Zatímco jednoduchý seznam úkolů může stačit k dokončení malého projekty kolem domu, když na to přijde projektový management, je obvykle potřeba podrobnější plán činnosti. Jeden z nejoblíbenějších a nejpraktičtějších způsobů, jak řídit načasování všech úkolů a projekt je použít Ganttův diagram.
Co je Ganttův diagram?
Ganttův diagram je graf, který ukazuje všechny různé dílčí úkoly projektu a jejich vzájemný vztah v čase.
Ganttův diagram zobrazuje všechny úkoly, které je třeba provést, a dobu, po kterou se očekává, že bude každý úkol trvat časové rámce, ve kterých mají být jednotlivé úkoly dokončeny, a vztah mezi různými úkoly. Tímto způsobem se dostane všechno provedeno podle plánua nikdy neztrácíte čas čekáním na dokončení úkolu, který už měl být hotový.
Jaké jsou části Ganttova diagramu?
Ganttovy diagramy se skládají z devíti složek.
- Termíny. Data, která je jednou z hlavních součástí Ganttova diagramu, umožňují projektovým manažerům vidět nejen to, kdy celý projekt začne a skončí, ale také kdy se budou jednotlivé úkoly konat. Ty jsou zobrazeny v horní části grafu.
- Úkoly. Velké projekty se vždy skládají z velkého množství dílčích úkolů. Ganttův diagram pomáhá projektovým manažerům sledovat všechny dílčí úkoly v projektu, takže nic není zapomenuto nebo zpožděno. Úkoly jsou uvedeny na levé straně.
- Bary. Jakmile jsou dílčí úkoly uvedeny, pruhy se používají k zobrazení časového rámce, ve kterém by měl být každý úkol dokončen. To pomáhá zajistit, že každý dílčí úkol bude proveden podle plánu, takže celý projekt bude dokončen včas.
- Milníky. Milníky jsou úkoly, které jsou zásadní pro dokončení a úspěch projektu. Na rozdíl od drobných detailů, které je také nutné udělat, dokončení milníku nabízí pocit uspokojení a pohybu vpřed. Na Ganttově diagramu jsou milníky zobrazeny jako kosočtverce (nebo někdy jiný tvar) na konci určitého hlavního panelu.
- Šipky. Zatímco některé z vašich úkolů lze provést kdykoli, jiné je nutné dokončit před nebo po zahájení nebo ukončení jiného dílčího úkolu. Tyto závislosti jsou v Ganttově diagramu označeny malými šipkami mezi hlavními panely.
- Hlavní panely. Zatímco mnoho dílčích úkolů může být dokončeno poměrně rychle, bude mnoho případů, kdy budete chtít na první pohled přesně vidět, jak váš projekt pokračuje. Průběh je znázorněn stínováním panelů úloh, které představují část každého úkolu, který již byl dokončen.
- Značka vertikální čáry. Dalším způsobem, jak sledovat postup vašeho projektu, je svislá čára, která označuje aktuální datum v grafu. Pomáhá vám efektivně řídit svůj čas, protože na první pohled vidíte, kolik vám zbývá udělat a zda jste na dobré cestě dokončit projekt včas.
- ID úkolu. V dnešním uspěchaném obchodním světě pravděpodobně budete mít několik úkolů současně. Zahrnutí ID úkolu do Ganttova diagramu pomůže všem zúčastněným rychle identifikovat úkol, o kterém mluvíte.
- Zdroje. I když ne každý Ganttův diagram uvádí jména lidí, kteří na něm budou pracovat, pokud váš projekt bude absolvuje řada jednotlivců, uvedení jmen a úkolů, které jsou jim přiděleny, může být neuvěřitelně ochotný. Identifikace a přiřazení zdrojů ke každému úkolu vám pomůže efektivně řídit lidi, nástroje a dovednosti, abyste dokončili každý projekt včas.
Nástroje projektového řízení a Ganttovy diagramy
Když byly Ganttovy diagramy zpočátku vyvíjeny, byly psány ručně, takže změna nebo aktualizace diagramu byla pracná. Naštěstí s dnešním softwarem pro řízení projektů mohou projektoví manažeři snadno přidávat, odečítat a upravovat úkoly, aniž by museli ručně upravovat celý graf.
Existuje mnoho oblíbených nástrojů a softwaru pro řízení projektů, které využívají Ganttovy diagramy nebo struktury úkolů. Ty mohou být použity pro vaše obchodní, osobní a kariérní potřeby.
Při řízení projektu se musíte ujistit, že všechny jednotlivé úkoly jsou dokončeny včas a efektivně. K tomu vám pomůže Ganttův diagram.
