Udržovat pořádek v elektronických dokumentech může být v dnešním „drátovém“ světě docela oříšek.
Navíc lokální ukládání dokumentů na stolních počítačích, noteboocích nebo mobilních zařízeních stále více firem používá mrak pro základní podnikové aplikace a ukládání souborů.
Problém úložiště dále komplikuje potřeba mnoha podniků sdílet dokumenty mezi zaměstnanci. V kanceláři se toho obvykle dosahuje pomocí souborového serveru nebo síťového úložného zařízení (NAS).
Pokud je vyžadován sdílený mobilní přístup, mohou být dokumenty uloženy v cloudu a sdíleny přiřazením přístupových oprávnění.
Výsledkem toho všeho může být noční můra správy souborů s některými dokumenty uloženými v cloudu a některými lokálně a dokonce i s jednotlivými dokumenty uloženými pouze na jednom nebo druhém místě.
Organizace je klíčem ke správě elektronických souborů
Kdekoli jsou dokumenty uloženy, je důležité je udržovat uspořádané a aktuální. Cílem elektronické správy souborů je zajistit, abyste našli to, co hledáte, i když to hledáte roky po jeho vytvoření.
Většina lidí z byznysu se někdy ocitla v trapné pozici zákazník zavolat a neschopnost rychle najít příslušnou fakturu nebo jiné důležité zákaznické dokumenty. Stejně otravné je škrábání se kolem konec roku snaží najít dokumenty týkající se firemních účtů pro účetní nebo ještě hůře, daňový úředník.
Správná organizace digitálních dokumentů je obzvláště důležitá ve sdíleném prostředí – pokud je jedním z vašich zaměstnanců chybí (dočasně nebo trvale!), měli byste být schopni snadno najít všechny dokumenty, které jsou tímto vytvořeny nebo spravovány osoba.
Potenciální ztráta datových problémů s nespokojenými odcházejícími zaměstnanci je dalším důvodem chránit vaše obchodní data.
Tyto tipy pro správu souborů vám pomohou zachovat přístup k souborům:
1. Použijte výchozí instalační složky pro programové soubory
Při instalaci aplikačních programů použijte výchozí umístění souborů. V systému Windows jsou podle konvence soubory aplikačních programů umístěny v adresáři (Písmeno jednotky:)->Program Files. Instalace aplikací jinam je matoucí a zbytečná.
2. Jedno místo pro všechny dokumenty
Všechny dokumenty umístěte do jedné „kořenové“ složky. Pro jednoho uživatele v prostředí Windows je výchozím umístěním složka Dokumenty.
V prostředí sdílení souborů zkuste udělat totéž. Vytvořte jednu kořenovou složku (nazvanou například „Sdílené dokumenty“) a uložte všechny dokumenty do podsložek v kořenové složce. Jedno místo pro všechny elektronické dokumenty usnadňuje vyhledávání věcí a spouštění záloh a archivů.
3. Vytvářejte složky v logické hierarchii
To jsou zásuvky kartotéky vašeho počítače, abych tak řekl. K pojmenování složek používejte jednoduchý jazyk; nechcete se v budoucnu dívat na tento seznam složek a přemýšlet, co znamená „TFK“ nebo jakákoli jiná zajímavá zkratka, kterou jste vymysleli.
4. Vnořovat složky do složek
Podle potřeby vytvořte v těchto hlavních složkách další složky. Například složka s názvem „Faktury“ může obsahovat složky s názvem „2018“, „2017“ a „2016“. Složka pojmenovaná pro a klienta může zahrnovat složky „údaje o zákaznících“ a „korespondence“. Cílem je mít každý soubor ve složce spíše než mít v seznamu spoustu osiřelých souborů.
Nevytvářejte složité, hluboce vrstvené struktury složek. Kdekoli je to možné, používejte místo toho popisné názvy souborů.
