Při plánování obchodní schůzky, konference nebo jiného odborníka událost, návštěvnost je klíčovým měřítkem úspěchu. Chcete přilákat dostatek hostů, aby zaplnili místa, uspokojili očekávání a aby byla akce finančně úspěšná. Účastníci se chtějí dozvědět nové informace a komunikovat s kolegy a lídry ve svém oboru.
Zvýšení návštěvnosti a přilákání těch správných lidí na akci se neděje náhodou. Nejúspěšnější setkání přesahují hvězdné klíčové přednášky a inspirativní prezentace a vytvářejí profesionální, hodnotné a přátelské prostředí pro každého. Tento proces začíná v počátečních fázích plánování.
Vytvořte silnou agendu
The denní program vaší události je první věcí, na kterou se budou účastníci při rozhodování o účasti či neúčasti dívat. Vyberte si silné ústřední téma pro ukotvení vaší akce a poté uspořádejte workshopy, panely, klíčové poznámky a další části programu tak, abyste v rámci tohoto tématu poskytli hodnotný a rozmanitý obsah.
Při nastavování programu zvažte potřeby účastníků i přednášejících. Nechte si dostatek času na přestávky a jídlo a uspořádejte den kolem velkých akcí, kterých chcete, aby se všichni zúčastnili.
Pokud budete mít více workshopů nebo panelových diskusí najednou, rozmístěte akce v čele s vašimi hlavními řečníky, aby je měl každý možnost slyšet.
Zvažte logistiku
I s nejlepší agendou a nejzajímavějšími hlavními řečníky bude mít logistika vliv na vaši účast. Při plánování dat, časů a míst vaší události mějte na paměti potřeby účastníků i vašeho odvětví.
- Jak dlouhá je vaše akce a jak místní jsou její účastníci? Krátké události se mohou stát během pracovního dne nebo bezprostředně po něm. Vícedenní akce může být nutné naplánovat na víkend.
- Jsou ve vašem oboru rušné sezóny nebo oblíbené akce, které již byly zavedeny? Naplánujte si akci na dobu, která bude mít menší konkurenci v návštěvnosti.
- Budou muset účastníci cestovat nebo zůstat přes noc? Vyberte si místo vhodné pro ubytování, letiště nebo jiné způsoby cestování. Podívejte se na vyjednání snížené hotelové sazby pro účastníky, ať už tam, kde se akce koná, nebo v její blízkosti.
- Kde pořádáte akci? Pokud je to ve vaší firmě, budete si muset naplánovat místa k sezení, jídlo a parkování. Pokud je to v hotelu nebo kongresovém centru, vyberte a umístění se zkušenostmi s plánováním podobných akcí.
Pokud doufáte, že uspořádáte každoroční nebo opakovanou akci, buďte při plánování logistiky citliví k potřebám účastníků. Usnadnění účasti na akci a vytvoření reputace pro včasné zahájení i ukončení.
Používejte marketingové techniky
Přistupujte ke své události jako ke kterékoli jiné části vašeho podnikání a rozvíjejte a marketingový mix použít pro propagaci a propagaci.
- Identifikujte své cílové publikum. Kdo jsou ideální účastníci vaší akce? co je zajímá? Může se zúčastnit kdokoli z oboru, nebo jen ti, které pozvete osobně? Snažíte se propojit jednotlivce podobného postavení a zkušeností nebo přilákat účastníky v různých fázích jejich kariéry?
- Stanovte konkrétní měřítka. Jak velká bude vaše akce? Kolik účastníků chcete? Jakých cílů se snažíte dosáhnout?
- Vypracujte marketingový mix. Vytvořte plán propagace vaší události na základě vašeho cílového publika a cílů události. Budete inzerovat otevřeně, ať už online, nebo v odborných časopisech? Chcete pomocí optimalizace pro vyhledávače přivést lidi na web události? Zasílat pouze osobní pozvánky vybranému seznamu hostů?
