Mnoho lidí zaměňuje sledování času za organizace času. Nábožensky sledují vše, co dělají každý den, týdny nebo dokonce měsíce. A pak to přestanou dělat, protože si neuvědomili žádné pozitivní změny. Jistě, vyloučili pár událostí a upřednostnili některé jiné. Ale nic se jim nepodařilo; právě to předělali. Na konci dne jsou stále roztřesení a frustrovaní.
Ale sledování toho, jak trávíte čas, není time management. Time management je o provádění změn ve způsobu, jakým trávíte čas. Pro efektivní time management, musíte použít systém řízení času, který vám pomůže zjistit, kde lze a kde by měly být provedeny změny... což znamená, že prvním krokem řízení času je analyzovat, jak trávíte čas, abyste mohli určit, jaké změny chcete provést.
Používejte kategorie pro efektivní systém
Jak hospodaříte s časem? Tajemství efektivního systému řízení času je v kategoriích. Podívejte se do kalendáře na zítra. Pravděpodobně je již plný událostí a aktivit, které chcete splnit.
Při práci nebo později budete prázdná místa vyplňovat podrobnostmi o tom, co jste dělali. Na konci dne se podívejte na seznam a označte každý úkol a/nebo událost jednou z následujících kategorií. Kolik času jste během svého pracovního dne strávili:
Hašení požárů
Nečekaný telefonát. Zpráva, která je nezbytná pro schůzku, která měla být vytištěna včera. Chybějící soubor, který by měl být na vašem stole. Kolik z vašeho dne jste strávili v krizovém režimu? Pro většinu lidí je to negativní kategorie, která jim ubírá energii a překáží jim produktivita.
Vypořádání se s přerušeními
Telefonní hovory a lidé přicházející do vaší kanceláře budou pravděpodobně na prvním místě seznamu, když přiřazujete události do této kategorie. Ještě jednou, pro většinu lidí je to negativní kategorie, protože narušuje (a někdy zabíjí) produktivitu.
Provádění plánovaných úkolů
Je to nejpozitivnější využití času během vašeho pracovního dne. Máte to pod kontrolou a dosáhnete toho, čeho jste chtěli dosáhnout. Plánované úkoly mohou zahrnovat telefonní hovory, schůzky se zaměstnanci, dokonce i odpovídání na e-maily – pokud se jedná o úkoly, které jste zařadili do svého programu.
Práce bez přerušení
Možná nepracujete na úkolu, který jste plánovali udělat, ale začínáte něčeho dosáhnout a pro většinu lidí je to velmi produktivní, pozitivní pracovní režim.
Nepřetržitý výpadek
Tyto časy během pracovního dne slouží k opětovnému nabití energie a přeskupení. Oběd nebo dopolední přestávka se mohou počítat, pokud jsou nepřerušované. Pokud máte to štěstí, že pracujete se společností, která nabízí zařízení pro cvičení na místě nebo prostory pro zdřímnutí, počítalo by se to také. Každý potřebuje určité množství nepřetržitých prostojů zabudovaných do svého dne, aby byl během své pracovní doby produktivní.
Týden vaší minulosti je klíčem k budoucnosti
Nyní, když rozumíte kategoriím tohoto systému řízení času, je čas je použít k analýze vašeho „typického“ pracovního týdne. Pomocí libovolného kalendářového systému, který používáte pro seznam schůzek a aktivit ve svém každodenním životě, se vraťte a vyberte nedávný typický týden.
Projděte si záznamy každého pracovního dne a zařaďte je do kategorií podle kategorií time managementu výše, pokud jste tak ještě neučinili. Pokud budete mít průběžný součet na konci každého dne, bude snadné zjistit, jak jste každý den trávili pracovní dobu.
Nyní máte data, která potřebujete k provádění změn ve způsobu, jakým trávíte čas v práci. Trávíte příliš mnoho času hašením požárů? Pak musíte provést organizační nebo fyzické změny, abyste těmto neustálým krizím zabránili nebo je oddálili. Ukliďte a přeorganizujte si například pracovní stůl, abyste mohli snadno najít potřebné soubory a zaveďte si rutinu ukládání souborů, které potřebujete na další den, na váš stůl, než odejdete den.
Nedostáváte během pracovního dne dostatek nepřetržitých prostojů? Pak si musíte naplánovat čas během svého pracovního dne. Například přestaňte jíst oběd u svého stolu a fyzicky opusťte budovu na stanovenou dobu oběda.
Nebo si na odpoledne naplánujte 10 až 15 minut „pauzu“ na svačinu a protažení ve vaší kanceláři. Plánované odstávky nemusí být dlouhé. Pouhých pět minut strávených děláním něčeho, co se netýká práce, může být dostatečným osvěžením ke zvýšení vaší produktivity a vaší pohody.
Můžete efektivně řídit svůj čas
Aplikováním pracovních kategorií time managementu a prováděním změn, které musíte udělat, abyste během svého pracovního dne trávili více času pozitivně kategorií a méně času v negativních kategoriích, budete skutečně schopni efektivně řídit svůj čas – a dosáhnout skutečného cíle time managementu, cítit se lépe.
