Správa dokumentů je proces nakládání s dokumenty tak, aby bylo možné vytvářet, sdílet, organizovanýa efektivně a vhodně uloženy. Naučit se, jak vytvořit systém správy dokumentů, je proto pro podniky zásadní.
Mnoho podniků se zabývá vysoce důležitými informacemi, které je třeba uchovávat v bezpečí a v soukromí nebo k nim mít rychlý přístup. V takových případech je nezbytný hladce fungující systém správy dokumentů. Ale i když je vaše podnikání spíše neformálního charakteru, stále je důležité vést řádné záznamy pro účetnictví a z důvodu efektivity.
Zjistěte více o tom, jak vytvořit systém správy dokumentů, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy.
Možnosti systému správy dokumentů
V dnešní době většina podniků pohodlně pracuje s digitálními dokumenty a používá programy s funkcemi ukládání a správy. Neexistuje žádný nedostatek obecného a oborově specifického softwaru pro správu dokumentů nebo aplikací speciálně navržených pro zlepšení vašeho podnikání nakládání s elektronickými soubory
Mnoho malých podniků se však musí potýkat se směsí staromódních dat v papírových a elektronických souborech a v některých případech je podíl papírových dat mnohem větší.
Převod papírových dokumentů do digitálních formátů
Jedním z řešení problému smíšeného datového prostředí by bylo použití systému zobrazování dokumentů k převodu všech vašich obchodních dokumentů na elektronické soubory. V závislosti na typu dat a dokumentů, se kterými pracujete, to může být relativně přímočarý proces, nebo může zahrnovat určitou kreativitu a specializované přístupy.
Například malá maloobchodní prodejna, která spravuje účtenky a inventář, může být schopna převést papírové dokumenty na digitální tabulky s trochou práce navíc při zadávání dat. Na druhé straně zubní ordinace, která vede záznamy o zdravotním stavu pacientů, vyúčtování, rentgenové snímky atd., bude pravděpodobně potřebovat robustnější metodu pro převod jejich mnoha papírů. soubory do digitálních formátů, jako je pronájem vhodné služby pro skenování dokumentů nebo nákup skenovacího softwaru schopného přenášet vysoké rozlišení snímky.
Kroky k systému správy dokumentů
Ať už pracujete s pouze digitálním prostředím nebo v hybridním prostředí s digitálními a papírovými dokumenty, nastavení systému správy dokumentů zahrnuje tři kroky:
- Vytvořte plán správy dokumentů.
- Implementujte plán správy dokumentů.
- Dokončit.
První krok je nejpodrobnější, takže jej pojďme prozkoumat dále.
Vytvoření plánu správy dokumentů
První krok zahrnuje zodpovězení těchto čtyř otázek:
Jaká jsou pravidla pro vytváření dokumentů?
Faktury, upomínky plateb, prodejní brožury, e-maily, rozvahy, tabulky, zprávy – všechny podniky vytvářejí různé dokumenty v průběhu podnikání a sledování podnikání. A aby bylo vše organizováno, musí všechny podniky stanovit pravidla pro vytváření dokumentů.
- Existují vlastní šablony pro některé vaše standardní obchodní dokumenty, jako jsou dopisy a faktury, a kde se nacházejí?
- Existuje nějaká interní stylová příručka, kterou je třeba dodržovat?
- Měly by být nové dokumenty opatřeny datem nebo časovým razítkem?
- Jaké postupy by se měly dodržovat při sdílení nebo kontrole dokumentů?
Pro některé malé podniky bude záležet pouze na tom, kde se šablony pro různé obchodní dokumenty nacházejí a jak je používat. Pokud však vytváření dokumentů ve vaší firmě zahrnuje různé osoby, které na nich spolupracují, kontrolují nebo aktualizují dokumentů, budete muset strávit nějaký čas rozhodováním, jak by se tyto věci měly dělat, abyste zajistili efektivitu a konzistence.
Dokumenty Google jsou průmyslovým standardem pro projekty spolupráce, protože nabízejí různé možnosti ovládání oprávnění, prohlížet úpravy a jinak sdílet jeden dokument mezi více lidmi s bezpečnostními kontrolami místo.
Jak budou dokumenty uloženy?
S úložištěm jsou spojeny náklady – z nichž největší pro většinu malých podniků jsou pravděpodobně náklady na čas promarněný, když lidé hledají dokumenty. Otázka tedy zní: Jak budou dokumenty archivovány? Klíčem k ukládání dokumentů je následovat dobré postupy pro správu souborů. Jasný a snadno sledovatelný systém je nezbytný.
Musíte také vědět, jak budete archivovat dokumenty. Jak budete nakládat se soubory, které jsou zastaralé nebo připravené k přesunutí na zadní vypalovačku ve vašem systému správy dokumentů?
Na začátku každého roku byste si například měli projít různé pracovní soubory na vašem počítači, vyřadit ty, které již nejsou aktuální a vytvořit nové složky označené podle roku a předmětu, přesunout soubory jako potřeboval. Totéž můžete udělat s papírovými pilníky; není těžké odstranit staré dokumenty ze složky souborů a vytvořit nový s „Starým“ v názvu. Některý software nabízí možnosti automatické archivace.
