Proč někteří projektoví manažeři přinášejí své projekty včas, s rozpočtem a se spokojenými zákazníky, zatímco jiní to mají těžké? Podívejme se na deset zvyků, které velmi úspěšní projektoví manažeři sdílejí, abychom to zjistili.
Tyto návyky jsou znovu a znovu zmiňovány v hodnoceních výkonu a v hodnoceních na konci projektu, kde klient, tým nebo sponzor nabízí zpětnou vazbu projektovému manažerovi.
Nemusíte mít deset let zkušeností, abyste pokaždé dosáhli úspěchu. Změnou svých návyků a oprášením svých dovedností můžete výrazně zvýšit šance na úspěch vašeho projektu a dopřát si také méně stresujícího času v práci.
#1. Použití správného týmu
Nejúčinnější a nejúspěšnější projektových manažerů znát schopnosti členů svého týmu. Znamená to, že mohou přidělit správnou práci správným lidem.
Použití nesprávného zdroje na úkolu může vést k tomu, že úkol bude trvat déle nebo bude špatně proveden. Pomáhá znát silné a slabé stránky jednotlivců, kteří s vámi spolupracují, abyste je mohli co nejlépe přiřadit k projektovým úkolům.
#2. Správa projektových problémů
Všechny projekty čas od času narazí na problémy. Úspěšní projektoví manažeři se tím nenechají znepokojovat. Znají procesy pro řízení problémů a také to, jak nejlépe řešit problémy, které se objeví.
Můžete to udělat i vy. Jakmile budete vědět, jak vyhodnotit problém projektu, zjistíte, že řízení problémů se stane jednoduchým zvykem, který lze začlenit do vaší týdenní rutiny. Vyhraďte si čas na to, abyste si to prošli protokol problémů každý týden a brzy zjistíte, že je snadné udržet si kontrolu nad problémy.
#3. Vyrovnávání se se změnami
Projekty jsou navrženy tak, aby věci změnily, ale taková změna se děje i jiným lidem. Je těžší řídit změnu, která je zaměřena přímo na projektový tým, narušuje podrobný harmonogram projektu a vytváří novou práci a celou hromadu aktualizací dokumentace.
Úspěšní projektoví manažeři mají proces řízení změn, kterým se řídí. Dodržování definovaných kroků usnadňuje přeměnu jakékoli akce na zvyk, protože je strukturovaná a opakuje se.
Proces řízení změn vypadá takto:
- Získejte informace o změně
- Zhodnoťte změnu
- Zjistěte, kolik práce by dalo provést změnu
- Připravte si doporučení, zda se vyplatí pokračovat
Jakmile připravíte doporučení, požádejte svého sponzora, aby se rozhodl, zda byste měli změnu začlenit nebo ne. Některé malé změny můžete schválit sami, pokud jsou v rámci vašich pravomocí a úrovní pravomocí. Úspěšní projektoví manažeři vědí, že vyrovnat se se změnami je součástí jejich práce a mají plán, jak se s nimi vypořádat, jakmile nastanou.
#4. Správa nákladů na projekt
Je vysoce pravděpodobné, že váš projekt bude vyžadovat náklady, i když sami nemáte plnou kontrolu nad peněženkami. Umět řídit finanční prvky ve vaší kontrole musí být zvykem. Pokud k tomu nebudete přistupovat pravidelně a rutinně, zjistíte, že práce je tak obrovská, že ji nelze dělat dobře.
Fantastickí projektoví manažeři mají přehled o výdajích díky archivačním systémům, které fungují pro faktury, nabídky a odhady. Zvykněte si používat váš rozpočtový software (i když je to jen tabulka).
Nemůžete řídit své náklady na projekt, dokud nemáte plán, kolik utratíte. Naučte se, jak vytvořit a rozpočet projektu takže můžete začít.
#5. Teambuilding
Projektový tým nemusí pracovat přímo pro vás. Proč je tedy budování týmu součástí návyků úspěšných projektových manažerů? Je to proto, že potřebujete, aby váš tým efektivně spolupracoval, a potřebujete, aby jednotlivci zapojení do projektu rychle dospěli do bodu, kdy si navzájem důvěřují. Toho dosáhnete budováním týmu. Dávejte si pozor na situace, kdy se váš tým rozpadá. Zejména šikanující chování je nepřijatelné.
#6. Porozumění procesům
Šestým zvykem velmi úspěšných projektových manažerů je, že rozumí procesům, které existují v jejich sféře kontroly. To znamená, že vědí, jaké pracovní postupy je třeba dodržovat. Neztrácejí čas snahou vymyslet, jak napsat obchodní případ, protože vědí, že na to existuje postup a mohou postupovat podle kroků.
