Po analýze vašich obchodních požadavků a dokončení vašich vyhledávání prodejců, jste připraveni zahájit proces výběru dodavatele masa a brambor. Dobře napsaná žádost o nabídku (RFP) popř žádost o cenovou nabídku (RFQ) je klíčem k výběru nejlepšího dodavatele za nejlepší hodnotu pro vaši společnost. Psaní obou typů požadavků není obtížné, pokud rozumíte cílům a funkci dokumentu.
Rozhodněte se, co napsat
An RFP se používá, pokud se kvalita, služba nebo konečný produkt budou lišit od každého dodavatele, který odpovídá.
An RFQ se používá pro komodity, jednoduché služby nebo přímočaré/nekomplikované díly s malým nebo žádným prostorem pro diferenciaci produktů nebo služeb mezi odpovídajícími dodavateli. Body vyjednávání jsou úzké včetně položek, jako jsou harmonogramy dodávek nebo možnosti balení.
Cíle obou dokumentů by měly zahrnovat:
- Získání podrobných návrhů k vyhodnocení odpovědí jednotlivých dodavatelů tak, aby byly na všech frontách splněny nejlepší zájmy vaší společnosti.
- Využití konkurenční povahy procesu výběru dodavatele k vyjednání nejlepší možné nabídky.
- Zajištění, že budou splněny zájmy všech zúčastněných stran ve vaší společnosti a bude dosaženo konsensu.
- Přenechání vaší společnosti kontrolu nad celým procesem výběru dodavatele a nastavením pravidel výběru předem.
- Budování partnerství mezi vámi a dodavatelem hned od začátku.
Strukturování RFP nebo RFQ
RFP nebo RFQ by měly být strukturovány způsobem, který jasně a stručně prezentuje vaše potřeby prodejci. Každý dokument se bude lišit v závislosti na typu společnosti a produktu, který hledáte, ale existují některé standardní sekce, které by měly být zahrnuty do každé typické RFP nebo RFQ. Přizpůsobte každou sekci svým individuálním potřebám:
- Podrobnosti o podání poskytněte prodejcům důležité informace, jako jsou termíny, poštovní adresa vaší společnosti a kontaktní osoba pro dotazy a vysvětlení.
- An úvod a shrnutí poskytuje potenciálním prodejcům stručný přehled vaší společnosti a požadavků na váš produkt nebo službu. Měl by být napsán po dokončení celého dokumentu, abyste mohli snadno shrnout klíčové body.
- A obchodní přehled a pozadí popisuje vaši firmu, produkty a tržní sektor. To pomůže potenciálním prodejcům pochopit potřeby, které se snažíte naplnit.
- The podrobné specifikace by měla být nejdelší částí dokumentu. Pro RFP bude obsahovat kvalitativní opatření a požadavky, které budou řídit rozhodnutí o výběru. Pro RFQ by tato část měla obsahovat kvantitativní opatření, která požadujete v odpovědi dodavatele. Příkladné kritérium může zahrnovat výkresy produktu, technické tolerance, úrovně služeb, milníky, dodávky a časové osy, technické nebo obchodní požadavky, softwarová funkčnost a hardware požadavky.
- Předpoklady a omezení prodejci, na které je třeba upozornit, jsou uvedeny v této části. Pokud nebudete vůči prodejci upřímní a upřímní, otevřou se vám dveře k pozdějšímu opětovnému projednání smlouvy a možnost narušení vašeho vztahu s vaším prodejcem. Možná témata zahrnují cestovní výdaje, náklady na upgrade/úpravu a licenční práva.
- Žádný pravidla a podmínky smlouvy musí být uvedeny, aby prodejce mohl spravedlivě a čestně odpovědět. Mohou zahrnovat možnosti financování, délku smlouvy, možnosti obnovení, záruky, sankce za dodání, úroveň služeb atd.
- Výběrová kritéria o tom, jak se rozhodnete, je poslední část. Některé společnosti dávají přednost tomu, aby byly tyto informace zcela důvěrné, zatímco jiné společnosti věří, že to pomůže potenciálním prodejcům zaměřit se na to, co je pro vaši společnost důležité.
Distribuovat prodejcům
Konečně, sestavit motivační dopis a pošlete kopie své RFP nebo RFQ každému z prodejců, které jste vybrali během procesu vyhledávání. Ujistěte se, že jsou uvedeny příslušné kontaktní informace, aby bylo možné poskytnout pomoc jakémukoli dodavateli, který ji potřebuje.