„Úložiště“ v digitálním prostředí může být cloudové nebo na místních serverech, ale pro ukládání papírových dokumentů budete potřebovat fyzický prostor na místě, nebo – jako mnoho advokátních kanceláří, pro které jsou nařízeny nevyřízené soubory klientských souborů – si možná budete muset pronajmout skladovací jednotka.
Jak lze načítání dokumentů zjednodušit?
Tato otázka je srdcem vašeho systému správy dokumentů. Podle některých odhadů stojí společnost v průměru 120 USD práce najít chybějící dokument – a 220 USD jeho nahrazení.
Ještě jednou, dobré postupy při podávání může jít dlouhou cestu k vyřešení problému. Pokud nastavíte pevné postupy a protokol, jako je například důsledné dodržování přísných konvencí pojmenování, bude mnohem snazší najít dokumenty.
A ať už jste jediným vlastníkem nebo vlastníkem firmy se zaměstnanci, měli byste vytvořit soubor seznam umístění, který uživatelům připomene, kam konkrétní typy souborů jdou, a pomůže lidem vědět, kam mají najít je. Nezapomeňte uvést, zda soubor bude nebo nebude na vašem počítačovém systému, na interním serveru, v mraknebo uloženy na fyzickém místě, jako je kartotéka. Předpokládejme například, že ve svém podnikání používáte obrázky, video nebo dokonce papírové fotografie. Záznam ve vašem seznamu umístění souborů může být:
- Digitální obrázky/video: počítač (nebo server) – jednotka E:/fotografie – soubor v příslušné složce předmětu
- Papírové fotografie: kartotéka 3—Fotografie—alfa podle předmětu
Sdílené síťové nebo cloudové disky by měly být označeny podle obsahu, stejně jako zásuvky kartotéky.
Jak lze vytvářet a uchovávat dokumenty v bezpečí?
První linií obrany pro zabezpečení dokumentů je fyzické zabezpečení obchodní prostory oni sami. Všechny podniky, dokonce i ty domácí, musí mít nainstalovány bezpečnostní systémy.
Podniky mohou také potřebovat nebo chtít investovat do dalších bezpečnostních zařízení, jako jsou okenní mříže, bezpečnostní kamery nebo hlídkové služby. Veškerý čas, který chcete, můžete strávit vytvářením hesel a šifrováním souborů ve snaze chránit vaše elektronické soubory, ale nezáleží na tom, jestli se někdo může jen tak zatoulat a ukrást vaše počítač.
Mezi další opatření pro zabezpečení dokumentů patří:
- Uzamčení všech kartoték po pracovní době (a během oběda, pokud není přítomen nikdo spolehlivý)
- Pravidelně zálohujte elektronické dokumenty, nejlépe mimo pracoviště, abyste se chránili před tím, abyste měli své obchodní údaje zničeny přírodními katastrofami
- Omezení přístupu uživatelů k určitým dokumentům, aplikacím a složkám na všech sdílených počítačích
- Předcházení krádežím zaměstnanců prováděním kontrol pozadí a referencí jako součást vašeho procesu náboru
Implementujte a dodržujte
Jakmile vytvoříte svůj plán správy dokumentů zodpovězením výše uvedených otázek, jste připraveni jej implementovat. Zajistěte, aby všichni vaši zaměstnanci znali podrobnosti o systému správy dokumentů vaší firmy a aby všichni dodržovali příslušné postupy při vytváření, ukládání a získávání dokumentů.
Budete si také muset být jisti, že každý, kdo přistupuje k dokumentům ve vaší organizaci a používá je, je dodržuje tím, že dokumenty důsledně pojmenovává a vhodně ukládá. Pravidelně provádějte namátkovou kontrolu, abyste otestovali, zda lze konkrétní soubory snadno najít, a abyste zabránili chybnému zařazení. I občasná neopatrnost může celý systém rozhodit.
Systém správy dokumentů můžete nastavit za den, ale klíčem k jeho úspěchu bude jeho důsledná implementace. Odměny jsou obrovské – ušetříte spoustu času a získáte klid.
Často kladené otázky (FAQ)
Jaký je nejlepší systém správy dokumentů?
Neexistuje jediný systém, který by fungoval pro všechny podniky napříč. Klíčem k úspěchu je porozumět potřebám vaší firmy a poté aplikovat nejvhodnější postupy. Některé faktory, které je třeba zvážit, zahrnují:
- Rozsah vašich operací (množství dokumentace bude uloženo)
- Rozsah typů dat a informací, které potřebujete spravovat
- Jak jsou vaše dokumenty používány a jak často je třeba k nim přistupovat
- Požadované úrovně zabezpečení
- Váš rozpočet – můžete si najmout speciální službu nebo zakoupit špičkový software, nebo to zvládnete sami?
Je SharePoint považován za systém správy dokumentů?
Jedním slovem ano, ale s výhradou: Produkt Microsoft Office není šitý na míru, aby fungoval jako dokument systém řízení pro malé podniky a musí být implementován pečlivě a správně, aby se integroval s vaším operace. SharePoint má schopnost ukládat, chránit a spravovat dokumenty a zahrnuje funkce pro spolupráci a archivaci.
