Zdravotní dokumentace zaměstnance je úložištěm pro vše, co souvisí se zdravím, zdravotními výhodami, dovolenou související se zdravím zaměstnance a výběrem výhod a pokrytím pro zaměstnance. Zaměstnavatel vede zdravotní dokumentaci pro každého zaměstnance zvlášť. Obsah těchto souborů se nikdy nemíchá s žádným jiným zaměstnaneckým spisem, jako je osobní spis.
Protože zdravotní dokumentace obsahuje citlivé a důvěrné informace, musí být umístěna na bezpečném, uzamčeném a nepřístupném místě. Kartotéka, ve které jsou uloženy lékařské záznamy zaměstnanců, by se měla také zamykat a personální personál by měl mít jediné klíče. Přístup k lékařským záznamům zaměstnanců je omezen pouze na personál lidských zdrojů.
Zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé chránili zdravotní záznamy zaměstnanců jako důvěrné; lékařské záznamy by měly být uloženy odděleně a odděleně od jiných obchodních záznamů. Nikdy neukládejte zdravotní záznamy zaměstnanců do obecné personální složky zaměstnance.
Kvůli důvěrnosti informací musí být záznamy izolovány od souborů, ke kterým mají přístup zaměstnanci, jako jsou nadřízení nebo manažeři. (Ve skutečnosti se to také obecně doporučuje pro personální složky – dejte přístup pouze zaměstnancům HR.)
Obsah zdravotnické dokumentace zaměstnance
Jedná se o typy položek, které by měly být bezpečně uloženy ve zdravotnické dokumentaci zaměstnance. Máte-li pochybnosti, udělejte chybu na straně ochrany lékařských informací vašich zaměstnanců.
- Přihlášky a formuláře zdravotního pojištění
- Žádosti a formuláře životního pojištění
- Informace o určeném příjemci
- Žádosti o jakýkoli jiný zaměstnanecký benefit, který může vyžadovat lékařské informace, jako je pojištění zraku
- Žádosti o placenou nebo neplacenou zdravotní dovolenou
- Zprávy o rodinné zdravotní péči a dovolené (FMLA) a související žádosti a papírování
- Dokumenty FMLA podepsané lékařem
- Dokumentace o nemocech rodinného příslušníka nebo dítěte, pro které žádáte o FMLA čas k poskytování průběžné péče
- Dokumentace o dovolené z lékařského hlediska pro zaměstnance, kteří nemají nárok na pracovní volno FMLA
- Lékařské vyšetření, poznámky, korespondence a doporučení
- Lékařské omluvy pro nepřítomnost nebo zpoždění od lékaře
- Omezení lékařské práce s dokumentací od doporučujícího lékaře
- Zprávy o nehodách a zraněních, včetně dokumentů požadovaných OSHA
- Zprávy o odškodnění zaměstnanců v případě zranění nebo nemoci
- Jakýkoli jiný formulář nebo dokument, který obsahuje soukromé lékařské informace o zaměstnanci
Pokud budete tyto soubory uchovávat v tajnosti, vaši zaměstnanci vám budou důvěřovat a vy budete podporovat ducha a význam zákona.
Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a zákonnost. Stránku čte publikum z celého světa a pracovní zákony a předpisy se liší stát od státu a zemi od země. Vyhledejte prosím právní pomocnebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že váš právní výklad a rozhodnutí jsou ve vaší zemi správné. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.
