Executive Buy-In
Před implementací osvědčených nákupních postupů musí existovat podpora vedoucích pracovníků společnosti. Bez zapojení vyšších vedoucích pracovníků, včetně generálního ředitele a finančního ředitele, budou veškeré pokusy o vytvoření prvotřídní nákupní strategie potlačeny střední management. Změny, které je třeba provést v jakékoli společnosti, musí být podporovány vedoucími pracovníky, aby bylo dosaženo výsledků.
Racionalizace existujících dat
Každá společnost, která po určitou dobu získávala data, bude mít databázi prodejci které obsahují aktuální, duplicitní, zastaralá a nesprávná data. Pokud má vaše společnost několik geograficky samostatných nákupních oddělení, míra nepřesnosti se znásobí. Aby mohla být implementována nákupní strategie světové třídy, musí být k dispozici data z každého nákupního oddělení aktualizovány tak, aby odrážely aktuální údaje o dodavatelích a byly racionalizovány, aby se odstranily duplicitní, nesprávné a zbytečná data. Výhoda přesných dat pro vaši společnost spočívá v tom, že umožňují přesná rozhodnutí. Umožňuje to vaše
Využijte motivační programy pro dodavatele
Pro společnosti bylo standardem platit prodejcům co nejpozději. Pokud má prodejce smlouvu na 45 dní, nikdy by neobdržel platbu před tímto 45. dnem. S cílem povzbudit společnosti, aby zaplatily své účty před sjednaným datem smlouvy, nabízejí prodejci rabaty, slevy a další pobídky. Prodejci však zjistili, že navzdory pobídkám společnosti stále neplatí předčasně. Jednou z teorií je, že společnosti zadávají platební podmínky do svých ERP systém a zapomeň na to. Na základě těchto údajů jsou škrtány kontroly a pobídky dodavatele se nikdy nerealizují. Nákupní strategie světové třídy by měla tyto slevy zahrnovat a společnosti by se měly ujistit, že využívají všechny možné pobídky. V těchto těžkých ekonomických časech si firmy nemohou dovolit propásnout výrazné slevy. Kromě toho by jednání s prodejci mělo zahrnovat i získání větších slev při platbě při převzetí zboží nebo dokonce platbě předem.
Proveďte hodnocení dodavatele
Dobrá nákupní strategie by měla zahrnovat metodu, kterou jsou prodejci měřeni. Proces hodnocení by měl zahrnovat nejen výkon dodávky, ale také sledovat méně zřejmé metriky, jako je nedostatečná nebo nadměrná dodávka, kvalita dodaných položek a výkon zákaznický servis prodejce. Tyto metriky nemusí být vždy měřitelné, ale někdy je metrika subjektivní. Pokud jsou pro subjektivní hodnocení implementovány zásady politiky, pak lze všechny dodavatele měřit stejně. Nezapomeňte dát prodejcům vědět, že jsou hodnoceni. Pokud vědí, že je jejich zákazníci sledují, možná zvýší svou hru.
Najměte si odborníky na nákup
Tolik společností věří, že základní administrativní dovednosti jsou jediným předpokladem pro pozici v oddělení nákupu. Tento názor je neuvěřitelně naivní vzhledem k tomu, že tito úředníci mají na starosti utrácení obrovského množství firemních zdrojů. Profesionální nákupčí je klíčem k implementaci nákupní organizace světové třídy. Dovednosti požadované pro nákupní organizace světové třídy zahrnují znalosti podnikání, pro které nakupují, analytické dovednosti, vyjednávací dovednosti a mezilidské dovednosti. Tím, že připravíte své nákupní oddělení o zaměstnance zběhlé v těchto dovednostech, může se vaše společnost ocitnout navázaná smlouvami s nesprávnými prodejci, za nesprávný materiál a za špatnou cenu. nákupní organizace zahrnují znalosti o podnikání, pro které nakupují, analytické dovednosti, vyjednávací dovednosti a mezilidské dovednosti. Tím, že připravíte své nákupní oddělení o zaměstnance zběhlé v těchto dovednostech, může se vaše společnost ocitnout navázaná smlouvami s nesprávnými prodejci, za nesprávný materiál a za špatnou cenu.
