Když zahajujete novou iniciativu, dokument o rozsahu projektu je kritickou informací pro celý váš tým. Definuje konečný produkt, který má být dodán zákazníkovi, kdy musí být dodán a za jakou cenu.
Tento dokument v podstatě definuje hranice práce, aby každý člen týmu i zákazník pochopili, co projekt obnáší. Stejně důležité je, že chápou, co to dělá ne znamenat.
Výhody
Prohlášení o rozsahu projektu, které je jednou sdíleno se všemi členy týmu a zákazníky projektu, je nedílnou součástí projektového řízení. Mezi jeho výhody:
- Společné porozumění mezi všemi zúčastněnými očekávanými vlastnostmi, kvalitou a načasováním projektu
- Prostředek pro komunikaci s ostatními zúčastněnými stranami v projektu za účelem získání jejich podpory a zapojení
- Nástroj pro zaměření úsilí týmu na práci potřebnou k uspokojení potřeb zákazníka
Navíc, pokud jsou navrženy změny, které jsou za hranicemi původního rozsahu, prohlášení se stává základem pro odhad a navrhování úprav. Pokud změny přijmou všechny zúčastněné strany, může být prohlášení o rozsahu revidováno.
Začínáme
Projektový manažer potřebuje získat informace od členů týmu, zákazníků, výkonného sponzora a dalších klíčových zainteresovaných stran, aby pochopil a popsal požadovaný výstup projektové iniciativy. To se často nazývá dodávka.
Popis dodávky musí zahrnovat náklady nebo přijatelné rozpětí nákladů pro projekt. Také definuje klíčové funkce, které mají být zahrnuty, a časový rámec pro dodání.
Jakmile se na tom zákazník, projektový manažer, projektový tým a výkonný sponzor dohodnou změny v prohlášení o projektu musí být provedeny pomocí pečlivě kontrolované a zdokumentované změny proces.
Kaskádový dopad
Po odsouhlasení prohlášení o rozsahu nebo dokumentu je každá část týmu použije jako základ pro své vlastní odhady související práce, načasování a nákladů. Čím přesnější a přesnější je prohlášení o rozsahu, tím je pravděpodobnější, že pracovní týmy vytvoří přesné odhady a požadavky na zdroje.
Výjimky mohou být důležité
Není neobvyklé, že dokument o rozsahu projektu uvádí konkrétní položky, které mají být z dodávky vyloučeny. Například dokument o rozsahu dodavatele pro stavbu domu může stanovit, že environmentální povolení musí získat vlastník a není odpovědností dodavatele stavby Dům.
Co se může pokazit?
Nejasnost je častým zdrojem stresu a selhání projektu. Vágní nebo nejednoznačný dokument o rozsahu ponechává mnoho otázek otevřených pro diskusi a neinformované úsudky. Ty mohou ovlivnit vlastnosti, kvalitu, načasování a náklady projektu.
Další úskalí, kterému je třeba se vyhnout, je známé jako "rozsahové tečení". Pokud je prohlášení o rozsahu vágní, je zákazník v pokušení klást požadavky, které přesahují záměr nebo hranice původních plánů.
Úprava rozsahu
I když časté změny rozsahu zdrží dokončení projektu a mohou způsobit značné náklady, jsou někdy nezbytné a rozumné. Projektoví manažeři se spoléhají na proces „řízení změn“, který identifikuje požadovanou změnu a vše reviduje odpovídající odhady času, nákladů a pracovní zátěže a přehodnocuje projekt z hlediska nových rizik vzhledem k změna.
Projektový manažer a výkonný sponzor obvykle učiní konečné rozhodnutí o změně rozsahu až po úplné analýze situace. Změny jsou zdokumentovány v protokolu rozhodnutí a poté sděleny většímu projektovému týmu.
