturalizaci.
Rozhodnutí
U malých změn, které spadají do vašeho autorizačního limitu, je rozhodnutí, zda změny přijmout nebo odmítnout, na vás (se správným vstupem od týmu). Cokoli většího by měl schválit sponzor projektu nebo rada projektu. Termíny pro to, do které kategorie spadá, jsou obecně jasně stanoveny na začátku každého projektu.
Bez ohledu na výsledek je důležité, aby byli všichni, kdo se procesu účastní, informováni. Odcizení členů týmu v kterémkoli bodě vývoje může stát integritu celého projektu a také jakoukoli budoucí spolupráci.
Nástroje pro správu změn
Pro usnadnění a zefektivnění tohoto procesu byla vyvinuta řada nástrojů pro řízení změn. Ústředním prvkem každé sady nástrojů pro správu změn by mělo být:
- Kontrolní seznam nebo mapa procesů provádějící zúčastněné strany správnými kroky ke změně rozsahu projektu
- Formulář žádosti o změnu šablony (Poznámka: Pokud vaše projekty fungují online z automatizovaného pracovního postupu, je skvělý nápad zahrnout tento formulář do vašeho seznamu dokumentů)
Vytvoření formuláře žádosti o změnu projektu
Formulář žádosti o změnu projektu by měl obsahovat:
- Jméno osoby žádající o změnu („žadatel“).
- Jedinečný identifikátor, jako je číslo změny (můžete si jej přidat později, protože je nepravděpodobné, že by někdo z lidí, kteří vznesli požadavek a použil formulář, věděl, co sem zadat).
- Co možná nejpodrobnější popis navrhované změny.
- Kategorie změny. V ideálním případě by žadatelé měli mít možnost vybrat si z předvyplněné kategorie pro tuto sekci, takže musí pouze zaškrtnout políčko. Toto je dobré místo, kde si můžete poznamenat, zda se žádost o změnu týká nařízení nebo interního souladu – pokud ano (skutečně), můžete obejít mnoho kroků plánování a hodnocení a jednoduše pokračovat to.
- „Proč“ změny. Jaké je opodstatnění pro jeho zavedení? Proč to žadatel chce?
- Potenciální dopad navrhované změny na různé prvky projektu, včetně času, nákladů, kvality a rozsahu. Žadatel nemusí mít všechny podrobnosti, takže může vyžadovat vaši pomoc s vyplněním těchto prázdných míst v kroku posouzení změny. Minimum, které v tomto bodě hledáte, je objasnění, zda může zvýšit, snížit nebo změnit stávající parametry projektu.
Formuláře žádosti o změnu by měly být zaokrouhleny s prostorem pro podrobnosti, které můžete vyplnit, protože změna bude dále diskutována. Šablona by také měla obsahovat prostor pro:
- Změnit rozhodnutí: Přijmout, Odmítnout nebo Odložit
- Jméno osoby, která rozhodnutí učinila (nebo skupina), plus datum, kdy bylo rozhodnutí učiněno, a případné další komentáře.
Změny a řízení rozsahu projektu
Řízení rozsahu projektu je proces, který filtruje a zpřesňuje rozdíly mezi tím, co je nutné k úspěšnému provedení projektu, a tím, co není. Když obdržíme žádosti o změnu projektu, je nutné zvážit, jak tyto změny mohou celkově ovlivnit projekt. Váš proces řízení změn vám pomůže upřesnit a v rámci kontextu definovat, proč je nebo není změna praktická nebo nezbytná.
Průvodce k souboru znalostí projektového řízení (PMBOK Guide) – šesté vydáníZa zmínku stojí řízení změn projektu pokrytí, protože není tak intuitivní, jak si možná myslíte. „PMBOK Guide“ obsahuje vynikající úvodní pokyny ve formě procesu nazvaného ‚Control Scope‘ v sekci Project Scope Management. Proces řízení změn na projektech však musí být řešen integrovanějším způsobem, což se odráží v textu. Uživatelé "PMBOK Guide" by se také měli podívat na Proveďte integrované řízení změn proces, protože jasně stanoví, jak se vše ve větší krajině propojuje.
Pro účely stát se PMP, je důležité pochopit, jak „PMBOK Guide“ pokrývá řízení změn, protože bude součástí vaší zkoušky. Mějte však na paměti, že proces řízení změn, který budete v projektech skutečně používat, musí být integrovaný, snadno sledovatelný a praktický.
Vést svůj tým procesem změny
Projektový tým je rozhodující pro úspěch jakéhokoli projektu, takže pomáhá, aby byl aktivně zapojen do řízení změn v procesu.
Zde je pět způsobů, jak můžete svému týmu pomoci rychle se vyrovnat s procesem řízení změn projektu:
1. Buďte otevření ohledně změn. Dejte svému týmu vědět, že se očekává změna projektů.
2. Buďte otevření ohledně procesu. Proces řízení změn, o kterém se zde diskutuje, není pro každého přirozený. Většina členů týmu nebude vědět, co se od nich očekává, dokud nebudou informováni. Uspořádejte schůzku, na které s nimi projdete procesem, a dejte každému vědět, jaká je jeho role při jeho provádění.
3. Ulehči to. Změna projektu je často v nejlepším případě řízený chaos. Kroky, které podniknete k úspěšné navigaci definujte svou odvahu jako projektový manažer. Váš tým může shledávat změny znepokojujícími – zvláště ty velké nebo ty, které zvrátily rozhodnutí, o kterých se dlouho myslelo, že jsou vyřešena, a překážky považované za dávno odstraněné. Harmonogram je špatný, rozpočet může být jiný, požadavky jsou určitě jiné.
Váš tým od vás očekává vedení a stabilizaci. Usnadněte jim proces co nejvíce.
4. Buďte připraveni pomoci. Úspěšná integrace nového způsobu práce vyžaduje čas. Pokud jste dříve řídili změnu projektu neformálním způsobem (nebo vůbec ne), pak může přechod na formální proces chvíli trvat, než se stane „způsobem, jakým tady věci děláme“. Dejte týmu vědět, že jste tam, abyste mu pomohli, pokud bude potřebovat něco předběhnout.
5. Nebojte se říci ne. Ne všechny změny jsou rozumné návrhy. Dejte svému týmu vědět, že pokud mají silný pocit, že změna není v tuto chvíli pro projekt správná, budete při rozhovoru s žadatelem o změnu stát při nich.
Selhání při efektivním řízení změn je hlavním ze způsobů, jak může být projekt zcela vykolejen, takže pozor. Vyzbrojeni správnými informacemi a procesy lze projektové změny řešit kontrolovaným, chytrým a prospěšným způsobem pro všechny zúčastněné.