5. Dodržujte konvence pro pojmenování souborů
Některé operační systémy (jako Unix) nepovolují mezery v názvech souborů nebo složek, takže se tomu vyhněte, pokud je vaše výpočetní prostředí smíšené. Místo toho použijte jako oddělovač podtržítka (např. Doe_John_Proposal.doc.) Jiné znaky, jako je /? < > \: * | " ^ jsou také zakázány v názvech souborů nebo složek ve Windows.
Pro snadnou identifikaci a vyhledání používejte popisné názvy souborů, ale nepřehánějte to – názvy souborů/cest mají limity délky, které se mezi operačními systémy liší.
V systému Windows je maximální úplná délka cesty k souboru (např. písmeno jednotky + názvy složek + název souboru) 260 znaků.Kdykoli je to možné, používejte běžné zkratky, například Jan pro leden nebo Corp pro korporaci.
6. Buď konkrétní
Elektronickým souborům dejte logické, konkrétní názvy a pokud je to možné, zahrňte do názvů souborů data. Cílem při pojmenovávání souborů je vědět, o čem soubor je, aniž byste jej museli otevírat a prohlížet. Pokud je tedy dokument dopis zákazníkovi, který mu připomíná, že platba je po splatnosti, nazvěte to nějak jako „po splatnosti_20180115“; spíše než něco jako „dopis“. Jak poznáte, komu je dopis určen, aniž byste jej otevřeli?
Pokud sdílíte soubory přes e-mailem nebo přenosná zařízení, můžete chtít, aby název souboru obsahoval konkrétnější informace, protože informace o složce nebudou součástí sdíleného souboru.
Pokud je například váš dokument umístěn v My Documents\Invoices\2017\Customers\Doe_John_20180416.doc a soubor je sdílen nebo zaslán e-mailem vše, co příjemce uvidí, je Doe_John_20170416.doc a bez otevření nemusí být schopen poznat, že soubor je faktura zákazníka to.
7. File as you go
Nejlepší čas na to soubor dokument je při prvním vytvoření. Zvykněte si tedy používat dialogové okno „Uložit jako“ k uložení dokumentu a také k jeho pojmenování a umístění na správné místo.
8. Objednejte si soubory pro své pohodlí
Pokud jsou složky nebo soubory, které často používáte, přejmenujte je na začátek seznamu souborů pomocí a! nebo AA na začátku názvu souboru.
9. Pravidelně sbírejte své soubory
Někdy je zřejmé, co je staré, jako v příkladu výše uvedené složky s názvem „Faktury“. Pokud tomu tak není, udržujte své složky čisté tím, že je vymažete staré soubory.
Dělat ne odstraňte soubory související s podnikáním, pokud si nejste absolutně jisti, že soubor již nikdy nebudete potřebovat. Místo toho ve své hlavní sbírce složek v kořenové složce vytvořte složku s názvem „Staré“ nebo „Neaktivní“ a přesuňte do ní staré soubory, když na ně narazíte.
10. Pravidelně zálohujte své soubory
Ať už kopírujete soubory na jinou jednotku nebo na pásku, je důležité nastavit a dodržovat a pravidelný záložní režim.
Dobrá správa souborů usnadňuje nalezení toho, co chcete
Správa elektronických dokumentů by měla být součástí celkové strategie správy dokumentů vašeho podnikání. Správný plán správy dokumentů by měla zahrnovat všechny aspekty manipulace s dokumenty, včetně ukládání, vyhledávání, zálohování a zabezpečení.
Funkce vyhledávání je skvělá věc, ale nikdy se nevyrovná snadnému přístupu přímo do složky nebo souboru. Pokud se budete důsledně řídit těmito tipy pro správu souborů, i když nevíte, kde něco je, víte, kde by to mělo být – obrovská výhoda, pokud jde o nalezení toho, co hledáte. Dobré postupy správy souborů ušetří vašemu podnikání čas a peníze.
