Zatímco pojem bezpapírové kanceláře zní v zásadě skvěle, ve skutečnosti je jich mnoho malá nebo domácí kancelář (SOHO) podniky stále potřebují kopírovat tištěné dokumenty dostatečně často, aby zvážily pořízení vlastní kopírky.
Staré samostatné kancelářské kopírky v digitálním věku téměř vymizely a nahradily je multifunkční tiskárny které kombinují funkce tisku, kopírování, skenování a volitelně faxování do jediného zařízení. Technicky je „kopírka“ v dnešních termínech obvykle tiskárna, která má vestavěné skenování, takže dokument, který má být zkopírován, může být naskenován a reprodukován tiskárnou.
Stejně jako u většiny elektroniky i kopírky/tiskárny stále klesají ceny, přesto přicházejí s více funkcemi než kdy jindy, a pohodlí vlastního kopírování namísto jízdy do tiskárny/kopírky nemůže být zbitý.
Zde jsou klíčové faktory nákupu, které vám pomohou vybrat tiskárnu/kopírku pro vaše SOHO.
Inkoust versus laser/LED
Pro vysokorychlostní kopírování textových dokumentů jsou obecně lepší volbou laserové/LED tiskárny. Inkoustové tiskárny jsou schopny tisknout v mnohem vyšším rozlišení, takže jsou vhodnější pro grafiku, zejména fotografie.
Náklady
Zatímco náklady na tiskárnu a inkoust/toner mohou být odečteno z vašich daní, stále musíte zaplatit účet zpočátku a může se sčítat. Při zvažování nákladů na tiskárnu/kopírku zohledněte náklady na inkoust nebo toner, zvláště pokud budete tisknout/kopírovat pravidelně. Výrobci tiskáren prodávají zařízení za cenu nebo pod cenou a místo toho vydělávají na prodeji inkoustu a toneru. Aby se ujistil, že dostanou své peníze, mnoho společností vybavuje své jednotky inkoustovými/tonerovými kazetami, které mají vestavěné mikročipy, které zabraňují použití „neoficiálních“ kazet nebo mají „startovací“ tonerové kazety, které mají polovinu normální kapacita. Tato výhodná inkoustová nebo laserová tiskárna nemusí být tak velká, jak jste si mysleli, když přijde čas na výměnu drahé inkoustové nebo tonerové kazety (kazet).
Barevné tiskárny/kopírky jsou zvláště drahé na provoz, protože vyžadují 4 kazety (černobílá, azurová, purpurová a žlutá). Je typické, že náklady na výměnu inkoustových/tonerových kazet převyšují pořizovací cenu celé jednotky.
Díky wifi a připojení k internetu může nyní mnoho tiskáren sledovat a automaticky vám odesílat inkoust/toner, když zjistí, že vám dochází. To vyžaduje předplatitelskou službu, jejíž cena závisí na počtu stránek, které za měsíc vytisknete. I když vám služba předplatného může ušetřit čas při objednávání nebo jízdě do obchodu, chcete započítat měsíční náklady oproti tiskovému výstupu.
Naštěstí většinu inkoustových a některé laserové tonerové kazety lze znovu naplnit za mnohem nižší cenu. Společnosti jako Costco nabízejí jednohodinové doplňování inkoustových tiskáren. Doplňovací sady jsou k dispozici i pro kutily, ale doplňování inkoustových nebo tonerových kazet je komplikované a není pro mechanicky náročné. Množství inkoustu, které používáte, můžete také snížit použitím menších písem, zobrazením náhledu a korekturou dokumentu před tiskem a použitím možností „Koncept“ nebo „Tisk ve stupních šedi“. Všimněte si také, že v kazetách máte stále více inkoustu, i když se zobrazí varování „nízká hladina inkoustu“.
Chcete-li získat představu o tom, kolik bude tiskárna průběžně stát, podívejte se na cenu za stránku publikovanou výrobcem.
Hlasitost
Většina tiskáren/kopírek orientovaných na malé podniky není navržena pro velký objem, proto zkontrolujte doporučené použití jednotky (počet stránek za měsíc zátěže). Počet stránek, které lze vytisknout s konkrétní kazetou, označovaný jako výtěžnost ISO, vám poskytne přibližnou představu o tom, jak často bude potřeba kazety vyměnit.
Pamatujte, že i když máte vlastní tiskárnu/kopírku, může mít stále smysl používat místní nebo online služby kopírování/tisku pro větší tiskové/kopírovací úlohy nebo speciální tisk, jako je např. brožury. Vzhledem k ceně inkoustu a toneru není jednoduše nákladově efektivní provádět velkoobjemový tisk/kopírování na levnějších tiskárnách/kopírkách, zejména u barevných dokumentů nebo fotografií. Nákup levnější tiskárny/kopírky pro základní potřeby a outsourcing větších tiskových/kopírovacích úloh je ideálním kompromisem pro většinu malých podniků.
Oboustranný tisk
Oboustranný tisk je schopnost tisku/kopírování na obě strany stránky. I když to pro vaše potřeby nemusí být nutné, oboustranný tisk má své výhody, jako je úspora papíru. Spolu s úsporou nákladů na papír a životního prostředí může oboustranný tisk také usnadnit sešívání balíků papíru.
Konektivita
Aby tiskárna fungovala, potřebuje způsob, jak jí říct, co má dělat. Pokud jde o kopírování, stačí položit papír na kopírovací sklo a stisknout tlačítko kopírování a stránka se naskenuje a vytiskne.
Chcete-li použít jako tiskárnu, musíte mít připojená zařízení, jako je váš počítač, za účelem zadání příkazu k tisku. Kromě přímého připojení USB k počítači je většina tiskáren/kopírek vybavena síťovým připojením, kabelem, wi-fi nebo obojím. Výhodou je redukce kabelů a také možnost tisku z různých zařízení, jako je váš tablet nebo telefon.
Černobílá nebo barevná?
Barevné kopírování je pomalejší a dražší, ale může to být funkce, kterou chcete, aby vaše tiskárna/kopírka měla máte v úmyslu vyrábět propagační materiály pro vaši malou firmu, jako jsou brožury nebo barevné kopie fotky. Pamatujte, že pokud potřebujete vysoce kvalitní barevný tisk, budete se chtít ujistit, že používáte vysoce kvalitní papír, který je často dražší než běžný papír do tiskárny.
Univerzálnost médií
Vyberte si kopírku, která si poradí s papírem různých velikostí a gramáží a dalšími médii, jako jsou fólie a kartotékové karty. Pokud se obáváte kopírování z knih, vyhledejte kopírky, které nabízejí kopírování na ploché desce. Mnoho z nich má podavače listů, které jsou užitečné, pokud musíte kopírovat několik papírů najednou.
Manipulace s papírem
Jako malý podnikatel máte na práci lepší věci než doplňovat zásobníky papíru nebo vkládat jednotlivé listy do tiskárny/kopírky. Pokud pravidelně tisknete/kopírujete, hledejte model s kapacitou papíru alespoň 250 listů nebo více. Určitě budete chtít také automatický podavač dokumentů, který pojme alespoň 30 listů.
Doba odezvy
Tiskárny/kopírky, které nemají žádnou zahřívací dobu, jsou ideální pro malé a domácí kanceláře, kde může být stroj několik hodin nebo dní nečinný. Vysoké rychlosti tisku/kopírování jsou skvělé, ale neušetří vám čas, pokud budete muset čekat minuty, než se jednotka zahřeje pokaždé, když přejde z režimu spánku. Některé tiskárny/kopírky nyní nabízejí čas první kopie kratší než 10 sekund.