Jak vzbudíte zájem, bude záviset na velikosti a rozsahu vaší události. Ale bez ohledu na to, jak velký je nebo kdo je vaše cílové publikum, pomocí tradičního marketingu a prodejní techniky vám může pomoci zvýšit návštěvnost.
Pozvat brzy
Jedním z klíčů k dosažení skvělé návštěvnosti vaší akce je včasné pozvání lidí a sledování. Harmonogram pozvánky může obsahovat:
- Co nejdříve v procesu plánování pozvěte a potvrďte všechny hlavní přednášející nebo panelové řečníky.
- Před odesláním pozvánek zmiňte událost hostům, které vy (nebo váš tým) osobně znáte.
- Pošlete papírové nebo elektronické uložení dat jednotlivcům nebo organizacím, o kterých doufáme, že se zúčastní.
- Odešlete papírové nebo elektronické pozvánky, včetně důležitých bodů programu a speciálních hostů, s žádostí o potvrzení účasti.
- Přepošlete podrobnou pozvánku znovu s personalizovanou poznámkou kolegům nebo známým, které znáte.
- Pokračujte s pozvanými, kteří ještě neposlali RSVP měsíc před akcí.
- Týden před plánovanou akcí zašlete účastníkům potvrzení akce (elektronicky nebo telefonicky, v závislosti na počtu účastníků).
- Po akci pokračujte e-mailem a pozvěte zpětnou vazbu nebo oznamte jakékoli nadcházející události, které by účastníky také mohly zajímat.
Rozešlete osobní pozvánky
Bez ohledu na to, kdo je vaší cílovou skupinou, rozšíření osobních pozvánek může být cenným způsobem, jak zajistit účastníky a vzbudit z vaší akce vzrušení. Hosté, kteří obdrží osobní pozvánky, s větší pravděpodobností odpoví ano, i když vás nebo vaši organizaci ještě neznají.
Poslat fyzické pozvání doprovázena buď osobní poznámkou nebo telefonátem přátelům, kolegům a známým, stejně jako významným hostům, které neznáte, ale doufáte, že se zúčastní.
U některých akcí může pomoci sdílet tuto odpovědnost. Seznam hostů události je často sestaven ze seznamů kontaktů, které jsou udržovány různými jednotlivci a jednotlivci s nejbližšími vztahy s pozvanými by měli přímo pozvat své vlastní Hosté.
Pokud plánujete velké sympozium nebo kongres se stovkami účastníků, pozvat všechny osobně nebude možné. Ale při plánování větších akcí může být i pár osobních pozvánek hodně daleko. Identifikujte hlavní hráče ve vašem odvětví, s nimiž chcete navázat kontakt nebo kteří by mohli zvýšit profil vaší akce, a poté je kontaktujte telefonicky nebo e-mailem.
Sledujte a poděkujte účastníkům
Mnoho účastníků oceňuje, že obdrží další podklady, prezentační snímky, doporučenou literaturu nebo jiné materiály, na které se mohli prezentující odkázat. Následná akce je vynikající příležitostí podělit se o tyto informace, poslat děkovné zprávy těm, kteří se zúčastnili, a začít zveřejňovat jakékoli další akce, které plánujete do budoucna.
Následné e-maily a korespondence jsou také skvělou příležitostí k vyžádání zpětné vazby k vaší události prostřednictvím online průzkumu, zaslaného formuláře nebo e-mailových komentářů. Například:
- Měli účastníci pocit, že materiál obsažený v prezentacích a klíčových projevech odpovídá jejich očekáváním?
- Poskytla událost cenné příležitosti pro networking nebo učení?
- Splnila akce očekávání hostů?
- Kde byl prostor pro zlepšení?
- Co považovali účastníci za nejdůležitější z akce?
- Zúčastnili by se podobné akce i v budoucnu?
Tento druh zpětné vazby vám může pomoci pochopit, kde vaše akce uspěla a kde selhala, což vám umožní zlepšit proces plánování jakýchkoli budoucích schůzek nebo konferencí.