Nejúspěšnější projektoví manažeři nejsou otroky procesu. Vědí, kdy je správné postupovat podle tohoto procesu. Vědí, kdy je lepší to trochu upravit, aby se úkoly celkově zjednodušily pro všechny. Příkladem toho může být odstranění byrokracie z malého projektu tím, že se procesy odpovídajícím způsobem přizpůsobí.
#7. Aktualizace harmonogramu
Harmonogram projektů by neměl být ponechán náhodě. Nejúspěšnější projektoví manažeři si zvyknou pravidelně kontrolovat přesnost svých plánů a aktualizovat je.
Existuje mnoho způsobů, jak sledovat pokrok vašeho projektu. Nejdůležitější je, abyste to udělali. Pokud se snažíte osvojit si tento zvyk, pak si do diáře zarezervujte krátkou schůzku se sebou a se svým rozvrhem jednou týdně. Použijte každý týden stejný čas a věnujte 30 minut kontrole, kde jste a kde musíte být. Proveďte potřebné úpravy, sdělte to týmu a pokračujte v projektu.
Pokud změny vašeho plánu mají dopad na datum ukončení projektu nebo na datum dodání u hlavních milníky, pak si promluvte se svým sponzorem. Neměli byste měnit základy svého základního plánu, aniž byste prošli formálním schvalovacím procesem.
#8. Řízení rizik projektu
Vědět, co zahrnout do svého registru rizik je jedna věc, ale obvyklé přezkoumání a jednání s riziky, která se objevují, je něco jiného. Nestačí využít začátek projektu k identifikaci rizik a pak už na ně nemyslet. Řízení rizik musí být součástí vašich projektových návyků protože bez něj zjistíte, že se rizika mění v problémy a vytvářejí vám problémy.
Je to další oblast, kde mohou pomoci standardní procesy a rezervace pravidelného slotu k provedení kontroly rizik. Můžete jej zahrnout jako součást vašich týmových schůzek. Zvykněte si s týmem zhodnotit svá rizika, uzavřít všechna, která již nepředstavují hrozbu, a naplánovat akce pro ty, které chcete zmírnit.
#9. Čas sledování
Projektoví manažeři toho vědí hodně řízení času projektu, ale to bývá v oblasti plánování a plánování. To, o čem mluvíme, je pravidelnější a každodenní sledování času. Mluvíme o časovém rozvrhu.
Projektové týmy často nemají zájem používat časové rozvrhy, pokud tak neučinily dříve. Mnoho softwarových nástrojů pro řízení projektů má sledování času součástí produktu. To může usnadnit zavedení přechodu na sledování času jako týmu.
Ať už sledujete nebo nesledujete čas svého týmu (což je doporučeno), je důležité, abyste věděli, kam za den plyne váš vlastní čas. Měli byste si zvyknout, abyste si zapisovali, jak trávíte čas. Pomůže vám pochopit, zda trávíte čas nad prioritními projektovými úkoly. Možná si myslíte, že ano, ale je tomu tak? Pomohou timesheety nebo časový záznam nějakého formuláře, i když jde jen o hodinový zápis do poznámkového bloku.
#10. Poskytování obchodních změn
A konečně, zvyk, díky kterému jsou projektoví manažeři nejúspěšnější, je jejich schopnost přirovnat výstupy projektu k obchodním výsledkům. Pokud uživatelé váš produkt nepoužívají nebo software rychle zastarává nebo zákazníci nejsou tak ohromeni jako vy, byl váš projekt ztrátou času.
Nejúspěšnější projektové týmy se ujišťují, že vědí, o jaké obchodní výsledky usilují. Vytvářejí řešení, které přináší tuto obchodní změnu udržitelným způsobem. To, co dodají, když projekt skončí, je plně využito a plně přijato zákazníkem. Je to úspěch, protože byl od začátku postaven tak, aby byl úspěšný.
Pochopení obchodních cílů je klíčovým kritériem pro každého projektového manažera, který chce mít vliv na zákazníky a zúčastněných stran. Pokud dokážete prokázat, že jste dodali něco hodnotného, pak je snadné prokázat, jaký dopad máte a jakou hodnotu přinášíte společnosti.
Zvykněte si ptát se svých stakeholderů, jakou obchodní hodnotu očekávají a jak chtějí využít cokoliv, co jim váš projekt přináší. Promluvte si s nimi o tom, jak definují úspěch. Můžete to zabudovat do opakovatelného procesu na začátku každého projektu.
