Pokud jste si udělali čas na sepsání seznamu všech úkolů, které musíte udělat pro řízení svého podnikání, a pak objednali jste si je podle toho, jak moc se vám to líbilo, kam by přišla správa záznamů o výdajích v? Dvě stě sedmdesát? Nebo ještě nižší?
Ale i když většina z nás rozhodně považuje správu obchodních záznamů za práci, která se mu věnuje, a má tendenci ji podceňovat Prioritou je dobrá správa záznamů, která nám nejen usnadňuje pracovní život, ale může nám poskytnout skutečnou úlevu od stresu v oblasti daní čas. Pro usnadnění správy záznamů můžete udělat následující:
Oddělte své obchodní a osobní výdaje
Zní to jednoduše, že? Ale to je ta část správy záznamů, která většinu lidí podrazí. Pokud vezmete potenciálního klienta například na golf, jsou to osobní náklady nebo obchodní náklady? (Odpověď je osobní, protože zelené poplatky nejsou odpočitatelné obchodní náklady). Dalším trvalým problémem jsou vozidla, která používáte pro osobní i obchodní účely. Musíte vědět, co se kvalifikuje jako legitimní obchodní výdaje a co ne, a ujistit se, že to vaše obchodní záznamy přesně odrážejí.
Získejte dostatečnou dokumentaci pro všechny obchodní výdaje
Mnoho obchodníků dělá chybu, když si myslí, že „seznamy“ jsou dost dobré pro účely správy záznamů. Například mají na výpisech z kreditních karet seznam nákupů a myslí si, že je to dostačující, pokud jde o nárokování těchto nákupů jako obchodních nákladů.
Bohužel CRA (Canada Revenue Agency) je náročnější. Neakceptují výpisy z kreditních karet nebo zrušené šeky jako dostatečnou dokumentaci pro výdaje, když by normálně byly vystaveny faktury nebo účtenky. IRS je shovívavější a při absenci potvrzení bude obecně přijímat výpisy z kreditních karet a zrušené šeky jako důkaz nároků na výdaje.
Pokud jde o vedení záznamů, je třeba mít na paměti dva body:
Vždy získejte účtenku. Zvykněte si při každém nákupu žádat o účtenku – bez ohledu na to, jak malý je. Sčítají se také malé výdaje a potřebujete dokumentaci pro své obchodní záznamy.
V případě potřeby označte účtenky. Stále existují firmy, které rozdávají účtenky, na kterých není nic kromě data, kdy byla položka zakoupena a kolik to stálo – což není příliš užitečné, když se díváte na účtenku a snažíte se zjistit, o jakou položku se jedná a do které kategorie obchodních nákladů patří do.
Když dostanete účtenku, podívejte se na ni a napište na ni příslušné informace, například k čemu účtenka je a kategorii výdajů.
Získejte pro své podnikání samostatný bankovní účet
Zatímco poplatky za obchodní bankovní účty jsou ve srovnání s osobními účty notoricky vysoké, je podnikatelský bankovní účet naprosto nezbytný pro dobré vedení obchodních záznamů. Firemní bankovní účet vám pomůže oddělit vaše obchodní a osobní výdaje. Veškeré příjmy z podnikání budete vkládat na obchodní účet a veškeré výdaje nebo platby související s podnikáním budete vybírat pouze z obchodního účtu.
Jaký typ obchodního bankovního účtu byste si měli pořídit? Běžný účet – nejlépe takový, který doručuje měsíční výpisy a vrací vám zrušené šeky.
Obchodní šeky vám usnadňují správu záznamů, protože můžete použít poznámkový řádek na přední straně každého šeku k doložení obchodního účelu výdajů.
Mějte a používejte samostatnou kreditní kartu na obchodní výdaje
Používání osobních kreditních karet pro obchodní účely vás rychle uvrhne do bažiny správy záznamů. Firemní kreditní karta výrazně zjednodušuje správu vašich obchodních záznamů tím, že pomáhá udržovat vaše osobní a obchodní výdaje oddělené (pomáhá také k tomu, aby vaše podnikání vypadalo profesionálněji).
Veďte si záznam o ujetých kilometrech vaší obchodní cesty
Pokud používáte některý z vašich vozidla pro obchodní účely, bude protokol ujetých kilometrů velkým pomocníkem při správě záznamů. Poznamenejte si stav ujetých kilometrů (nebo kilometrů) na počítadle kilometrů na začátku roku a poté zadejte počet ujetých kilometrů podle data pokaždé, když vozidlo používáte pro obchodní účely. Usnadníte si uchovávání deníku ujetých kilometrů v odkládací schránce vašeho vozidla. Pokud máte více než jedno vozidlo, které využíváte ke služebním účelům, veďte v každém z nich protokol ujetých kilometrů.
Uchovávejte všechny své obchodní záznamy za konkrétní daňový rok pohromadě
Mít vaše obchodní záznamy rozházené po celém místě je skutečnou ztrátou času, pokud jde o účetnictví nebo přípravu daní. Uspořádání systému správy obchodních záznamů podle fiskálního roku výrazně usnadní nalezení obchodních záznamů, které potřebujete, když je potřebujete jim.
Udržujte své obchodní záznamy po správnou dobu
Z nějakého důvodu se zdá, že existuje mnoho nejasností ohledně toho, jak dlouho musíte uchovávat své obchodní záznamy. Pro daňové účely platí, že „podáte-li přiznání včas, uchovávejte své záznamy po dobu minimálně šesti let od konce zdaňovacího roku, ke kterému se vztahují“. Toto šestileté období začíná od posledního použití obchodních záznamů, nikoli od okamžiku, kdy došlo k transakci.
U daňových přiznání v USA „uchovávejte záznamy po dobu tří let od data, kdy jste podali původní přiznání, nebo dva roky od datum, kdy jste zaplatili daň, podle toho, co nastane později, pokud podáte žádost o připsání nebo vrácení peněz po podání přiznání. Uchovávejte záznamy po dobu sedmi let, pokud uplatníte nárok na ztrátu z bezcenných cenných papírů nebo odpočet nedobytných pohledávek."
Účetní software to usnadňuje
Díky snadnému použití, dostupnosti z mobilních zařízení a nízkým nákladům mohou dnešní cloudové účetní softwarové balíčky pro malé firmy výrazně zjednodušit správu záznamů. Za přibližně 10 dolarů měsíčně prodejci softwaru jako FreshBooks a Zoho nabízejí základní startovací balíčky vhodné pro živnostníky a živnostníky, včetně fakturace, sledování výdajů a jednoduché hlášení. Přemýšlejte o výhodách možnosti například poslat fakturu přímo z vašeho smartphonu, vzít a obrázek příjmu oběda s klientem a zaznamenejte jej jako výdaj nebo sledujte zúčtovatelný čas pomocí vestavěného časovač.
Těchto osm věcí, které můžete udělat pro usnadnění správy záznamů, není obtížné. Stejně jako mnoho administrativních činností souvisejících s podnikáním vyžadují pouze vytvoření dobrých návyků a vytrvalost. Pokud však tato pravidla uplatníte nyní a budete je dodržovat, uvidíte v příštím zdanění obrovský rozdíl a vaše účetnictví bude po celý rok jednodušší.