Snížení počtu prodejců
Společnosti mají stovky prodejců, některé mají tisíce, mnohé mají tisíce, dokonce desetitisíce. Mít ve svém systému tisíce prodejců nejen vyžaduje značné množství údržby, ale může to být také extrémně nákladné. Pokud nákupní oddělení objednává položky od dvaceti různých dodavatelů každý den, může to znamenat dvacet nákupních objednávek, které mají k odeslání, dvacet nákladů na dopravu, které je třeba zaplatit, a dvacet účtenek za zboží, které je třeba zpracovat při dodání zboží přijet. Kromě přidaných nákladů pravděpodobně existují úspory, které se nerealizují. Kolik z těchto dvaceti prodejců prodává stejné nebo podobné produkty. Pokud se dvacet prodejců zmenší na pět, sníží se náklady na zpracování a pravděpodobně byly vyjednány nižší náklady na materiál.
Centralizovaný nákup
Pokud má vaše společnost řadu geograficky rozptýlených míst, možná si myslíte, že není možné realizovat nákupní strategii světové úrovně. Pro společnosti je rozumné uvažovat o svých celkových výdajích jako o ústřední funkci. Díky centralizované nákupní organizaci může společnost přezkoumat své celkové nákupy a vybrat dodavatele, kteří mohou poskytnout většinu položek za nejlepší náklady. Tento scénář nebude pokrývat všechny položky používané na všech místech a centrální nákupní organizaci bude muset spolupracovat s lokalitami, aby identifikoval místní dodavatele, kteří usnadňují potřeby vzdáleného umístění.
Získejte maximum od prodejců
Vyjednávání dohody s dodavatelem může být zdlouhavá záležitost, přičemž žádná ze stran není s výsledkem spokojena. Mít špatný vztah s vaším dodavatelem na začátku smlouvy není způsob, jakým fungují nákupní organizace světové třídy. Prodejci jsou důležitou součástí vašeho dodavatelského řetězce. Materiály, které poskytují, jsou vyžadovány v konkrétních datech, aby byla vaše objednávka odeslána zákazníkovi ve slíbený den. Učiníte-li ze svého dodavatele partnera, nikoli jen jiného dodavatele, pomůžete zajistit, že vaše objednávky budou správné a včas. Vyjednávání s vašimi dodavateli by se mělo zaměřit na výhody, které plyne z toho, že jste prodejcem; ukázat jim, že když budete úspěšní, budou úspěšní i oni. Vyjednávání, která se zaměřují na sankční klauzule a pokuty za špatnou kvalitu a zmeškané dodací lhůty, způsobí, že prodejce bude méně než ochotný vyhovět vašim požadavkům.
Maximalizace technologie
Existují některé společnosti, které stále používají Rolodexy, papírové nákupní žádanky a zadávají své nákupní objednávky prodejcům. Většina z nich má nějaký druh nákupního softwaru, i když je to tabulka Excel, která sleduje objednávky a celkové výdaje. Se zavedením softwaru Enterprise Resource Planning (ERP) jsou společnosti schopny integrovat svá nákupní oddělení do svého dodavatelského řetězce a využívat data v reálném čase. Tím však mnoho společností končí. Světové nákupní strategie jdou ještě dále a využívají výhod, které jim nabízejí jejich ERP systémy. Společnosti mohou v rámci svých systémů ERP zavést techniky pracovních toků k automatizaci schvalování a plateb, čímž se zkrátí doba, kterou musí personál nákupu zasahovat. Data, která jsou produkována tisíci nákupních transakcí, lze použít v datových skladech, aby pomohla odborníkům v oblasti nákupu s metrikami při hodnocení dodavatelů a vyjednávání smluv.
